Guía sobre el CUDE en el documento equivalente
El CUDE es un código alfanumérico que se asigna a cada factura electrónica, nota crédito, nota débito y demás documentos electrónicos derivados de la factura electrónica; su función principal es garantizar la autenticidad e integridad de la facturación para facilitar su validación y evitar la falsificación.
Su uso es obligatorio para todos los comercios desde el momento en el que comienzan a facturar electrónicamente, en los siguientes documentos electrónicos:
- Notas crédito
- Notas débito
- Anulaciones de facturas electrónicas
- Otros documentos electrónicos que se definan en el futuro
Continúa leyendo para saber más sobre la estructura del CUDE, su proceso de generación, y cómo puedes asegurarte de cumplir con todos los requisitos legales relacionados con el mismo 🤓📝
Significado y estructura del CUDE
Sus siglas significan Código Único de Documento Electrónico y está compuesto por 29 caracteres, divididos así:
- 1 dígito: Indica el tipo de documento electrónico.
- 14 dígitos: Número de identificación del emisor del documento.
- 3 dígitos: Número de identificación del software de facturación electrónica.
- 10 dígitos: Consecutivo único del documento electrónico.
- 1 dígito: Dígito verificador.
Te mostramos un ejemplo de CUDE:
T0000000000000123456789012345
- T: Indica que se trata de una nota crédito.
- 00000000000001: Número de identificación del emisor del documento.
- 234: Número de identificación del software de facturación electrónica.
- 5678901234: Consecutivo único del documento electrónico.
- 5: Dígito verificador.
¿Cómo puedes generar el CUDE en tus documentos electrónicos?
Los requisitos para la generación, validación y conservación del CUDE están establecidos en la Resolución 000042 de 2020; en ella se definen los mecanismos para la solicitud y asignación del Código por parte de la DIAN.
Para poder generarlo en tu documento equivalente, debes seguir estos pasos:
1. Solicita el CUDE a la DIAN por medio de la página web de la DIAN, ingresa al servicio “Habilitación y Asignación CUDE” y diligencia el formulario con la información del documento equivalente.
2. Recibirás el CUDE a través de un correo electrónico en formato PDF que contendrá un código QR con la información del documento equivalente.
3. Incluye el CUDE en tu documento equivalente de alguna de las siguientes maneras:
- Imprime el código QR del PDF que te envió la DIAN e inclúyelo en tu documento equivalente.
- Copia el código CUDE del PDF que te envió la DIAN e insértalo en tu documento equivalente.
4. Válida el código en línea en la página web para la validación del CUDE de la DIAN o descargando el aplicativo de la DIAN e instalándolo en tu computador.
Recomendaciones:
- Conserva el PDF que te envía la DIAN.
- Asegúrate de que el CUDE sea legible y esté correctamente incluido en tu documento equivalente.
- Válida el CUDE antes de enviar el documento equivalente a tus clientes o proveedores.
¿Cuáles son los requisitos legales relacionados con el CUDE?
El código debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Seguir el formato establecido por la DIAN.
- Contener la información del documento equivalente: tipo de documento, número de identificación del emisor y receptor, fecha de expedición, valor total del documento y demás datos necesarios.
- Debe ser validado por la DIAN.
❗El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a sanciones impuestas por la DIAN a los emisores, o el rechazo del documento por parte de quien lo recibe si el código no es válido.
Te recomendamos utilizar un software de facturación electrónica certificado por la DIAN para garantizar que el código se genere y valide correctamente, recuerda que cuentas con Cuenti😉 para realizar este y todo lo relacionado con tus procesos de facturación.
Diferencias entre el CUDE y el CUFE
Es importante que sepas cuáles son las diferencias entre el CUDE (Código Único de Documento Electrónico) y el CUFE (Código Único de Facturación Electrónica).
Aunque ambos son códigos asociados a la emisión de documentos digitales, se aplican a distintos tipos de documentos y tienen características distintas, aquí te contamos:
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Cuenti en tu proceso de generación del CUDE😉
Queremos recordarte que para cumplir con todos los requisitos establecidos por la DIAN, cuentas con Cuenti.
Nuestro software de facturación es tu aliado ideal al momento de realizar transacciones comerciales electrónicas y generar facturas electrónicas ante la DIAN, encargándose de:
- Generar el documento equivalente.
- Automatizar el proceso de solicitud y asignación del CUDE, gracias a su integración con la DIAN.
- Validar la información del CUDE antes de enviarlo a la DIAN.
- Almacenar el CUDE para que puedas consultarlo en caso de necesitarlo.
- Hacer seguimiento del estado de la solicitud.
- Integrarlo al documento equivalente.
También podrás descargar el documento equivalente con el código incluido.
Cuenta con Cuenti para gestionar el CUDE de tus documentos equivalentes de forma eficiente y segura 😉🤓
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