Automatización de la facturación con software de facturación electrónica

Una de las principales dudas de las empresas actuales es ¿cómo automatizar la facturación? Y es que la búsqueda de soluciones que nos permitan optimizar los procesos contables y financieros se ha convertido en uno de los principales objetivos de quienes buscan un software de facturación electrónica.

Dentro de estos procesos, automatizar la facturación es uno de los más importantes para las compañías que quieren simplificar y agilizar las tareas relacionadas con toda la parte contable y financiera.

Como sabemos que quieres que tu empresa siempre esté a la vanguardia en todos los desarrollos tecnológicos, en esta entrada te explicaremos:

• Paso a paso cómo puedes aprovechar al máximo los beneficios de esta herramienta.
• Cuáles son principales beneficios de automatizar la facturación.

Cuatro beneficios de implementar un software de facturación electrónica.

Antes de entrar en materia y por si todavía te quedaban dudas, a continuación, te vamos a contar cuáles son los principales beneficios de automatizar la facturación de tu empresa con un software de facturación electrónica: 

• Optimiza tu tiempo: todas esas tareas repetitivas y manuales que le quitan un montón de tiempo a tus empleados quedaron en el pasado, pues un programa de facturación se encargará de automatizar estas tareas, dejándole tiempo libre a tus empleados para funciones más importantes para el crecimiento de la compañía.

• Reduce costos: piénsalo así, si todas esas tareas manuales que antes necesitaban varios de tus empleados para realizarse, ahora se hacen de forma manual, inevitablemente reducirán los costos administrativos y de operación.

• Disminuye errores: los buenos software de facturación cuentan con varias capas de mecanismos que te permitirán la validación de los datos, asegurándote precisión e integridad en toda la información de las facturas que emites.

• Gestiona los pagos: por último, pero no menos importante, estos programas también tienen integradas funciones que te permiten hacer un seguimiento y gestión de todos los pagos que realizas y las facturas que se van a vencer, además también pueden emitir recordatorios de las facturas que están por vencerse.

Paso a paso para automatizar la facturación con un software de facturación electrónica

Si has llegado a esta entrada es porque ya estás casi seguro de que quieres adquirir un software de facturación electrónica para mejorar todos los procesos contables de tu empresa; sin embargo, llegados a este punto, uno se pregunta: ¿y ahora qué sigue?

Aprende cómo generar facturas electrónicas según la legislación vigente. ??

Pues no te estreses ni te preocupes más, a continuación, te explicaremos en detalle cómo lograr que la facturación automática en tu empresa sea una realidad:

Elige el mejor software del mercado

Cuando nos referimos a ideal, queremos decir uno que se adapte a las particularidades de tu empresa y que, además, cumpla con todos los requisitos y normas legales establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Para ello te recomendamos hacer un listado en donde compares cuáles son los mejores software del mercado, qué funcionalidades tienen y si el precio se ajusta al presupuesto que piensas destinar para su adquisición.

Resuelve todas las dudas que tengas sobre cómo funciona la facturación electrónica.

¡Llegó la hora de la instalación del software de facturación electrónica!

En este punto le puedes pedir asesoría a la empresa que te vendió el software, por eso es importante que elijas una confiable que te acompañe en todo el proceso.

Instala el software en todos los computadores de tu empresa de acuerdo con los detalles específicos de tu negocio; es decir, teniendo en cuenta la información fiscal: nombre, NIT, dirección, etc.

Cargas de datos

Ahora vamos con uno de los procesos más importantes: subir toda la información que tengas sobre tus clientes y productos.

El paso anterior es el que te facilitará la generación automática de facturas y te evitará que en cada nueva compra de clientes o productos recurrentes tengas que ingresar los datos manualmente.

Personalizar y automatizar la facturación

Una vez hayas cargado todos los datos, es momento de crear y personalizar tus facturas. No olvides que debes ingresar todos los datos que las normas vigentes exigen para este tipo de documento: fecha, código CUFE, número de factura, hora de generación de factura, impuestos que se aplicaron, entre otros.

¿Dudas sobre el CUFE? Aprende todo sobre CUFE  Dian: Descifrando el código de la facturación electrónica

Automatiza el envío de facturas

¡Sigamos automatizando! Como elegiste el mejor software contable del mercado, este te debe permitir configurar una funcionalidad para que puedas programar en qué momento se deben enviar tus facturas: semanalmente, mensualmente, trimestralmente… ¡Tú eliges!

Integra el software con el resto de las herramientas de tu empresa

Antes de adquirir el software debes comprobar que se pudiera integrar con otros sistemas de gestión financiera o empresarial de tu empresa.

Una vez estés seguro de esto, es momento de integrarlo, lo cual te permitirá que transfieras los datos que ya tienes almacenados en estos a la nueva herramienta.

Capacitación del personal en manejo de software

Por último, no olvides que es importante realizar procesos de capacitación para que todas las personas de tu empresa que van a utilizar la herramienta sepan cómo hacerlo.

Así te asegurarás de que tus empleados estén aprovechando al máximo todas las funcionalidades que un software de facturación electrónica puede brindarle a tu empresa.

En Cüenti contamos con un software de facturación electrónica que superará todas tus expectativas. ¡Anímate a conocerlo!

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