Conoce la Autorización y Habilitación de Facturación Electrónica

La autorización de facturación electrónica es un trámite administrativo exigido por la DIAN, a toda persona que esté obligada a facturar, el cual consiste en la facultad que le otorga la DIAN al solicitante para que este facture de acuerdo con una numeración consecutiva o rango de facturación. De acuerdo con la resolución de la DIAN número 0042 de 2020 a partir de su artículo 37.

Cuando se habla de habilitación de numeración de facturación electrónica, se refiere que a pesar de haber agotado el rango autorizado para facturar, no se agotó la numeración. En ese caso se deben habilitar estos consecutivos para poder facturar. Este trámite debe realizarse 15 días antes de la fecha de vencimiento de la vigencia.

Diferencia entre autorización y habilitación de facturación electrónica

Mientras que la autorización es la solicitud de nuevos o ampliación de rangos consecutivos, la habilitación es la solicitud de ampliación de rangos en previamente autorización o que no han sido utilizados.

Requisitos para solicitar una autorización de facturación electrónica.

La autorización de facturación es un trámite de carácter particular en el cual se autoriza a un contribuyente para que utilice en sus facturas un rango consecutivo de numeración, con una vigencia temporal máxima de dos años, aunque algunos casos pueden ser menor.

Dentro de los requisitos que debe tener para solicitar una autorización de facturación son:

• Tener una cuenta de usuario habilitada en la DIAN.
• Contar con el Mecanismo de firma digital vigente. 
• Garantizar que la información del RUT esté actualizada, en especial la del obligado a facturar y su representante.

La solicitud se debe hacer por intermedio de la plataforma de la Dian, es un proceso fácil y rápido, de realizar.

Es importante mencionar que, en algunos casos, aunque se hable de resolución de facturación, es en realidad una autorización, ya que no es que se expida una resolución como tal, sino que se diligencia el formulario 1876 y la autorización se identifica con un número de formularios, formulario que por ninguna parte contiene el término resolución.

Otras modalidades de facturación autorizadas.

Actualmente, en Colombia, aunque la facturación electrónica es obligatoria para algunos contribuyentes, existen otro tipo de modalidades de facturación, las cuales también debe estar autorizadas por la DIAN y que en algunos casos funcionan cuando por diferentes razones no se puede emitir una factura electrónica, según el portal web de la DIAN estas serían:

• POR TALONARIO O DE PAPEL: Preimpreso por medios litográficos o tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar conforme los requisitos legales de la factura.
• FACTURA POS: Máquina registradora de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
• FACTURA POR COMPUTADOR: Emitida por medio de un software, donde interactúa la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta o servicio, entre otras la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, etc.

Autorización de prefijos.

En ocasiones, cuando una empresa o negocio tiene diferentes sedes o por distintas razones debe identificar o separar sus facturas, se realiza a través de un mecanismo auxiliar denominado prefijo, el cual también debe está autorizado al momento de la facturación.

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