Paso a paso para implementar un software contable

En la actualidad de las microempresas, implementar un software contable es una de las estrategias de crecimiento más efectivas, puesto que permite llevar un control preciso de las finanzas y realizar una gestión de la contabilidad de forma eficiente.

Y es que en los últimos años esta herramienta se ha convertido en la mano derecha de los negocios que quieren mantenerse en un mercado cada vez más competitivo.

Por esta razón, en esta entrada te explicaremos cuál es el paso a paso que debes seguir si estás pensando en implementar uno de estos programas en tu negocio. Te enseñaremos:

• ¿Cómo identificar las necesidades que tiene tu empresa?
• Cuál es la mejor forma de migrar datos y sincronizar operaciones.
• ¿Cómo escoger el equipo que va a realizar la implementación del software?
• ¿Qué debes tener en cuenta al momento de contratar un proveedor de software contable?
• ¿Cómo realizar pruebas correctamente?

Continúa leyendo y conoce cómo la implementación de esta herramienta es la mejor decisión que puedes tomar para que este 2023 tu empresa comience una transformación que la catapultará como una de las más eficientes del mercado.

¿Cómo implementar un software contable?

Implementar un software contable puede ser un proceso bastante complejo y engorroso, si no se tiene trazado un buen plan de acción que ayude a mitigar los posibles errores o contratiempos que se puedan presentar.

Así mismo, una implementación llevada a cabo de forma acelerada puede crear una atmosfera de estrés que repercutirá no solo en tus empleados, sino también en tus clientes o usuarios.

Por esta razón, seguir un enfoque organizado con un paso a paso puede facilitar de manera significativa la transición. En el siguiente paso a paso te enseñaremos cómo implementar de manera organizada y efectiva un software contable en tu empresa:

1. Identifica las necesidades de tu empresa. ¿Necesitas implementar un software?

El primer paso para implementar un software contable es conocer el contexto particular de tu empresa. Es decir, que debes evaluar aspectos como ¿qué procesos se verán impactados con este software? ¿Cuánto tiempo te tomará realizar su implementación? Y ¿cuánto es el presupuesto que vas a destinar?

Una vez hayas resuelto estas preguntas, es momento de que:

• Diseñes un roadmap donde especifiques los objetivos a corto y largo plazo de este proyecto y las actividades que se van a ejecutar, de acuerdo con unos tiempos estimados. 
• Establezcas el presupuesto que va a destinar para su adquisición.
• Enlistes cuáles son las funciones que debe tener este software, de acuerdo con lo que tu empresa necesita.

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2. Migración de datos y sincronía de operaciones

Uno de los puntos más importantes para evitar retrasos en el proceso de integración es que, con bastante tiempo de anticipación, es que comiences el proceso de limpieza y corrección de la información.

Lo más recomendable es que tus datos estén adecuadamente organizados y almacenados mucho antes de comenzar este proceso.

Además, debes considerar el posible impacto que este puede generar en las operaciones que se están realizando en tu empresa, puesto que aun las implementaciones más exitosas pueden ocasionar interrupciones en el funcionamiento de la empresa, lo que puede, temporalmente, afectar la productividad y el flujo de trabajo.

Por esta razón, es importante crear un plan de implementación realista, en el que se asignen adecuadamente el tiempo y los recursos necesarios. De igual manera, es fundamental establecer planes de contingencia y mantener al personal debidamente informado.

3. Asignación de equipo responsable para implementar el software

Ahora es momento de asignar a las personas que van a estar involucradas en el proceso y a las cuales se deben capacitar. Los roles más importantes a tener en cuenta en este tipo de procesos son:

• Project Manager
• Líder técnico
• Líder de usuarios

Aprende cuáles son los factores que debes tener en cuenta al momento de elegir un software contable para tu pequeña empresa. ?

4. Contrata un buen proveedor de software contable

Evalúa muy bien cuáles son los diferentes proveedores de software del mercado y fíjate que el que elijas cuente con un servicio procesional de consultoría, de TI y de gestión de proyectos. Además, en lo preferible, debe tener:

• Un equipo experto en desarrollo e implementación de software.
• Una comprensión sólida de las necesidades de tu negocio.
• Un equipo profesional que pueda brindarte una excelente y constante acompañamiento y capacitación.
• Un producto que esté en constante mejora y a la vanguardia de los últimos desarrollos en materia de software.

5. Realización de pruebas: la piedra angular al implementar un programa contable

La etapa de pruebas es de las más importantes al implementar un software, puesto que con ellas puedes identificar, a tiempo, los problemas que este pueda tener, una vez se haya instalado. Además, así te puedes asegurar que cumpla con lo que fue pactado al inicio del proyecto.

Para ello debes realizar estas actividades:

• Permite que los usuarios finales realicen pruebas y evalúen cómo se está comportando el software y si este tiene oportunidades de mejora.
• Identifica cualquier tipo de fallo o proceso que no se esté realizando de la forma esperada y reportarlo a tu proveedor con tiempo para que este pueda hacer los respectivos cambios o mejoras.
• No olvides que debes realizar pruebas de despliegues de datos y rendimiento del sistema, con el fin de asegurarte de realizar pruebas en profundidad del producto que acabas de adquirir

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