Aprende con Cuenti: todo sobre la autorización de facturación electrónica

La autorización de facturación electrónica es un trámite exigido por la DIAN para toda persona, natural o jurídica, que esté obligada a facturar electrónicamente.

Este proceso consiste en la solicitud que el contribuyente hace a la DIAN para poder utilizar un rango de numeración en sus facturas, de acuerdo con la Resolución 000042 de 2020 a partir del artículo 37.

❗ IMPORTANTE: A la fecha de actualización de este artículo se han publicado nuevas resoluciones que buscan facilitar la transición a la facturación 100% digital para mejorar el control fiscal, entre ellas la 000165 de 2023 y la 00202 de 2025.

Si quieres resolver dudas acerca de la autorización de facturación electrónica, los requisitos de este trámite y otras modalidades de facturación autorizadas por la DIAN, continúa leyendo 😉

¿Cuál es la diferencia entre la autorización y la habilitación de facturación electrónica?

Para que no te confundas 😜, la autorización y la habilitación son conceptos distintos dentro del sistema de facturación. 

Por un lado, la autorización es la solicitud que haces como contribuyente a la DIAN para obtener un nuevo rango de numeración para tus facturas electrónicas. Puedes pedir esta autorización diligenciando los formularios 1302 (solicitud de numeración) y el 1876 (resumen de la autorización).

En cambio, la habilitación se utiliza cuando el rango fue autorizado anteriormente, pero aún no se han agotado numéricamente, es decir: si tu empresa pausó facturación o por alguna otra razón no utilizaron todo el rango que les fue asignado, puedes habilitar nuevamente ese mismo rango para facturar sin necesidad de hacer una nueva solicitud.

La habilitación debe hacerse 15 días antes del vencimiento de la vigencia de tu rango de numeración actual.

Autorización de prefijos en la numeración de la facturación para sedes o canales distintos 

Si tu empresa tiene diferentes sedes puedes identificar y separar las facturas a través del mecanismo ofrecido por la DIAN de utilizar prefijos, trámite que debe hacerse junto a la solicitud de numeración. 

Cada combinación de prefijo + rango de numeración tiene su propia vigencia. Si este es tu caso y tienes la necesidad de diferenciar las facturas electrónicas que genera tu empresa, hacer uso de esta herramienta te va a ayudar mejorando el control interno, las auditorías y en general el orden operativo de tu negocio. 

Un ejemplo práctico del uso de los prefijos es el siguiente: supongamos que tu empresa tiene sede en Bogotá y Medellín, y tienes que diferenciar las facturas que generan. Los prefijos para cada numeración pueden ser “BOG” y “MED” para cada sede. 

Requisitos para solicitar la autorización de facturación electrónica

Este trámite es de carácter particular para que el contribuyente utilice sus facturas electrónicas con un rango consecutivo de numeración para facilitar el proceso tributario. Usualmente tienen una duración de dos años, pero puede ser menor en algunos casos. 

Estos son los requisitos que debes cumplir para solicitar tu autorización de facturación electrónica: 

• Tener una cuenta de usuario activa en el sistema MUISCA de la DIAN como responsable de facturación. 
• Contar con el Mecanismo de Firma Digital (MDF) vigente. 
• Asegurarte de que la información del RUT esté actualizada (especialmente la de la persona obligada a facturar, su representante legal y el correo electrónico).
• Diligenciar el formulario 1302 para hacer la solicitud y el 1876 para firmar la autorización. 

Es importante aclarar que ya no se expide una resolución en formato PDF como ocurría años atrás. Así que, aunque en algunos casos se hable de resolución de facturación, es en realidad una autorización que se identifica con los formularios mencionados anteriormente.

¿Qué otras modalidades de facturación autoriza la DIAN?

Aunque la facturación electrónica es el principal tipo de facturación exigido por la DIAN, existen otras alternativas autorizadas en casos específicos de acuerdo con la Resolución 000042 de 2020 y sus actualizaciones, que son las siguientes: 

Factura por talonario o de papel

Debe imprimirse siguiendo los requisitos legales establecidos, y se utiliza en los momentos en los que se presentan fallas técnicas en los sistemas electrónicos. 

Factura POS

Se genera a través de tu sistema de punto de venta (con hardware y software contable integrados) para operaciones directas y con consumidor final. 

Factura por computador

Emitida por medio de aplicaciones como Excel o Google Sheets, debe cumplir también con los requisitos estipulados por la DIAN. Actualmente este tipo de facturación está en desuso, pero aún puede ser autorizado en ciertas condiciones de conectividad o en zonas especiales y únicamente como contingencia.

Novedades en la normativa: lo más reciente en 2025

Como mencionamos al inicio, desde la fecha de publicación original de este artículo en 2021, se han publicado numerosas resoluciones en pro de continuar y mejorar el proceso de digitalización tributaria y facturación electrónica. 

La más reciente fue la Resolución 000202, que introduce nuevas reglas sobre los documentos equivalentes electrónicos, exigencias para proveedores de software y especificaciones para ciertos sectores, como el de salud, educación y servicios públicos.  Además, la resolución reafirma que todos los documentos soporte y equivalentes deben ajustarse a los lineamientos electrónicos. 

¿Cómo puede ayudarte Cuenti en el proceso de autorización de facturación electrónica?

Nuestro software contable está autorizado por la DIAN para el proceso de facturación electrónica. 

Con CUENTI puedes automatizar todo el proceso de facturación, generar rangos numéricos para tus facturas con prefijos personalizados, emitir todos los documentos necesarios para el cumplimiento tributario y mantener toda tu información integrada con la DIAN. 

Gestionar correctamente la autorización de facturación electrónica es fundamental para evirtar sanciones, mantener las operaciones de tu negocio y garantizar la validez legal de tus facturas. 

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