7 julio, 2023

¿Cómo utilizar un software contable para controlar la gestión de facturas?

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la gestión de tus facturas es un procedimiento fundamental para el correcto funcionamiento de tu negocio, ya que puede impactar en su bienestar financiero.

Por esta razón, buscar herramientas tecnológicas que te ayuden al manejo, generación, envío de tus facturas y el mantenimiento de registros, puede ser la diferencia entre tener un negocio exitoso, eficiente, que perdure en el tiempo y tenga posibilidades de crecimiento y uno que no.

En este artículo te explicaremos, de forma rápida y sencilla, para qué sirve la gestión correcta de las facturas en un negocio y cómo utilizar un software contable para automatizar este proceso.

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¿Para qué sirve la gestión de facturas en tu negocio?

La gestión de facturas es el pilar fundamental en la contabilidad de una empresa, la cual consiste en llevar un control de los ingresos y egresos de una empresa, a través de la facturación que se genera.

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Su importancia radica en que, si no se le presta la suficiente atención, puede afectar las cuentas de los ingresos y egresos que tiene el negocio, repercutiendo no solo en las finanzas internas.

Si no también en los compromisos tributarios que tenemos con los entes que regulan este tipo de procesos en el país, como por ejemplo DIAN.

Además, de que te permitirá mantener una relación transparente con todos tus clientes y proveedores.

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Beneficios de un software contable en la gestión de facturas.

Ahora te vamos a hablar de algunos de los beneficios que podrías tener si te decidieras a implementar un programa contable en tu empresa. A continuación, te daremos a conocer los 3 más importantes:

  • Pago de facturas en tu e-commerce: con este programa tu empresa podrá aceptar los pagos de tus clientes y usuarios por medio de tu tienda online o e-commerce. ¿Te imaginas lo que significa esto para la mejora de la experiencia de usuario de tus tiendas virtuales?
  • Generación automática de facturas: ¿cansado de que tus líneas de atención estén saturadas por las solicitudes de facturas y recibos de tus clientes? Pues eso ya es parte del pasado si adquieres tu software contable.

Este programa permite que tus usuarios accedan a todo este tipo de documentación desde la misma plataforma virtual donde realizaron la compra. Además, de que el envío de la factura se genera de forma automática.

Conoce más beneficios de integrar un software contable con tu e-commerce.

  • Automatización del flujo de caja: para las PYMES predecir el flujo de efectivo en el mes, cuando tienen que pagar nómina, proveedores, préstamos, etc., muchas veces se convierte en un dolor de cabeza.

Sin embargo, un software contable te permite gestionar tus facturas de forma que puedas automatizar dodo el proceso para garantizar que el flujo de caja siempre sea positivo.

¿Cómo aprovechar un software contable para gestionar las facturas?

Implementar un software contable para la gestión de tus facturas puede ser la manera más eficaz de darle un manejo a esta tarea. A continuación, te mostraremos como aprovechar todo el potencial de esta herramienta:

  • Escoge el software con las funciones que necesitas: haz una investigación de mercado que te permita seleccionar cuáles son los software que dentro de sus funciones tienen unas específicas para la gestión, creación y envío de facturas.
  • Configuración para la facturación: una vez instalado en los equipos de tu empresa, debes establecer:
    • Cuáles van a ser los parámetros para la facturación.
    • Formatos de número de factura.
    • Plazos de pago.
  • Genera facturas: ya que tienes la herramienta, es momento de enviar las facturas de forma automática a todos tus clientes. Incluyendo datos como nombre de clientes o proveedor, productos o servicios vendidos, NIT o razón social, precio, fecha, IVA, etc. 

¿Sabías que La DIAN tiene establecidas unas normas para la emisión de las facturas electrónicas? ? ¿Qué estás esperando para conocerlas?

  • Monitoreo de facturas: si logras contratar y configurar un buen software, podrás enterarte del momento que se envió una factura y si esta fue recibida y pagada por el cliente.
  • Guarda tus facturas: ¿Te preocupa que se te pierdan las facturas? Los software contables más sofisticados manejan los datos en la nube, por ello podrás almacenar todas tus facturas allí sin riesgo de perderlas y con la seguridad de que puedes consultarlas en el momento que quieras.
  • Seguridad de la información: otra manera de aprovechar de la mejor manera un software contable para gestionar las facturas es protegiendo la seguridad de todos tus datos.

Un buen programa te permitirá realizar copias de todos los datos ingresados de manera periódica, así como utilizar contraseñas y diferentes filtros que los protegerán.

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Escrito Por: Alejandra Bermúdez

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