Ventajas de automatizar la contabilidad en tu empresa

¿Conoces cuáles son las ventajas de automatizar la contabilidad en tu empresa? En este artículo te las daremos a conocer, en menos de 5 minutos.

Primero vamos a comprender cómo está el panorama laboral en Colombia. Actualmente, existen más de 5,4 millones de micro, pequeñas y medianas empresas; es decir, que entre el 90 y el 99% del sector productivo de nuestro país está concentrado en este tipo de empresas.

Sin embargo, este tipo de empresas tienen retos muy grandes a la hora de mejorar la productividad de sus empleados, debido a que son muy pocas las que evolucionan sus procesos con las nuevas tecnologías.

Por esta razón, en esta entrada te explicaremos por qué dejar de realizar procesos manuales como generación de facturas, informes financieros, pago de nómina, etc., hará que tu empresa logre el crecimiento que esperas en poco tiempo.  😉

¿Qué es la automatización contable y cómo funciona?

La automatización contable es un proceso en el cual se usa la tecnología, en concreto los softwares contables, para automatizar, agilizar y simplificar las tareas contables y financiera que hay en una empresa.

Este tipo de soluciones se implementan en las empresas para reducir la carga laboral de los empleados, minimizar la posibilidad de cometer errores humanos, mejorar la eficiencia en los procesos y tener una visión más certera del futuro financiero de la empresa.

Para poder realizar la automatización contable en tu empresa debes:

• Adquirir e instalar un software contable:  lo primero es elegir el software contable que más se adapte a las necesidades de tu negocio.

Aprende qué debes tener en cuenta para elegir el software contable adecuado para tu empresa. 👉🧠

• Captura de datos financieros: luego se deben incluir facturas, recibos, informes de gastos y cualquier documento que esté relacionada con las finanzas de la empresa.

• Digitalización: todos los documentos físicos relacionados con la contabilidad de tu empresa deben digitalizarse para que puedan ser procesados por el software.

• Clasificación: una vez hayas subido todos los datos contables de tu empresa, el software comenzará a clasificarlos en categorías específicas que tu puedes crear.

A partir de este momento, el software comenzará a realizar todas las tareas contables de tu empresa, continúa leyendo y conoce a profundidad cuáles son las ventajas de automatizar la contabilidad en tu empresa.

Ventaja 1: ahorro de tiempo y recursos con la automatización contable

La primera de las ventajas de automatizar la contabilidad de tu negocio es que podrás ahorrar tiempo y recursos en varios procesos.

Podrás eliminar todas las tareas manuales y repetitivas que realicen tus empleados, como entrada de datos, clasificación de documentos, etc., dejándoles tiempo libre para tareas más importantes para el futuro de la empresa.

Ventaja 2: mejora de precisión y reducción de errores

La automatización de la contabilidad reduce considerablemente la probabilidad de errores humanos al eliminar aquellas tareas que son más propensas a errores, como por ejemplo ingresar datos o realizar cálculos.

Además, llevar a cabo estos procesos de forma automática te permitirá, a largo plazo, minimizar discrepancias y omisiones.

Lo anterior, contribuirá a que la información financiera de tu empresa sea cada vez más integra, a la par que podrás tomar decisiones sobre el futuro de tu empresa más informadas.

Ventaja 3: acceso a información en tiempo real y análisis de datos

Así mismo, un software contable te permitirá procesar, de forma precisa, cientos de datos en cuestión de segundos. Lo cual hará posible, a su vez, que generes informes financieros y contables en el momento en el que los requieras.

Así mismo, los softwares contables te permiten consultar la información que necesites a cualquier hora del día, desde cualquier lugar y dispositivo. Esto te facilitará la gestión y supervisión de las operaciones financieras.

Ventaja 4: mejora del cumplimiento normativo y fiscal

Automatizar tus procesos contables también te permitirán que cumplas de manera más efectiva con las obligaciones fiscales de diferentes maneras, por ejemplo:

• Eficiencia en los informes y la documentación fiscal que debes presentar a las autoridades encargadas de estos procesos.
• Notificaciones o alertas que te recuerden las fechas de pago de ciertas obligaciones fiscales.
• Cálculos contables más exactos, lo cual te permitirá tener la certeza de que estás pagando tus obligaciones fiscales de forma correcta.

Ventaja 5: integración y comunicación efectiva de departamentos

Sin lugar a duda, automatizar procesos contables, mejorará la comunicación entre las diferentes áreas de tu empresa, pues el tener siempre datos financieros actualizados y en tiempo real, les permitirá a las áreas colaborar entre ellas para agilizar procesos.

Así mismo, tener tu información centralizada, hará posible que todos tus colaboradores puedan tener acceso exactamente a la misma información, esto reducirá la posibilidad de errores y les permitirá trabajar de manera mancomunada para cumplir con los objetivos financieros que tenga el negocio.

Qué tal si ahora que sabes esta información te echas una pasadita por nuestra página y conoces nuestro software contable diseñado especialmente para PYMES. 😉

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