¿Cómo liquidar una nómina de manera correcta?

Liquidar la nómina de manera correcta es todo un arte que muy pocos logran dominar. Y es que el pago de la nómina es uno de los temas más espinosos entre trabajadores y empleadores, pues un pequeño error puede significar una retribución injusta para la persona que está prestándole sus servicios a la empresa.

Además, como es un documento que mes a mes se debe realizar y que varía muchísimo debido a factores como días trabajados, recargos nocturnos o dominicales, licencias, cambios en la ley, etc., es necesario que se preste una atención especial a cada detalle.

No te pierdas la siguiente guía y aprende en un par de minutos:

Pasos básicos para saber cómo liquidar la nómina de manera correcta

Comencemos con lo básico: cuál es el paso a paso que debes seguir para liquidar la nómina. Pues es muy sencillo, a continuación, te enseñaremos los 6 pasos imprescindibles para que tus empleados queden más que satisfechos con su liquidación:

• Recopilación de datos de los empleados: ten en cuenta nombres completos, números de identificación, cargo en la empresa, salario base, cuántas horas trabajó, qué horas extra hizo, si tuvo bonificaciones, si tiene derecho a subsidios, etc.

• Realiza los cálculos: una vez tengas clara la información del punto anterior, determina el salario base y súmale el resto de las compensaciones adicionales.

• Calcula las deducciones, aportes y retenciones: ahora es momento de calcular los aportes a la seguridad social, pensiones y otras prestaciones de cada uno de los empleados, para que apliques las deducciones correspondientes.

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• Asegúrate de cumplir con las normas legales: revisa bien la normatividad en materia de derechos laborales para que te asegures de que estás cumpliendo con la ley al momento de liquidar la nómina.

• Envía los comprobantes de pago: esto se puede enviar al correo de cada empleado o imprimir y entregar de manera presencial. En esta boleta debe estar información como el salario base, pagos extras, deducciones, etc.

• Realiza el pago y registra la transacción: realiza el pago en la cuenta que fue acordada con el trabajador en la firma del contrato. Además, registra esta transacción en el libro contable para que puedas tener comprobantes de esta.

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Errores más comunes en la liquidación de la nómina y cómo evitarlos

A continuación, te vamos a contar cuáles son algunos de los errores que más cometen los contadores al momento de liquidar nómina, para que no te pase a ti:

• Olvidarse de aplicar correctamente los aportes, deducciones y retenciones: la mejor forma de evitar este error tan común es conocer muy bien la normatividad y derechos de los trabajadores.

• No registrar las horas extras y nocturnas: para evitar que te suceda esto, lleva un registro de las horas de más que realizan tus trabajadores y los horarios en las que las laboran.

• Olvidarse de las vacaciones y las ausencias: para evitarlo es necesario que implementes un sistema que te permita tener actualizados la información de los días en los que tus trabajadores faltan y los días de vacaciones que van acumulando.

• No tener registros detallados de los pagos: sea que tengas una empresa pequeña o una mediana, es necesario que mantengas un registro detallado del pago de cada una de las nóminas para que, si se presenta algún reclamo, tengas documentos para justificar las decisiones tomadas.

Además de las nombradas, una de las mejores maneras de evitar errores al liquidar la nómina es haciendo uso de las nuevas tecnologías. Estas herramientas llegaron a facilitarle la vida a todos los empresarios. Una de las mejores y más conocidas que hay en la actualidad son los software contables como el que te ofrecemos en CUENTI.

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Resolviendo disputas de pago: cómo corregir errores en la nómina

Aunque no es el escenario ideal, hay momentos en los que pueden ocurrir errores en el pago de la nómina. Lo importante en estos casos es tomar las medidas necesarias para hacer la corrección y seguir el conducto regular:

• Identifica el error.
• Registra el error.
• Coméntale al empleado sobre el error.
• Genera un comprobante de pago.
• Actualiza los registros y libros contables.
• Verifica con el empleado que ahora si las cifras estén correctas.

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