Diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica

Aunque te sorprenda, existen diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica. El tema de la implementación de la nómina electrónica ha sido la revolución de este año por parte de la DIAN, todo el mundo está hablando de esto, no obstante entre el ir y venir de la información muchas personas se confundieron y pensaron que emitir nómina electrónica era lo mismo que la liquidación de nómina tradicional. 

Si quieres tener una respuesta rápida, esta sería NO, existen diferencias notables entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica. aunque a simple vista se pudiera entender que bastaba con digitalizar la liquidación de nómina tradicional en excel o en algún software especializado. 

Sin embargo, la cosa es mucho más profunda y por eso hoy ahondaremos en las diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica. Pero antes, hay que empezar por el principio. 

¿Qué es la liquidación de nómina?

La liquidación de nómina corresponde a los pagos periódicos que realiza una empresa a sus empleados, de modo mensual, quincenal o semanal, de acuerdo con el contrato pactado entre ambas partes. 

La liquidación de nómina en Colombia, incluye el salario devengado dentro del que se incluyen horas extras, comisiones, recargos nocturnos, recargos dominicales o festivos y otros tipos de auxilios como los viáticos. Además de eso, encontramos las deducciones correspondientes a la seguridad social, cuotas pactadas dentro de la empresa por algún acuerdo, o los pagos que debe hacer el empleado por préstamos hechos en la empresa. 

Dentro de la liquidación de nómina también se incluyen las provisiones o apropiaciones, que corresponden a otros pagos que asumen las empresas, tales como las cajas de compensación familiar, cesantías, primas de servicios o vacaciones. 

Si quieres profundizar más en este tema puedes leer: Liquidación de nómina en Colombia ¡Todo lo que tienes que saber!

Ahora continuamos con la emisión de nómina electrónica. 

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica es un documento soporte de pago que funciona como un comprobante de los pagos realizados por una empresa con relación a la nómina de sus empleados. El objetivo de este es funcionar como soporte de los costos y deducciones referentes a impuesto sobre la renta, impuestos descontables del IVA, y complementarios en los casos en los que aplique. 

La implementación de la nómina electrónica fue implementada bajo la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 y modificada por la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, en donde quedó reglamentada. 

En términos generales, la nómina electrónica es un documento .XML que las empresas deben enviar a la DIAN en donde se presenten las deducciones y costos productos de los pagos de nómina a sus empleados. 

Es preciso resaltar que la emisión de este documento es de envío obligatorio para revisión por parte de la DIAN. Si quieres profundizar más en el tema, no dejes de leer: Guía completa sobre Nómina Electrónica en Colombia. 

Diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica

Si leíste atentamente ya debes saber que aunque parezca, la liquidación de nómina y la nómina electrónica no son lo mismo. No obstante como tal vez, la diferencia sea difusa, aquí te aclaramos un poco cuáles son las diferencias significativas. 

Si tuviéramos que hacer una definición general, podríamos decir que la nómina electrónica funciona como un complemento de la liquidación de nómina tradicional, con el objetivo de tener una gestión más transparente frente a la DIAN. 

Las diferencias más importantes que encontramos entre la liquidación de nómina y la nómina electrónica son: 

• La liquidación de nómina se refiere a la relación directa que tiene el empleador con el empleado, y la nómina electrónica habla de la relación directa entre el empleador y la DIAN. 
• La periodicidad de la liquidación de nómina puede ser establecida por la empresa mediante un contrato, y puede ser generada semanal, quincenal o mensual de acuerdo con lo pactado entre empleador y empleado. La periodicidad de la nómina electrónica es fija. Debe realizarse de modo mensual, en los primeros 10 días del mes siguiente. 
• La liquidación de nómina se seguirá generando de modo tradicional para los empleados. La emisión de nómina electrónica es un proceso adicional que debe ser posterior a la liquidación de nómina. 
• La liquidación de nómina se seguirá realizando en los medios elegidos por el empleador. La emisión de la nómina electrónica debe cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN, y para esto es preciso tener los conocimientos de un desarrollador o ingeniero de sistemas, o se requiere la intervención de un proveedor electrónico especializado en softwares electrónicos fiscales digitales como Cuenti. 

En términos generales estas son las diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica. A modo de conclusión podríamos decir que la diferencia fundamental es que la nómina electrónica es un documento adicional que se hace posterior a la liquidación de nómina y que debe ser enviado a la DIAN para su revisión. 

Recuerda que a partir de la Resolución generada por la DIAN, todas las empresas están obligadas a emitir la Nómina electrónica en los plazos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Esta información aplica tanto para las empresas como para las personas naturales que tengan contratados empleados. 

También es importante resaltar que independientemente de si la nómina electrónica se va a generar desde la empresa o por medio de alguno de los servicios de proveedores autorizados, antes de realizar el proceso, las empresas deben habilitarse dentro del servicio electrónico informático de nómina electrónica, que ha marcado como fecha de inicio el 1 de agosto de 2021. 

Esperamos que este artículo sobre diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica te haya ayudado para tener claridad en el proceso y evitar cualquier problema frente a la DIAN. Recuerda que en Cuenti siempre queremos facilitarte la vida a través de herramientas electrónicas que faciliten los procesos fiscales de tu empresa, y por medio de información que te mantenga informado sobre las novedades para las empresas. 

Si necesitas algo en materia de Softwares empresariales, no dudes en contactarte con Cuenti. Estamos felices de poder ayudar a mejorar tu empresa en miras de su crecimiento.