CUFE Dian: Descifrando el código de la facturación electrónica

El CUFE es un código alfanumérico único e irrepetible que se asigna a cada factura electrónica, lo que permite identificar cada una de ellas sin posibilidad de error y garantizar su autenticidad.

Estas son sus funciones: 

1. Validación de la factura: Permite verificar que la factura no haya sido adulterada o modificada desde su creación.
2. Verificación de la autenticidad: Asegura que la factura proviene del emisor que se indica en la misma.
3. Trazabilidad: Facilita el seguimiento de la factura a lo largo de la cadena de suministro.
4. Integración con la DIAN: Es necesario para la transmisión de las facturas electrónicas a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Continúa leyendo para saber más sobre la estructura del CUFE, el proceso de generación y asegúrate de cumplir los requisitos legales relacionados con el CUFE establecidos por la DIAN 🤓📝

Esta es la estructura y el significado del CUFE

Como puedes darte cuenta, el CUFE es un elemento imprescindible en el sistema de facturación electrónica en nuestro país. Sus siglas significan Código Único de Facturación Electrónica y es un código compuesto por 64 caracteres. 

En la Resolución 000042 de 2020 la DIAN establece el CUFE como un requisito clave de “de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición”  que se genera a partir de información en la factura, como el número de factura, la fecha de emisión, el monto total, el NIT de emisor y receptor y otros datos relevantes. 

A continuación te mostramos un esquema con la estructura del CUFE:

¿Cómo puedes generar el CUFE en tu factura electrónica?

El proceso de generación del CUFE involucra varios pasos, todos de vital importancia para que puedas garantizar, no sólo la seguridad y confiabilidad, sino también el cumplimiento normativo dispuesto por las autoridades financieras del país. Este es el proceso que debes seguir:

1. Creación de la factura electrónica

Como emisor de la factura electrónica debes crear la factura utilizando un software de facturación electrónica certificado por la DIAN. 

2. Generación del CUFE

Luego, el software de facturación electrónica genera el CUFE a partir de la información de la factura. El CUFE se genera utilizando un algoritmo de criptografía que garantiza su seguridad y confiabilidad.

3. Incorporación del CUFE Dian en la factura electrónica

El CUFE se incorpora en la factura electrónica de manera automática con ayuda de tu software de facturación, de forma que no pueda ser modificado sin afectar la integridad de la factura. 

4. Transmisión de la factura electrónica a la DIAN

El emisor de la factura electrónica transmite la factura a la DIAN a través del portal web de la DIAN o mediante un proveedor tecnológico autorizado. La DIAN realiza la validación del CUFE de la factura electrónica para garantizar su autenticidad.

Cumplimiento de requisitos legales relacionados con el CUFE

Software de facturación electrónica certificado:

• Elige un proveedor confiable: Busca empresas con experiencia en facturación electrónica y que cuenten con la certificación DIAN.
• Verifica la compatibilidad: Asegúrate de que el software cumpla con la Resolución 00042 de 2020 y la Guía Técnica de Facturación Electrónica.
• Solicita la certificación: Contacta con la DIAN para iniciar el proceso de certificación del software.

Incorporación del CUFE en la factura:

• Formato adecuado: El CUFE debe estar presente en la representación gráfica (PDF o imagen) y en el código QR de la factura.
• Ubicación estratégica: Posiciona el CUFE de forma visible y legible en la factura para facilitar su validación.
• Integración con el software: El software de facturación debe generar e incorporar el CUFE automáticamente.

Transmisión a la DIAN:

• Dos opciones: Puedes enviar las facturas electrónicas a través del portal web de la DIAN o mediante un proveedor tecnológico autorizado.
• Plazos establecidos: Cumple con los plazos establecidos por la DIAN para la transmisión de las facturas.
• Acuse de recibo: Verifica que la DIAN haya recibido y validado correctamente las facturas.

Almacenamiento del CUFE:

• Respaldo seguro: Guarda el CUFE por un período mínimo de cinco (5) años en un medio electrónico seguro.
• Acceso fácil: Implementa un sistema que te permita acceder al CUFE de forma rápida y sencilla en caso de ser necesario.
• Cumplimiento legal: Ten en cuenta que la DIAN puede solicitarte el CUFE en cualquier momento para verificar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.

Validación del CUFE:

• Herramientas disponibles: Utiliza las herramientas gratuitas de la DIAN para validar el CUFE de las facturas que recibes.
• Integración con el software: Algunos softwares de facturación electrónica ofrecen la posibilidad de validar el CUFE automáticamente.
• Importancia de la validación: La validación del CUFE te permite asegurarte de la autenticidad e integridad de las facturas.

❗Te puede interesar: Cómo verifico si una factura fue validada por la DIAN – Cuenti

Responsabilidades del emisor:

• Veracidad de la información: Garantiza que la información contenida en el CUFE sea precisa y veraz.
• Seguridad del CUFE: Implementa medidas de seguridad para proteger el CUFE contra modificaciones no autorizadas.
• Capacitación del personal: Forma a tu equipo en la generación, manejo y validación del CUFE.

Sanciones por incumplimiento:

• Conoce las consecuencias: Familiarízate con las multas y sanciones establecidas por la DIAN por el incumplimiento de los requisitos del CUFE.
• Evita riesgos: Presta atención a las actualizaciones normativas para evitar riesgos legales y financieros.

Cuenti en tu proceso de facturación electrónica

Queremos recordarte que para cumplir con todos los requisitos establecidos por la DIAN, cuentas con Cuenti. Nuestro software de facturación es tu aliado ideal al momento de realizar transacciones comerciales electrónicas y generar facturas electrónicas ante la DIAN, encargándose de:

• Generar la factura electrónica.
• Generar el CUFE a partir de la información de la factura.
• Incluir el CUFE en la representación gráfica de la factura (PDF o imagen).
• Incluir el CUFE en el código QR de la factura.

Cuenta con Cuenti para gestionar el CUFE de tus facturas electrónicas de forma eficiente y segura 😉🤓

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