¿Qué es un sistema de nómina electrónica?

Una de las tareas que mes a mes le quita más tiempo a una empresa y sus empleados del área administrativa, es la liquidación de la nómina.

Este proceso que parece tan sencillo puede convertirse en un dolor de cabeza si no sabes cómo realizarlo de forma correcta.

Por ello, en esta ocasión te contaremos de qué se trata el sistema de nómina electrónica, cuáles son sus funciones y qué beneficios le traerá a tu empresa.

¡En solo 7 minutos aprenderás como cumplir con esta obligación de la forma más sencilla y rápida! ?

Definición sistema de nómina electrónica

Un sistema de nómina electrónica es un programa que te permitirá optimizar todas las tareas relacionadas con la liquidación de nómina de tus empleados; es decir, te permitirá cometer la menor cantidad de errores al momento de pagarles, conceptos como: salario, subsidios de transporte o conexión, bonificaciones, horas extras/nocturnas, etc.

¡Conoce detalle a detalle en qué consiste la nómina electrónica! ?

¿Para qué sirve un sistema de nómina digital?

Ahora que ya sabes qué es un sistema de nómina, es importante que conozcas cuáles son las funciones que este sistema o software puede desempeñar:

• Automatización del proceso: ¿recuerdas esos días en los que tenías que llenar uno a uno los datos de los empleados, poner la base de ingresos brutos, las deducciones que por ley debías hacer para poder generar la nómina? ¡Pues eso ya es cosa del pasado! ? Un software de estos hará todo esto por ti de forma automática.

• Recopilación y actualización de información: esta herramienta te permite recopilar y mantener actualizada toda la información de tus empleados, necesaria para la generación de la nómina: datos personales, certificaciones, año de ingreso, etc.

• Cúmplele a la DIAN: una de las mayores preocupaciones al momento de generar la nómina es realizar bien el cálculo de cuáles son las deducciones en impuestos y retenciones que se deben realizar, pues estas se encuentran en constante cambio y no hacerlas correctamente te puede acarrear sanciones.  ¡Esto tampoco será problema! Un buen sistema de nómina se actualiza constantemente, manteniéndose a la vanguardia de los nuevos lineamientos que indique el gobierno nacional. ?

• Ejecuta los pagos: un buen software de nómina tiene la capacidad de vincularse con tu software contable para enviarle a las entidades bancarias los montos de nómina que se deben ejecutar.

• Comprobantes al día: como si fuera poco todo lo que te hemos contado hasta ahora, estas herramientas también tienen la capacidad de enviar por correo ?, de manera automática y a cada trabajador, los soportes de pago de su nómina.

• Elaboración de informes: ¡listo, ya se realzaron los pagos! Pero que tedio tener que realizar esos informes que permiten tomar decisiones importantes en tu empresa, ¿verdad? ¿Adivina qué? Una herramienta de estas hará esto por ti en tan solo unos minutos.

• Datos seguros y siempre disponibles: ¿todavía sigues guardado el historial de la nómina de tu empresa en archivadores? ¡Uga, Uga! ? Es momento de entrar en el siglo XXI. Un buen programa de nómina te permitirá almacenar estos datos en la nube, en donde el riesgo de perderlos es mínimo, además de que podrás guardar la cantidad que desees y consultarlos cuando quieras.

Beneficios de un sistema de nómina electrónica para tu PYMES

Ahora que ya te contamos qué podría hacer un software de estos, vamos a explicarte algunos de los beneficios que le traerían a tu empresa, empleados y a ti:

• Tiempo y dinero: comencemos con lo más simple, un software o sistema de nómina te permitirá ahorrar muchísimo en tiempo y dinero, pues procesos que le tomarían a varios de tus empleados días o quizás semanas realizar, ahora lo podrás hacer en cuestión de horas⏳ y utilizando menos personal y quizás, estas personas podrían dedicarse a otras actividades que le generen más ingresos a la compañía.

• Cumplimiento de la ley: errar es de humanos (sobre todo si se realizan a mano procesos tan complejos), pero no de máquinas; por esto, es mejor dejar estos cálculos en manos de un programa que realizará correctamente cada pago con sus deducciones y que te permitirá cumplir con todos los requerimientos de la ley.

¡Evítate posibles sanciones de la DIAN por realizar mal un cálculo! ?

• Siempre disponible: ¿estás lejos de la oficina y necesitas consultar la nómina de algún empleado o generar un informe? ¡No te preocupes! La mayoría de este tipo de herramientas las puedes instalar en cualquier tipo de computador y consultar toda la información en el momento que la necesites.

Para no olvidar…

Un último dato, no te asustes, pero según el DANE en los últimos años son muchísimas las medianas y pequeñas empresas que han sido sancionadas por no realizar los cálculos de los impuestos y retenciones de manera correcta, pues siguen utilizando para la liquidación de nómina de sus empleados herramientas como Excel. ?

Muchos empresarios no contemplan un sistema de nómina por miedo al cambio o por creer que son herramientas complejas o simplemente por desconocimiento y deciden quedarse con las herramientas que “han utilizado toda la vida”, lo cual les genera costos mucho más altos en sanciones que los que implicaría un software que realice este tipo de tareas.

Entra en el siglo XXI, los ritmos de producción son cada vez más acelerados y necesitas adaptarte a ellos para poder ser competitivo dentro del mercado.

¡En Cuenti queremos seguir creciendo contigo! ?

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