¿Cómo hacer un cierre o arqueo de caja?

Para cualquier dueño de negocio, es fácil estar familiarizado con el término «arqueo de caja«. Sin embargo, para ponerte en contexto si no es tu caso, un arqueo de caja es uno de los procesos más importante de un negocio, debido a que ayuda a garantizar que el dinero que entra y sale de tu negocio se maneje de forma adecuada. 

¿Sabías qué? No hacer un arqueo de caja regularmente te puede llevar a perder dinero o incluso podría traerte consecuencias legales. Por eso, en este artículo, te enseñaremos cómo hacer un cierre de caja o arqueo y por qué es importante.

Aquí te dejamos 5 recomendaciones para hacer un buen cierre de caja

¿Por qué es tan importante hacer arqueo de caja?

Antes de profundizar en cómo hacer un arqueo de caja, es importante entender que es un método de contabilidad que tiene como finalidad llevar un control diario de todo el dinero que ingresa, ya sea en efectivo o en tarjetas.

Por lo general, el procedimiento se realiza diariamente al final de la jornada de ventas del negocio.

También, en negocios que manejan personal por turnos horarios, se realiza cuando hay cambio de de cajeros, para que de esta manera puedas asegurarse si el dinero presente en una caja coincide con los que te indican los comprobantes de venta o la caja registradora, según sea el caso.

Dentro de las características más importantes que tiene hacer arqueo de caja, es que se puede comprobar si están acordes los controles internos sobre los movimientos de los fondos líquidos, además de demostrar si el encargado de caja es una persona honesta y responsable.

¿Quién realiza el arqueo de la caja?

Los arqueos de caja suelen realizarse por un superior encargado de la gestión de caja, el responsable de la auditoría interna hace este arqueo diario.

Sus funciones van más allá de comprobar si el saldo existente coincide con el saldo contable, si no que también debe estar disponible en caja y bancos, efectuando comprobaciones sobre las previsiones de cobros y pagos, confirmar los saldos de las cuentas bancarias y muchas otras operaciones como las entradas extraordinarias.

Pasos para hacer un buen cierre de caja

Bueno, como ya sabemos la importancia de un arqueo de caja, ahora vamos a aprender hacer uno, paso a paso.

Recuerda seguir cada una de estas recomendaciones para asegurarte de que tu cierre de caja o arqueo sea exitoso.

Paso 1: Cuadra tu caja registradora

Lo primero que debes asegurarte es que la cantidad de dinero que se encuentra en tu caja registradora es la misma cantidad que tienes realmente. Para hacer esto, abre tu caja registradora y cuenta el dinero que tienes en ella.

Debes tener en cuenta también el monto base con el cual abres la caja registradora.

Luego, compara la suma de total con el registro financiero que tienes de todas las transacciones que se han realizado en tu negocio. Si la cantidad coincide, ¡Perfecto!

Paso 2: Verifica los documentos financieros

Una vez que ya tengas el efectivo cuadrado, es hora de verificar los documentos soporte. Esto incluye los recibos o facturas del pago a proveedores si se realizó y los cobros con tarjeta o notas de crédito, etc. Al igual que en el punto anterior, deben coincidir con las transacciones que se realizaron durante el día o turno de caja.

Paso 3: Compara los registros financieros

Debemos asegurarnos de que, todos los documentos estén correctamente registrados según las transacciones que se realizaron.  Si encuentras alguna discrepancia, hay que revisar cada registro hasta encontrar la discrepancia

Paso 4: Haz ajustes si es necesario

En algunos casos él cuadre de caja no es perfecto, bien sea porque sobre o falte dinero. En estos casos se debe verificar cada transacción para encontrar la disparidad, en caso de descartar que no haya sido un error humano. 

Sin embargo, a continuación, te vamos a contar algunos errores comunes que puedes encontrar al realizar un arqueo de caja.

Errores comunes en el cierre o arqueo de caja

En el proceso de realizar el cierre de caja pueden ocurrir distintos imprevistos en el punto de pago, en estos casos se puede tener faltantes o sobrantes, los cuales miraremos a continuación:

1. Que el valor de cierre de caja sea menor que el reportado, o faltante, esto quiere decir que hay menos dinero en caja del que debería haber. Esto puede ser ocasionado por:

• Se realizó una devolución de dinero a los clientes, superior a lo que debería ser.
• Se perdió algún comprobante de pago.
• Descuentos otorgados a los clientes que no están registrados.
• Por robo.

2. Que el valor de cierre de caja sea mayor que el que debería haber, o sobrante, aunque esto no pareciera un problema para el negocio, podría estar indicando otro tipo de factores como:

• Que se esté entregando menos cambio o devolución de dinero.
• Que algunos ingresos recibidos por el cajero no están siendo contabilizados.
• Algún cobro al cliente, superior al que debería, por las compras realizadas.

 ¿Qué pasa si encuentras una discrepancia durante un arqueo de caja?

Al momento de encontrar alguna discrepancia durante un arqueo de caja, debes investigarla de inmediato para descubrir la causa.

Podría ser un error humano o podría indicar un problema más serio, como el robo de efectivo.

Si descubres que ha habido un robo, debes tomar medidas necesarias para hacer responsable al empleado involucrado y aumentar los filtros de seguridad para evitar que vuelva a ocurrir.  

¿Qué herramientas pueden ayudarte con el arqueo de caja?

Hoy en día es muy fácil automatizar los procesos para ayudarte con el arqueo de caja, dentro de los más conocidos son el software de punto de venta (POS) y el software de gestión financiera.

Estas herramientas te permiten llevar un registro detallado de todas las transacciones que se realizan en tu negocio, evitando errores humanos y haciendo más fácil el control de las operaciones.

En CÜENTI, podemos ayudarte, ya que nuestro sistema te permite realizar no solo el cierre de caja, sino otras funciones en tiempo real.

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