6 mayo, 2024

Guía: ¿cómo implementar el CUFE y CUDE exitosamente?

Implementar los códigos CUFE y CUDE es crucial para garantizar el cumplimiento de las normas fiscales de tu empresa. Pero antes de iniciar cualquier proceso de implementación, es fundamental comprender a fondo las características y diferencias entre cada uno.

El CUFE es generado por el software de facturación electrónica de cada empresa, y se encarga de identificar las facturas electrónicas de venta; el CUDE identifica notas crédito, notas débito y documentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta y es generado directamente por la DIAN.

Para entender cada código más a fondo, te recomendamos los siguientes artículos:
Descifrando el código de la facturación electrónica y Guía sobre el CUDE en el documento equivalente

Continúa leyendo cumplir con el cumplimiento normativo digital que exige la ley con Cuenti 🤓📚

Cuenta con Cuenti para integrar el CUFE y CUDE a tus facturas😉

Cuenti tiene para ti todas las herramientas necesarias para cumplir con los requisitos fiscales que exigen las autoridades tributarias del país. Esto gracias a nuestras actualizaciones constantes y vinculación del software con herramientas de la DIAN.

Nuestro software automatiza por completo la generación de los códigos, incluso la validación de los datos de tus documentos electrónicos; también se integra perfectamente con tu sistema contable, permitiendo una sincronización automática de la información de las facturas electrónicas.

Sigue estos pasos e integra el CUFE y CUDE a tus facturas con Cuenti 😉

Antes de comenzar, asegúrate de tener lo siguiente:

  • Si aún no tienes una cuenta de Cuenti, puedes crear una nuestra página web. 
  • Ten a mano tu información fiscal (NIT, nombre de la empresa y dirección).
  • Ten a mano los datos de tus clientes (NIT, nombre y dirección).

Pasos para la integración

  1. Accede a tu cuenta de Cuenti
  2. En el menú principal, haz clic en la opción «Configuración».
  3. Selecciona la pestaña «Facturación electrónica».
  4. Busca la opción «Integrar CUFE y CUDE» y actívala.
  5. Completa los campos con tu información fiscal.
  6. Configura los campos para especificar cómo se mostrarán los datos de tus clientes en las facturas electrónicas.
  7. Guarda los cambios para finalizar la configuración.

Emisión de facturas con CUFE y CUDE

Una vez completada la integración, puedes emitir facturas electrónicas con CUFE y CUDE siguiendo estos pasos:

  1. En la sección de «Facturas» y haz clic en «Crear nueva factura».
  2. Completa los datos de la factura.
  3. En la sección de «Opciones de factura», marca la casilla «CUFE y CUDE».
  4. Revisa y envía la factura.

Cuenti generará automáticamente los códigos CUFE y CUDE para tu factura y la enviará a tu cliente en formato electrónico 🤩

Si necesitas ayuda para el proceso de integración, no dudes en contactar con nuestro equipo de soporte. 

Logra procesos contables eficientes y cumple con los nuevos requisitos 

Los requisitos para la emisión de documentos electrónicos y facturas electrónicas han cambiado, y si bien estos cambios pueden parecer complejos, ofrecen una oportunidad para optimizar los procesos contables y mejorar la eficiencia operativa de las empresas.

Para lograr los procesos contables con éxito debes entender cuáles son estos cambios propuestos, aquí te lo contamos. 

CUDE (Código Único de Documento Electrónico)

  • Todos los documentos equivalentes a la factura electrónica, como notas de crédito, notas de débito, recibos de caja, comprobantes de pago y retención en la fuente, ahora deben tener un CUDE.
  • El CUDE ahora tendrá una longitud de 36 caracteres, compuesto por una combinación de letras mayúsculas, dígitos y caracteres especiales.
  • La DIAN implementará un mecanismo de validación en tiempo real del CUDE, lo que significa que el software de facturación deberá conectarse con los servicios web de la DIAN para verificar la validez del CUDE antes de generar el documento equivalente electrónico.
  • El CUDE debe incluirse en el documento equivalente de manera visible y legible, tanto en la versión física como electrónica.
  • Los documentos equivalentes con CUDE deben almacenarse electrónicamente durante el plazo legal establecido por la DIAN.
  • Se elimina la inclusión del NIT del emisor en el CUDE.
  • El emisor del documento equivalente electrónico será responsable de garantizar que el CUDE sea válido y corresponda al documento que se está generando.
  • En caso de que el CUDE sea inválido, el documento equivalente electrónico será rechazado por la DIAN.

CUFE (Código Único de Factura Electrónica)

  • La facturación electrónica ahora es obligatoria para todos los contribuyentes en Colombia, independientemente de su tamaño o sector económico.
  • El CUFE debe incluirse en la factura electrónica de manera visible y legible, tanto en la versión física como electrónica.
  • Las facturas electrónicas con CUFE deben almacenarse electrónicamente durante el plazo legal establecido por la DIAN.
  • Las facturas electrónicas con CUFE deben transmitirse a la DIAN a través del portal web o del software de facturación electrónica del emisor.
  • Debe seguir la estructura específica definida por la DIAN y contener la información fiscal del emisor, el número de factura, el tipo de documento, el período gravable y el código de seguridad.
  • Antes de generar la factura electrónica, el emisor debe validar el CUFE con la DIAN. Esto se puede hacer a través del servicio web de validación previa de la DIAN o utilizando un software de facturación electrónica certificado.
  • El CUFE debe incluirse en la factura electrónica en un campo específico definido por la DIAN.

Requisitos específicos para documentos equivalentes: generar e incluir el CUFE en el documento equivalente electrónico y transmitirlo a la DIAN.

Para obtener más información te recomendamos visitar la página web de la DIAN.

Pasos para lograr procesos contables eficientes

1. Automatiza la generación de códigos CUFE y CUFE utilizando un software de facturación electrónica que automatice la generación de estos códigos. 

2. Integra CUFE y CUFE con tu sistema de contabilidad para automatizar la importación y el procesamiento de estos documentos electrónicos. 

3. Implementa un sistema de almacenamiento seguro con opción de almacenamiento en la nube, o un servidor local con las medidas de seguridad adecuadas.

4. Capacita a tu personal sobre los nuevos requisitos de generación, validación y almacenamiento de documentos electrónicos, así como sobre los procedimientos para resolver errores y gestionar inconvenientes.

5. Mantente actualizado sobre las regulaciones, ya que las normas fiscales y los requisitos para la emisión de documentos electrónicos pueden cambiar con el tiempo.

¿Cuáles son las ventajas competitivas de implementar tecnologías fiscales innovadoras?

Los cambios que propone la DIAN ofrecen una oportunidad para optimizar los procesos contables y mejorar la eficiencia operativa de las empresas, lo que se traduce en ventajas para ti:

  • Eliminas la necesidad de procesos manuales propensos a errores, garantizando el cumplimiento estricto de las nuevas regulaciones.
  • Validación automática con herramientas que aseguran que los datos de tus documentos electrónicos cumplan con los requisitos del CUFE y CUDE, minimizando el riesgo de rechazos y retrasos en la emisión de facturas.
  • Actualizaciones en tiempo real para reflejar los cambios en las regulaciones del CUFE y CUFE, asegurando que siempre estés al día con las últimas normas.
  • Integración con sistemas contables para una sincronización automática de la información de las facturas.
  • Visibilidad en tiempo real de información sobre tus facturas electrónicas, permitiéndote realizar un seguimiento del flujo de caja, identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones financieras oportunas.
  • Mejora en la planificación fiscal al proporcionar información precisa sobre tus obligaciones fiscales y oportunidades de optimización.
  • Protección de datos  gracias a medidas de seguridad robustas para proteger datos confidenciales.
  • Respaldo y recuperación de datos, ya que las tecnologías fiscales te permiten realizar copias de seguridad de tus datos de facturación.
  • Mejora en la transparencia, porque adoptar tecnologías fiscales demuestra tu compromiso con la transparencia y la responsabilidad fiscal, lo que aumenta la confianza de las autoridades fiscales, tus clientes y tus socios comerciales.

¿Aun con dudas? Cuenta con Cuenti, estamos aquí para ayudarte y garantizar que cumplas con todas tus obligaciones fiscales 🤓👍


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Escrito Por: Oriana María Acosta

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