Si tienes un negocio en Colombia, seguro ya sabes que llevar las cuentas va más allá que solo registrar las ventas de cada día o pagar las facturas de tus proveedores, pues esto también significa cumplir, como es lo correspondiente, con las obligaciones tributarias y asegurarte de que la información contable coincida con lo que reportas ante las autoridades para evitar enredos luego.

Por eso, una revisión de la DIAN no debería tomarte por sorpresa, pero la buena noticia es que prepararte no tiene por qué convertirse en un dolor de cabeza. Es más, con una rutina de revisión, documentos organizados y herramientas que faciliten tu gestión contable, puedes identificar inconsistencias a tiempo y atender cualquier solicitud con mayor tranquilidad.

¿Qué es una revisión de la DIAN y por qué puede realizarse?

Primero debemos aclarar que una revisión de la DIAN es una actuación mediante la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales verifica información relacionada con las obligaciones tributarias de una persona o empresa.

Con esto, la entidad puede comprobar si tu negocio está cumpliendo con sus responsabilidades fiscales y si la información que declaras corresponde con las operaciones que realmente realizas.

Estas verificaciones pueden surgir por diferentes motivos, entre ellos:

• Validación de declaraciones tributarias: la DIAN puede revisar los valores declarados y contrastarlos con los soportes correspondientes.
• Verificación de la facturación electrónica: puede comprobar si expides los documentos que te corresponden y si cumples con los requisitos aplicables.
• Cruces de información: puede contrastar los datos reportados por tu negocio con información de terceros y documentos electrónicos disponibles.
• Inconsistencias en la información: las diferencias entre ingresos, compras, retenciones, impuestos y documentos soporte pueden dar lugar a verificaciones.
• Solicitudes de información: la entidad puede requerir documentos o explicaciones cuando sean necesarios para sus actuaciones de fiscalización.

Pero, ¿qué significa esto para tu negocio? Que no necesitas esperar a recibir una comunicación de la DIAN para revisar tus cuentas. La mejor estrategia es mantener tu información al día y detectar posibles errores antes de que se conviertan en un problema.

¿Qué hacer si la DIAN visita tu negocio? 

H2 ¿Qué puede revisar la DIAN en tu negocio?

Ahora bien, el alcance de una revisión depende de la actuación que adelante la entidad, de las obligaciones del contribuyente y de la información que necesite verificar. No todos los negocios están sujetos a las mismas obligaciones ni todas las revisiones abarcan los mismos aspectos.

Sin embargo, hay varios puntos que desde Cuenti te recomendamos tener bajo control.

Por eso, tener una contabilidad ordenada no consiste únicamente en guardar archivos: también implica poder explicar de dónde sale cada cifra.

¿Qué documentos e información contable deberías tener organizados?

Si después de leer todo esto quieres prepararte para una revisión de la DIAN, te recomendamos empezar a organizar la información que respalda las operaciones de tu negocio.

Esta es una lista práctica para comenzar:

Otro consejo que desde Cuenti consideramos muy útil es organizar tus archivos por año y mes, con nombres fáciles de identificar. Esto porque si tu contador necesita encontrar una factura de marzo o verificar una compra específica, debería poder hacerlo sin revisar decenas de carpetas.

¿Qué errores deberías identificar y corregir a tiempo?

Sabemos que en el día a día de tu negocio puede normal que se presenten equivocaciones. Por ejemplo, puede pasar que una factura puede quedar pendiente de registro, un gasto puede clasificarse de manera incorrecta o un movimiento bancario puede pasar desapercibido.

Pero ojo, porque el riesgo aparece cuando estos errores no se detectan, se repiten o afectan la información tributaria presentada. Por eso, entre las situaciones que conviene revisar están:

• Facturas que no aparecen en la contabilidad
• Diferencias entre facturación y declaraciones
• Gastos sin soportes suficientes
• Errores en los impuestos calculados
• Retenciones mal registradas
• Documentos electrónicos con inconsistencias
• Obligaciones presentadas fuera de plazo o pendientes
• Información desactualizada

Pero, ¿qué puedes hacer si encuentras un error? Primero, identifica la operación y conserva los soportes. Después, consulta con tu contador si corresponde ajustar la contabilidad, corregir una factura, presentar una declaración de corrección o realizar otro procedimiento.

Si ya recibiste un requerimiento, presta especial atención al plazo y a las instrucciones indicadas en la comunicación. Una respuesta incompleta o fuera de tiempo puede complicar la situación.

Prepárate para una revisión con Cuenti

Tener tu negocio organizado no debería ser una tarea que dejas para el último momento. Cuando registras tus operaciones con disciplina, revisas tus soportes y haces seguimiento a tus obligaciones, estás construyendo una base más sólida para administrar tu empresa.

Con un software contable como Cuenti, puedes apoyarte en herramientas digitales para organizar la información contable de tu negocio y facilitar el seguimiento de tus operaciones. Así tendrás una mejor base para trabajar con tu contador, revisar tus registros y detectar posibles inconsistencias.

Además, con Cuenti organizar tus procesos contables puede ser más sencillo. Empieza por revisar cómo llevas tus cuentas hoy y encuentra oportunidades para hacer tu gestión más ordenada, práctica y eficiente.

Prueba Cuenti gratis y ten tu información lista para tu contador y para la DIAN.