Una temporada alta puede ser una gran oportunidad para que tu restaurante venda más, lleguen nuevos clientes y se dé a conocer. Pero, a veces, la realidad es que tener todas las mesas llenas no siempre significa que el negocio esté ganando más plata.

Por eso, saber cómo preparar tu restaurante para temporada alta como el Día de la Madre, el Día del amor y la amistad o cualquier otra fecha especial implica un esfuerzo extra como revisar los costos, planificar el menú, organizar la facturación y tener claridad sobre las finanzas del negocio.

La buena noticia es que no necesitas esperar a que empiece el caos para poner todo en orden. Con una buena planificación y herramientas como Cuenti, que faciliten la operación, puedes aprovechar el aumento de clientes sin perder la rentabilidad.

¿Por qué debes preparar tu restaurante antes de una temporada alta?

Para entender esto, te propongo un ejemplo que seguro ya te puede haber pasado: llega un sábado festivo, tienes reservadas casi todas las mesas y empiezan a entrar pedidos por domicilios. Todo va bien… hasta que se acaba uno de los ingredientes principales, se acumulan las cuentas por cobrar y al final del día no sabes si las ventas fueron suficientes para cubrir el surtido.

¿Qué toca ahí? Pues sufrir un poco, pero por ahí dicen que el prevenido vale por dos, pues esto se puede evitar si te preparas con anticipación. Por eso, antes de que comience la temporada alta, revisa estos aspectos:

• Ventas anteriores: identifica los días, horarios y productos que tuvieron mayor demanda.
• Capacidad operativa: calcula más o menos cuántos pedidos puedes atender sin retrasos excesivos.
• Personal: organiza los turnos de acuerdo con los momentos de mayor movimiento.
• Inventario: verifica las existencias y planifica las compras.
• Finanzas: revisa los costos, las obligaciones pendientes y el dinero disponible para operar.

La clave está en anticiparte. Cuando tienes información clara sobre tu negocio, puedes tomar decisiones más acertadas y evitar compras de última hora que terminen saliendo más caras.

¿Cómo planificar el menú para temporada alta?

Ahora bien, el menú tiene mucho que ver con la rentabilidad de un restaurante, pues es el corazón de tu restaurante. Por eso, no se trata solamente de ofrecer cosas ricas, sino de encontrar un equilibrio entre lo que les gusta a tus clientes, lo que puedes preparar eficientemente y lo que realmente deja ganancias.

Durante una temporada alta, simplificar algunas decisiones puede hacer una gran diferencia, de la siguiente manera:

Identifica los platos más vendidos

Empieza por revisar qué productos tienen mayor demanda. Puedes analizar las ventas de hamburguesas, almuerzos ejecutivos, pastas, bebidas, postres o cualquier otra preparación que haga parte de tu oferta.

Calcula el costo de cada preparación

Para conocer el costo de un plato, ten en cuenta los ingredientes y las cantidades utilizadas en cada receta. También considera otros costos que correspondan a la preparación, según la metodología que utilices para administrar tu negocio.

Por ejemplo, si preparar una hamburguesa requiere pan, carne, queso, vegetales y salsas, debes calcular el costo de las cantidades que realmente utilizas, no el precio de compra del paquete completo.

Después puedes comparar ese costo con el precio de venta y analizar qué margen te queda para cubrir los demás gastos del restaurante.

Diseña un menú práctico para los días de mayor demanda

Si sabes que durante un puente festivo tendrás mucho movimiento, puedes priorizar los platos que tu equipo prepara bien, que tienen una demanda comprobada y cuyos ingredientes puedes conseguir fácilmente.

Algunas ideas son:

• Crear combos para parejas, familias o grupos.
• Preparar con anticipación los ingredientes que lo permitan sin afectar su calidad ni su inocuidad.
• Revisar si los platos más complejos necesitan ajustes operativos.
• Diseñar promociones que tengan en cuenta el costo de los ingredientes.
• Confirmar con los proveedores la disponibilidad de los productos principales.

¿Cómo preparar el inventario de tu restaurante?

Quedarte sin un ingrediente clave en plena hora del almuerzo puede afectar las ventas y la experiencia de tus clientes. Pero comprar de más tampoco es una buena solución, especialmente cuando trabajas con alimentos perecederos.

Por eso, uno de los puntos más importantes al pensar en cómo preparar tu restaurante para temporada alta es organizar el inventario de acuerdo con la demanda esperada. Recuerda que desde Cuenti puedes realizar este paso de manera sencilla y en pocos minutos, solamente registrando la cantidad de productos que tienes.

Ahora bien, te recomendamos hacer lo siguiente:

1. Revisa las existencias antes de comprar

Haz un conteo físico de los ingredientes, las bebidas, los empaques y los demás productos que necesitas para operar.

Compara las cantidades encontradas con las registradas en tu sistema y verifica si hay diferencias. También revisa los productos próximos a vencer, los ingredientes dañados y las existencias que llevan demasiado tiempo almacenadas.

2. Calcula cuánto necesitas

Para estimar las compras, puedes partir de las ventas históricas, las reservas y las proyecciones de demanda. Por ejemplo, si normalmente vendes 40 platos de una preparación durante un día y esperas vender 60 en una fecha especial, calcula los ingredientes adicionales que necesitarás para cubrir esa diferencia.

3. Controla las mermas y las porciones

Las pérdidas de inventario no siempre se deben a robos o errores de compra. También pueden aparecer por alimentos vencidos, preparaciones mal ejecutadas, porciones inconsistentes o ingredientes que se dañan por un almacenamiento inadecuado.

Para reducirlas, procura que las recetas tengan cantidades definidas y que el equipo conozca cómo manipular y almacenar cada producto.

4. Mantén actualizado el inventario

Un sistema de gestión ayuda a relacionar los movimientos de compra y venta con el inventario registrado. En Cuenti, por ejemplo, puedes administrar las existencias, consultar el historial de movimientos y gestionar la salida de ingredientes de las preparaciones mediante las funcionalidades de su módulo para bares y restaurantes.

Esto te permite tener una mejor referencia de los productos disponibles y planificar las compras con información más organizada.

Si quieres conocer estas herramientas, puedes consultar el software para restaurantes de Cuenti.

¿Cómo organizar la facturación durante temporada alta?

Cuando llegan muchos pedidos, es normal enredarse con las cuentas, por eso la facturación también debe prepararse antes de que llegue el aumento de la demanda.

Es importante que puedas definir desde antes cómo se reciben los pedidos, cómo llegan a la cocina y cómo se registra cada venta. Ese procedimiento debe ser claro tanto para el personal de servicio como para quienes están encargados de la caja.

Por ejemplo, un sistema de punto de venta (POS) puede centralizar tareas que, de otra forma, se realizan por separado.

Con Cuenti, tu restaurante puede gestionar pedidos, trabajar con zonas y mesas, dividir cuentas, asignar meseros, registrar propinas y realizar procesos de facturación desde su módulo para restaurantes.

Además, nuestras herramientas también  permiten gestionar distintos medios de pago y realizar aperturas, cierres y arqueos de caja por cajero o turno.

Estas funcionalidades pueden facilitar el trabajo diario cuando aumenta el número de clientes, siempre que el equipo esté capacitado para utilizarlas antes de que empiece la temporada.

Puedes conocer más en la página de Cuenti para restaurantes.

H2 ¿Cómo controlar los gastos cuando aumentan las ventas?

Hay algo que vale la pena recordar, aunque ya lo hemos mencionado antes: vender más no garantiza que el restaurante sea más rentable.

Durante una temporada alta pueden aumentar las compras de ingredientes, las horas de trabajo, los gastos de transporte, los empaques para domicilios y otros costos relacionados con la operación, pero si no llevas un control de estos movimientos, podrías terminar con muchas ventas, pero con menos dinero del esperado.

Por eso, te recomendamos calcular cuánto dinero necesitas para cubrir los gastos habituales y los adicionales que esperas tener. Incluye, según corresponda:

• Compra de ingredientes y bebidas.
• Nómina, turnos adicionales y obligaciones laborales.
• Empaques y materiales para domicilios.
• Servicios públicos y otros gastos operativos.
• Publicidad, promociones y comisiones.
• Pagos pendientes a proveedores.

Así mismo, es importante procurar registrar cada compra con tu proveedor, fecha, valor y concepto. Diferenciar los gastos operativos de las compras de inventario también te ayuda a entender mejor en qué se está utilizando el dinero.

Con Cuenti puedes registrar compras y gastos, gestionar proveedores y consultar información sobre los movimientos del negocio. Así puedes tener los datos más organizados y utilizarlos para hacer seguimiento al presupuesto.

¿Qué información contable deberías revisar antes de temporada alta?

La contabilidad no debería revisarse únicamente cuando llega el momento de presentar impuestos o cerrar el año. También es una herramienta para tomar decisiones antes de los períodos de mayor movimiento.

Estos datos te permiten pasar de tomar decisiones por intuición a gestionar el restaurante con información más completa.

Para facilitar este seguimiento, Cuenti ofrece informes de ventas, compras, gastos, inventarios y movimientos del negocio. También cuenta con herramientas de integración contable que pueden ayudarte a organizar la información administrativa.

¿Cómo puede Cuenti ayudarte a gestionar tu restaurante?

Si sientes que durante las temporadas de mayor demanda pasas más tiempo revisando cuentas, buscando ingredientes y organizando facturas que pensando en cómo mejorar tu negocio, quizá sea momento de centralizar parte de esos procesos.

Cuenti es un software administrativo y de gestión que ofrece funcionalidades para restaurantes, con herramientas para organizar la operación y consultar información útil para tomar decisiones.

Estas son algunas de las formas en las que puede ayudarte:

• Gestión de pedidos: organiza los pedidos y facilita su envío a la cocina mediante las opciones de comanda disponibles.
• Administración de mesas y meseros: distribuye la atención por zonas y gestiona funciones como los traslados de mesa y los cambios de mesero.
• Facturación y caja: registra las ventas, gestiona las cuentas y realiza aperturas, cierres y arqueos de caja.
• Control de inventarios: administra existencias y movimientos, consulta el kardex y gestiona la salida de ingredientes de las preparaciones.
• Compras y gastos: registra movimientos y organiza la información de proveedores y gastos operativos.
• Informes para tomar decisiones: consulta reportes de ventas, compras, gastos e inventario para evaluar el comportamiento del restaurante.

Si quieres conocer las funcionalidades disponibles y evaluar cuáles se ajustan a tu negocio, visita la página de Cuenti para restaurantes.