28 noviembre, 2022

Funciones de un software contable

Son muchas las herramientas que podemos conseguir en este momento, pero sin duda alguna ninguna las funciones de un software contable, son útiles para facilitar la vida de los contadores y de cualquier empresa.  

Es así, como los nuevos sistemas permiten tener en un solo lugar la información necesaria con relación a la contabilidad de la empresa y poder acceder a ella en cualquier momento que lo requieran.  

Por tanto, es importante conocer que en general, un software contable, viene siendo un programa informático que procesa y registra la contabilidad de una empresa, a través de diferentes módulos funcionales, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, caja y bancos.

Tomando en cuenta siempre los principios y normas de contabilidad que regulan según cada país.  

Funciones principales

Un software contable puede tener diferentes funciones, que varían según las necesidades que tenga la empresa, así como también, el rubro, tamaño y tipo de empresa a la que se le instale. 

De hecho, existen también diferentes tipos de software contable, sin embargo, la mayoría maneja los mismos parámetros, sin importar que tipo de software sea. 

Por tanto, entre las funciones de un software contable podemos mencionar:  

1. Automatizar los procedimientos generales de contabilidad:

Una de las principales funciones de un software contable, es poder simplificar todos los procesos financieros de una empresa de principio a fin. Entre los que podemos mencionar están: la gestión de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de flujo de efectivo, compras, nómina y libros mayores, entre otros.  

2. Ofrecer datos financieros precisos:

Además de ofrecer la gestión de contabilidad básica, un programa contable debe ser capaz de ayudar a mantener los registros de seguimiento detallados de todos los activos y pasivos, evitando así la repetición de información o incluso minimizando la posibilidad de errores.  

3. Gestión y seguimiento del flujo de caja:

Es importante tener un conocimiento preciso de la liquidez con la que cuenta una empresa, por tanto, poder gestionar adecuadamente las entradas y salidas que se va teniendo, es parte del proceso, en el cual interviene un software de gestión contable.  

4. Planificación y previsión:

Poder tener la capacidad de aprovechar los datos históricos para predecir actividades financieras futuras, es fundamental para una empresa, a la hora de hacer inversiones y tomar decisiones, por tanto, esta función dentro de un software contable es básico.  

5.Gestión de riesgo:

El objetivo para una empresa siempre será reducir los riesgos a los cuales está expuesta de forma natural. Por tanto, los softwares ayudan a minimizar los riesgos, debido a que proporcionan una imagen precisa de lo que está sucediendo en la empresa en cada momento y tiempo real, lo cual contribuye a toma de decisiones claras y precisas. 

Otras funcionabilidades a tener en cuenta.  

Gestión de gastos de personal:

Generar y procesar todo el control de nómina es uno de los requisitos indispensables con el cual debe contar un software contable.  

Control del presupuesto:

Un buen programa contable no solo nos ayuda a crear los presupuestos dentro de una empresa, sino también apoya el seguimiento del mismo. Nos muestra en detalle las salidas de dinero, incluso las posibles variables que se pueda producir entre lo presupuestado y la realidad.  

Operaciones empresariales conectadas:

Para las grandes empresas, poder conectar los datos financieros y de otro tipo entre empresas o departamentos, a través de un software contable, conlleva a la consolidación para alinear procesos corporativos y reducir la complejidad que puede requerir dicha actividad.  

Control de la facturación:

Uno beneficios significativos que puede tener contar con un software contable, es poder agilizar todo el proceso de facturación y lo que el mismo implica, más en el caso de empresas grandes que manejan volumen. Es fundamental la facturación se haga de manera adecuada sin tener que gastas grandes cantidades de recursos. 

Funciones de informes contables con un software contable.

Anteriormente los informes contables, eran realizados generalmente por contadores después de analizar todos los procesos administrativos de una empresa, lo cual tomaba mucho tiempo.  

Sin embargo, con la obligación de realizar facturación electrónica los sistemas contables han ocupado un papel más importante en la creación de estos informes, debido al tiempo que se ahorra y a la automatización de los procesos.  

Para conocer con mayor profundidad de lo que te estamos hablando, te vamos a mencionar algunos informes que es posible crear con un software de contabilidad:  

  • Balance General: Con este reporte es posible estar al tanto de la situación económica de una empresa durante un periodo de tiempo determinado. En este se detalla: los bienes o activos, las deudas o pasivos y lo que correspondiente al patrimonio de una empresa. 
  • Estado de resultados: Este reporte posible consultar las utilidades de una organización en un periodo de tiempo determinado. Es decir, podemos conocer: las ventas, los gastos operacionales y no operacionales, así como también, el costo de la mercancía, este último sin incluir los impuestos asociados. 
  • Libro Mayor: Mediante este reporte es posible conocer las cuentas del balance y los gastos e ingresos que se utilizan en una empresa. Por lo general, con el libro mayor se puede conocer con precisión el saldo que tiene cada cuenta por las operaciones registradas durante un periodo determinado. 
  • Estado de flujo de efectivo: Este reporte muestra los movimientos de efectivo en los que incurre la empresa en un periodo determinado y permite conocer la forma como es generado y aprovechado el dinero. 
  • Reporte de impuestos y retenciones: Con este reporte es posible conocer los impuestos de venta, devoluciones en venta, impuestos en compra, devoluciones en compra, retenciones en compra y las retenciones en ventas. 

Como podemos ver son múltiples las funciones que puede tener un software contable de los cuales tu empresa se puede beneficiar, sin embargo, es de suma importancia conocer las necesidades que tengas para poder hacer la mejor elección.  

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Escrito Por: Julie Guirados
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