10 octubre, 2023

Cómo verifico si una factura fue validada por la DIAN

Verificar si una factura fue validada por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), es fundamental, pues no solo permite garantizar la legalidad y veracidad de una transacción comercial; sino que también nos sirve para saber si las facturas cumplen con todos los requisitos fiscales.

Es innegable que la facturación electrónica llego para quedarse, pues tiene muchas ventajas como la reducción de costos de impresión, el envío y almacenamiento.

Además, no solo permite que se automaticen muchos procesos contables y de auditoria por parte de las entidades encargadas de esto, sino que también reduce, considerablemente, el tiempo que se le dedicaba a este tipo de procesos.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, en esta guía te explicaremos, de forma clara y sencilla:

  • Cuáles son los pasos iniciales para validar facturas en el sistema DIAN.
  • Cómo acceder al sistema de facturación electrónica de la DIAN.
  • Cómo ingresar datos de la factura en el portal de la DIAN.
  • Cómo usar la opción “Documento” para verificar facturas.

Continúa bajando si quieres descubrir cómo realizar este procedimiento tan importante para que tu negocio cumpla con las normas fiscales en cada transacción comercial.

Pasos iniciales para validar facturas en el sistema de la DIAN

Comencemos con alguna información relevante para realizar este trámite. Antes de validar una factura electrónica en el sistema de la DIAN, debes tener en cuenta varios aspectos:

  • Para consultar si una factura electrónica es válida se debe hacer en la página que la DIAN ha dispuesto para este fin.
  • La consulta se debe realizar 48 horas después de que se realice la firma digital, pues si lo haces antes es probable que todavía no la encuentres en el sitio web.
  • En algunos casos, para realizar una consulta debes tener a la mano el número CUFE o UUID.

¿No sabes qué es el CUFE? Aprende qué es este código y por qué es importante que una factura electrónica lo tenga.

Cómo acceder al sistema de facturación electrónica de la DIAN

Ahora vamos a ver paso a paso cómo puedes acceder al sistema de facturación electrónico de la DIAN. Para ello, lo primero que debes hacer es:

  • Ingresar en su sitio oficial.
  • Luego vas hasta la parte final de la pantalla y en un recuadro que se llama “Temas de interés” verás varios temas entre los cuales se encuentra “Factura Electrónica”.
  • Una vez encuentres este tema busca la opción que se llama “Facturando electrónicamente” y haz clic allí.
  • Esto te abrirá una ventana en la que encontrarás diferentes opciones para realizar la facturación electrónica, según el tipo de persona: administrador, empresa, no facturador, certificado y buscar documento.

Dependiendo de la opción que elijas, te pedirá diferentes datos como tipo de identificación, cédula del contribuyente, si eres representante legal o usuario no autorizado, correo electrónico, contraseña, entre otros.

También podrías aprender a emitir una factura electrónica de acuerdo con las normas que establece la DIAN.

Ingresando datos para verificar si una factura fue validada por la DIAN

Para ingresar datos de la factura en el portal de la DIAN, debes seguir los mismos pasos que te indicamos en el apartado anterior. Una vez estés en la ventana que te muestra opciones como administrador, empresa, no facturador, etc., debes escoger una de estas y comenzará el proceso:

  • Si nunca has registrado facturas y decides darle en persona, el sistema te pedirá que llenes unos datos. Una vez hagas esto te llegará a tu correo electrónico un token con un enlace que tiene una validez de 60 minutos.

Recuerda que si eres empresa o usuario no autorizado debe seguir un proceso similar, pero llenando otro tipo de datos cono NIT empresa, contraseña, entre otros.

  • Ahora bien, una vez le des clic al token se te abrirá una ventana con varias opciones: inicio, historial, registro y habilitación y configuración.
  • Debes escoger la opción “Registro y habilitación”.
  • Una vez le des a esta opción te aparecerán tus datos personales y un botón verde que dice “Registrar” le das clic y te aparecerá una ventana emergente preguntándote que: “estás seguro de que deseas registrarte como facturador”, debes darle en el botón verde que indica “Aceptar”.
  • Una vez hagas esto, el sistema te pedirá iniciar sesión de nuevo y listo, ya podrás registrar facturas electrónicas.

Cómo usar la opción ‘Documento’ para verificar facturas

Por último, si lo que quieres es usar la opción “Documento” o “Buscar documento”, lo primero que debes hacer es seguir el paso a paso que te indicamos en el apartado de «cómo acceder al sistema de facturación».

Una vez ingreses en la ventana que te muestra opciones como administrador, empresa, persona, no facturador, certificado y buscar documento, debes hacer clic en esta última.

Al hacerlo, el sistema te pedirá que ingreses el código CUFE o UUID, una vez lo digites podrás verificar la factura.

Recuerda que puedes encontrar toda la información relacionada con la facturación electrónica en nuestro Facebook, Instagram y YouTube. ¡Cuenta con Cüenti siempre!

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Escrito Por: Alejandra Bermúdez

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