Sistema de facturación electrónica para empresas pequeñas

Comenzar una empresa o negocio no es un camino fácil, menos si tienes en cuenta la cantidad de leyes que debes cumplir… Varias de estas tienen que ver con el sistema de facturación electrónica.

Si ya tienes consolidada tu pequeña empresa o piensas abrir una y todavía no sabes de qué te estamos hablando, continúa bajando y no dejes pasar información importantísima para este camino que comenzaste a trazar en tu vida. ?

¿Qué es el sistema de facturación electrónica?

El Sistema de facturación electrónica en Colombia es un conjunto de normas y procedimientos que regulan toda la operación digital de compraventa de bienes o servicios. 

Este se encuentra conformado por:

• La factura electrónica
• Otros documentos como el soporte en compras no obligadas a facturar
• Nómina electrónica

Ten presente que este sistema se encuentra regulado y es vigilado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

¿Debo realizar la facturación electrónica en una empresa pequeña?

La respuesta es sí, pues según la DIAN todo sujeto que sea responsable de IVA o del impuesto nacional del consumo, así como personas o entidades con calidad de comerciantes y contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo régimen simple de tributación, están obligados a facturar electrónicamente.

¿Todavía tienes dudas sobre este tema? En esta entrada te enseñamos quiénes están obligados a facturar electrónicamente. ?

¿Qué es la factura digital en el sistema de facturación electrónica?

Ahora que ya sabes qué es el sistema de facturación electrónica, vamos a conocer uno por uno en qué consisten sus componentes. Para empezar, aclaremos qué es la factura electrónica.

En pocas palabras, es un documento digital de carácter fiscal que le sirve a todas las pequeñas y medianas empresas (PYMES) para comprobar ante la DIAN la venta de un producto o servicio.

En este documento se ve reflejada toda la información de la transacción.

Descubre cómo se debe emitir la factura electrónica según la (DIAN).

¿Qué es el documento soporte en compras?

Hay documento que sirve para registrar la compra de productos o servicios de proveedores que por ley no están obligados a facturar: el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

La particularidad de este documento es que no es la persona o empresa que vende quien debe expedirlo, sino quien realiza la compra. Algunos de los datos que debe tener este documento son:

• Debe estar denominado como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
• Tener los apellidos y nombres o razón social tanto de quien presta el servicio o bien como de quien lo adquiere.
• Tener la descripción específica del producto o servicio que se compró.
• Fecha en la que se realizó la operación mercantil.

¿Qué es la nómina electrónica?

Es el documento electrónico que permite tener un registro de la cantidad de dinero pagada a los empleados por los servicios que prestaron.

Leyes que regulan el sistema de facturación electrónica

El sistema de facturación electrónica en sus inicios se encontraba regulado por el Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020; sin embargo, estos fueron modificados por las Resoluciones 000094 y 000099 de 2020 y 000012, 000013, 000037, 000063 y 000167 de 2021.

También debes tener en cuenta que en la última reforma tributaria del 2021 se introdujeron, por medio de la ley 2155, varias modificaciones al artículo 616-1 del estatuto tributario, las cuales tienen que ver con este sistema.

Novedades de la ley 2155 en facturación electrónica ?

Ahora que ya sabes cuáles son las leyes que regulan todo el sistema de facturación electrónica, es momento de que conozcas cuáles son las modificaciones más importantes que tuvo este sistema en los últimos años:

• Sanciones: quienes no transmitan de forma correcta los documentos del sistema de facturación serán sancionados. Si quieres más detalles, consulta el artículo 651 del Estatuto tributario.
• Facturación en papel: quienes facturen de forma electrónica solo podrán usar papel en los días en los que se presenten problemas o en sus computadores o en el software de facturación que tengan contratado.
• Plataformas de comercio: las plataformas de comercio electrónico estarán obligadas a implementar un servicio que permita la entrega de la factura electrónica por parte de sus usuarios al comprador.
• Ventas a crédito: si se realizan ventas a crédito, será necesario que quien adquirió el producto o servicio confirme el recibo al emisor, por medio de correo electrónico, tanto de lo que compró como de la factura electrónica.
• Aceptación de costos y gastos: los costos y gastos serán aceptados de forma fiscal si se encuentran soportados por factura electrónica o un documento equivalente a esta.
• Reglas para expedir tiquetes POS: este tiquete NO servirá como soporte de los costos y gastos, además, solo se podrán expedir este tipo de documentos para operaciones que antes del IVA o INC no superen las 5 UVT.

¡Conoce  ? el valor del UVT para 2023 según la DIAN!

• Inscripción en Radian: si se quiere hacer cesión de facturas electrónicas, todas las personas que participen en esta operación, deben estar inscritos en la plataforma Radian.

Esperamos este artículo le sea de mucha ayuda a tu empresa. ¡Síguenos en Instagram y entérate de todo el contenido de valor que generamos diariamente para ti! ?