¿Qué es la Resolución 165 para la facturación electrónica?

El pilar principal del sistema tributario colombiano actual es la facturación electrónica, ya que este modelo ha ido transformando la forma en la que las empresas gestionan sus transacciones comerciales y obligaciones fiscales, y el documento que la respalda es la resolución 165. 

La Resolución 165 de noviembre de 2023 de la DIAN, establece las pautas y requisitos para la implementación y el uso adecuado de la facturación electrónica en el país, desde su obligatoriedad hasta los beneficios que ofrece en términos de eficiencia administrativa y el cumplimiento normativo contable y tributario.

En Cuenti sabemos que esta información no siempre es tan fácil de comprender, por lo que te traemos este artículo para que conozcas todo lo necesario sobre la resolución y su impacto en tu negocio 😉⚖️

¿Cuál es el impacto que tiene la Resolución 165 en las empresas?

Esta resolución es el documento que proporciona el marco normativo detallado para implementar la facturación electrónica en los negocios, para modernizar y hacer más eficiente el proceso de facturación y control tributario. 

Para entender cuál es el impacto que tiene la resolución en las empresas, debemos tener en cuenta cuáles son los puntos importantes que encontrarás en la misma.

Aspectos importantes de la resolución 165

Objetivo: establecer las especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los documentos electrónicos que se emiten como facturas.

Alcance: es obligatoria su implementación para todos los grandes contribuyentes, proveedores de bienes y servicios al Estado, sectores económicos específicos identificados por la DIAN, y cualquier contribuyente que voluntariamente decida adoptar la facturación electrónica.

Contenido: define la información que debe contener una factura electrónica, como el número de identificación tributaria del emisor y del receptor, la descripción de los bienes o servicios, el valor total de la transacción y otros datos de relevancia. También el formato en el que deben emitirse y los requisitos de seguridad.

Sanciones por incumplimiento: detalla las sanciones y multas que pueden aplicarse en caso de incumplimiento de la norma.

Procedimientos de contingencia: establece los procedimientos que debe seguir tu empresa en caso de fallos técnicos o situaciones de contingencia que impidan la emisión o recepción de facturas electrónicas.

📣Esto también es importante para ti: Documento equivalente y facturación electrónica, ¡no te confundas!

Ahora sí, hablemos del impacto de la resolución 165 en las empresas

Esta resolución tiene un impacto significativo en las empresas, ya que establece las pautas para la implementación y uso de la facturación electrónica en el país. En Cuenti te contamos un poco más: 

1. Cumplimiento Normativo: las empresas deben garantizar que sus sistemas cumplan con las especificaciones que propone la DIAN para evitar sanciones por incumplimiento; esto implica el uso de un software de facturación certificado, la firma digital de las facturas y la inclusión de información detallada sobre la transacción. 

Pero no te preocupes, si usas Cuenti😉 como tu software de facturación y contabilidad, nos encargaremos de este proceso de manera automática por ti💙 

2. Modernización de procesos: adoptar la facturación electrónica implica una serie de innovaciones en facturación digital y una modernización significativa de los procesos contables y administrativos de tu empresa. Además, podrás agilizar los procesos de facturación y facilitar la conciliación de cuentas.
   
3. Mayor eficiencia en la gestión de transacciones: la automatización de los procesos de facturación reduce el riesgo de errores humanos y agiliza la emisión y recepción de facturas.
   
4. Transparencia y control: la facturación electrónica facilita el seguimiento y control de las operaciones comerciales tanto para las empresas como para las autoridades fiscales. Contar con registros digitales detallados de todas las transacciones reduce el riesgo de evasión fiscal y mejora la transparencia en la declaración de impuestos.
   
5. Adaptación tecnológica: se requiere que las empresas inviertan en tecnología y capacitación del personal para implementar el software de facturación certificado ideal.

Comparación entre el CUFE y el CUDE en el ámbito fiscal empresarial

El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y el CUDE (Código Único de Documento Electrónico) son dos códigos únicos que se utilizan en el ámbito fiscal para identificar el tipo de documentos electrónicos que generan los softwares de facturación. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre ambos.

CUFE

Es crucial para el cumplimiento fiscal, ya que le permite a la DIAN rastrear y verificar las transacciones comerciales realizadas por los contribuyentes. Facilita el proceso de auditoría y control tributario al proporcionar una identificación única para cada factura electrónica.

• Es un código alfanumérico de 36 caracteres.
• Se genera utilizando un algoritmo que toma en cuenta la información de la factura electrónica, como el número de identificación fiscal del emisor, el número de factura y el valor total de la factura.
• Es obligatorio para todas las facturas electrónicas emitidas desde el 1 de enero de 2019.

CUDE

Es asignado a cualquier documento electrónico que no sea una factura, como notas débito, notas crédito, recibos de pago, entre otros. Permite rastrear y verificar otros tipos de transacciones comerciales y documentos electrónicos que pueden afectar la contabilidad y los impuestos de una empresa.

• Es un código alfanumérico de 37 caracteres.
• Se genera utilizando un algoritmo similar al del CUFE, pero que toma en cuenta la información específica del documento electrónico (NO factura electrónica).
• No es obligatorio para todos los documentos electrónicos, pero puede ser requerido por la DIAN en algunos casos.

❗Te recomendamos leer esta Guía: ¿Cómo implementar el CUFE y CUFE exitosamente?

Estas son algunas estrategias para cumplir con los documentos equivalentes electrónicos

Cumplir con las diferencias de documentos equivalentes (como las notas débito, notas crédito, recibos de pago, entre otros) en el contexto de la facturación electrónica puede requerir que implementes algunas estrategias fiscales eficientes, aquí algunas sugerencias:

• Implementa un sistema integral: utiliza un sistema de facturación electrónica que pueda gestionar no solo las facturas, sino también otros documentos equivalentes. Así garantizas que todos los documentos electrónicos estén integrados en un mismo sistema, lo que facilita el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.
• Capacita a tu personal: es crucial que tus empleados comprendan los requisitos legales y técnicos asociados con estos documentos para evitar errores.
• Automatiza procesos: por ejemplo, puedes crear plantillas predefinidas para notas débito y crédito, o automatizar los cálculos de impuestos y la asignación de los CUDE. (Pssst, acuérdate que Cuenti hace esto por ti 😉🤫)
• Revisión y auditoría: establece procedimientos de revisión y auditoría periódica para asegurar la precisión y consistencia de los documentos equivalentes emitidos.
• Integración con proveedores y clientes: establece mecanismos de integración con proveedores y clientes para agilizar el intercambio de documentos equivalentes. 
• Mantente actualizado: debes estar al tanto de los cambios en la legislación fiscal y las regulaciones de la DIAN relacionadas con los documentos equivalentes, así garantizas que los procesos y sistemas de tu empresa estén siempre actualizados y en cumplimiento con la normativa vigente.

Y no lo olvides, Cuenta con Cuenti 😁

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