20 junio, 2024

Aprende a gestionar el inventario de una panadería en excel fácilmente

Para una panadería es de vital importancia mantener un inventario actualizado y eficiente, y si estás empezando en el mundo de la panadería, y aún no tienes un software completo que te ayude al control del stock, llevar el inventario de una panadería en Excel puede ser una opción útil, confiable y eficiente. 

A través de sus fórmulas versátiles y adaptables a cada elemento de tu negocio, y a las fórmulas automatizadas del software, Excel permite a los panaderos crear un sistema integral que abarca desde el registro de entradas y salidas de productos o la cantidad disponible de ingredientes o productos finales, hasta la generación de reportes de consumo.

¿Quieres descubrir cómo gestionar el inventario de una panadería en Excel? Continúa leyendo y te lo contamos 💛

Crea un inventario eficiente para tu panadería en excel

pasteles y productos de panadería

Excel es una gran herramienta para gestionar el inventario de una panadería de manera organizada, eficiente y segura. Sigue este paso a paso para crear tu plantilla de manera exitosa:

1. Define la estructura de tu planilla de inventario:

  • Crea una hoja de cálculo: esta será exclusivamente para el control de inventario.
  • Establece la información que contendrán las columnas:
    • Código de producto: crea un identificador único para cada producto.
    • Nombre del producto (pan de molde integral, croissant de almendras, etc.).
    • Unidad de medida: (unidades, kilogramos, litros…)
    • Stock actual: La cantidad actual del producto en inventario.
    • Precio de compra: El costo unitario del producto al comprarlo a tu proveedor.
    • Stock mínimo: La cantidad mínima de producto que debes tener en stock para evitar roturas de stock.
    • Punto de pedido: El nivel en el que debes realizar un nuevo pedido al proveedor.

2. Ingresa los datos de tus productos:

  • Completa la tabla: Llena la tabla con la información de cada uno de tus productos. Asegúrate de utilizar unidades de medida consistentes en todas las filas.
  • Organiza los productos: Puedes organizar los productos por categorías (panes, pasteles, galletas, etc.) para facilitar su búsqueda y visualización.

3. Implementa fórmulas para automatizar cálculos:

  • Valor total del inventario: Suma el producto del «Stock actual» por el «Precio de compra» para cada producto. Puedes usar la función SUMPRODUCT para automatizar este cálculo.
    • Ejemplo: =SUMPRODUCT(C2:C10,D2:D10) (suponiendo que el stock actual está en la columna C y el precio de compra en la D, desde la fila 2 hasta la 10).
  • Costo total de ventas: Suma el producto del precio de venta por la cantidad vendida de cada producto.
  • Ganancia bruta: Resta el «Costo total de ventas» del «Valor total del inventario».

4. Monitorea el stock de productos:

  • Actualiza el inventario: A medida que vendas productos, actualiza la columna «Stock actual» restando la cantidad vendida.
  • Realiza pedidos oportunos: Cuando el stock de un producto se acerque al «Punto de pedido», realiza un nuevo pedido a tu proveedor para mantener los niveles de inventario adecuados.

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Con estos consejos no tendrás problemas al mantener actualizado el inventario de tu panadería

Si sigues la guía anterior, podrás crear un sistema de inventario eficiente para tu panadería; la clave está en la constancia y disciplina para mantener la información actualizada. También ten en cuenta los siguientes consejos:

  • Estructura organizada: Define las columnas y filas de tu hoja de cálculo de manera clara y lógica para facilitar su uso y comprensión.
  • Datos precisos: Ingresa información completa y exacta sobre cada producto, incluyendo unidades de medida, precios y niveles de stock.
  • Fórmulas útiles: Aprovecha las fórmulas de Excel para automatizar cálculos como el valor total del inventario, el costo total de ventas y la ganancia bruta.
  • Monitoreo constante: Actualiza el inventario de forma regular para reflejar las entradas y salidas de productos con precisión.
  • Visualiza la información: Utiliza gráficos de barras o circulares para mostrar la evolución del stock a lo largo del tiempo, la distribución del valor del inventario por producto, entre otros aspectos relevantes.
  • Genera informes personalizados: Crea informes que resuman el estado del inventario, productos con bajo stock, productos más vendidos, rentabilidad por producto, etc.
  • Herramientas adicionales: Explora complementos y herramientas especializadas para optimizar la gestión de tu inventario. 

En caso de que no lo sepas 😉 Excel y Cuenti se pueden integrar de varias maneras para que puedas aprovechar las ventajas de ambas plataformas para gestionar tu negocio de panadería más eficientemente.

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  • Capacitación al personal: Asegúrate de que el personal comprenda el  funcionamiento y la importancia de mantener la información actualizada.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar excel para el control de stock de mi panadería?

vitrina de panaderia

Estos son algunos de los beneficios de manejar el inventario de una panadería en excel:

1. Organización y control preciso:

  • Puedes almacenar toda la información en un solo lugar de fácil acceso y consulta.
  • Registra entradas y salidas de productos, stock actual, punto de pedido y stock mínimo para cada producto.
  • Te permite actualizar el inventario de forma inmediata al realizar ventas o recibir nuevos productos.

2. Automatización y eficiencia:

  • Tienes la posibilidad de utilizar herramientas y fórmulas cálculos automáticos, como el valor total del inventario, el costo total de ventas y la ganancia bruta.
  • Organiza y filtra los datos de tu inventario según tus necesidades (por categoría, producto, fecha…)
  • Puedes generar gráficos y reportes para analizar tendencias, identificar productos populares y tomar decisiones informadas para el futuro de tu panadería, como mantener o eliminar un producto del menú.

3. Reducción de costos y optimización:

  • Evita roturas de stock, compras innecesarias y mermas de productos.
  • Planifica tus compras de manera eficiente en función del stock actual y la demanda proyectada.
  • Mejora el control de los márgenes de ganancia y maximiza las utilidades de tu panadería.

4. Facilidad de uso y accesibilidad:

  • Excel es una herramienta ampliamente conocida y de fácil manejo, lo que reduce la curva de aprendizaje, y en caso de que no cuentes con el conocimiento, online puedes encontrar infinidad de recursos (como videos tutoriales o cursos cortos) para ayudarte.
  • No requiere inversiones en software especializado, solo una computadora con Excel instalado.
  • Se adapta a las necesidades de panaderías de todos los tamaños, desde pequeños negocios hasta grandes empresas.

5. Flexibilidad y personalización:

  • Adapta la hoja de cálculo de inventario a las necesidades específicas de tu panadería, incluyendo campos personalizados y fórmulas adaptadas.
  • Puedes vincular la hoja de cálculo de inventario con otros sistemas, como software de punto de venta o sistemas de gestión contable, como Cuenti😉.
  • Guarda copias de seguridad de tu hoja de cálculo de inventario para proteger la información contra pérdida o daños.

Mantener el inventario de una panadería en Excel es una solución práctica, eficiente y accesible para una gestión organizada enfocada en optimizar las ventas y operaciones del negocio.

¿Aún con dudas? Cuenta con Cuenti💛

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Escrito Por: Oriana María Acosta

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