Guía Cuenti: ¿cómo evitar sanciones por no facturar electrónicamente?

La DIAN ha establecido a lo largo del desarrollo y crecimiento de la factura electrónica diversas sanciones por no facturar electrónicamente para los contribuyentes que incumplan con esta obligación. 

¿Por qué es importante cumplir con la facturación electrónica?

• Evita sanciones económicas.
• Mejora la imagen de la empresa.
• Facilita la gestión contable.

¿Quieres saber cómo evitarlas para asegurar el futuro de tu negocio? Continúa leyendo 😉

¿Cuáles son los tipos de sanciones por no facturar electrónicamente?

Estas sanciones buscan garantizar el cumplimiento de las normas tributarias por parte de los contribuyentes y así promover la formalización de la economía. El tipo de sanción que se aplique al negocio será determinado de acuerdo a la severidad de la falta, estos son los tipos de sanciones que existen:

1. Multas económicas

• Porcentaje sobre los ingresos operacionales: esta es la sanción más común. Se realiza tomando un porcentaje sobre los ingresos del negocio durante un período determinado.
• Por cada factura no emitida electrónicamente: por ser una sanción sumatoria, puede incrementar significativamente el monto total.
• Multa fija: puede establecerse en algunos casos, independientemente del valor de las operaciones no facturadas.

2. Suspensión de actividades

• Cierre temporal: puede ser ordenado por la DIAN, dependiendo de la gravedad de la falta, lo que generaría pérdidas económicas y afectaría la reputación del negocio.

3. Otras consecuencias administrativas y legales

• No aceptación de declaraciones tributarias por parte de la DIAN, que rechazaría las declaraciones tributarias presentadas por el contribuyente infractor.
• Imposibilidad de participar en procesos de contratación con el Estado.
• Embargo de bienes para garantizar el pago de las sanciones; esto solo sucede en casos extremos.
• Responsabilidad penal, como cárcel y otras, si se dan casos de evasión fiscal, que puede constituir un delito penal.

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¿Cómo se realiza el cálculo de las multas y sanciones?

El cálculo preciso de las sanciones por no facturar electrónicamente en Colombia puede variar dependiendo de diversos factores y de las actualizaciones en la normativa tributaria. Pero estos son los elementos clave que suelen considerarse al determinar estas multas:

• Intencionalidad: Las infracciones intencionales suelen ser sancionadas con mayor severidad.
• Reincidencia: Si el contribuyente ha sido sancionado anteriormente por la misma causa, las multas pueden incrementarse.
• Volumen de las operaciones no facturadas.
• Tiempo de duración de la infracción.
• Complejidad del sistema tributario: la dificultad de cumplir con las normas tributarias puede ser considerada como una atenuante en algunos casos.
• Cooperación del contribuyente durante el proceso sancionatorio.

Elementos para el cálculo de la multa

• Base imponible, generalmente es el valor total de las operaciones no facturadas.
• Porcentaje de sanciones que se aplica sobre la base imponible.
• Multa fija: no se establece en todos los casos, pero cuando sí se establece, el valor es independiente del valor de las operaciones no facturadas.

¿Cuál es el proceso administrativo a seguir en caso de sanciones por no facturar electrónicamente?

Cuando se emiten sanciones por no facturar electrónicamente, se debe seguir un proceso administrativo específico, que consta de estos pasos:

1. Detección de la infracción por parte de la DIAN (a través auditorías, cruces de información o denuncias).
2. Notificación del inicio del proceso sancionatorio al contribuyente, esta debe contener:
   • Identificación del contribuyente.
   • Motivo de la infracción.
   • Normas infringidas.
   • Plazo para presentar alegatos de defensa.
3. Presentación de alegatos de defensa por parte del contribuyente, aquí puede aportar las pruebas que sean pertinentes.
4. La DIAN puede solicitar pruebas adicionales al contribuyente o realizar las investigaciones que considere necesarias.
5. Toma de decisión, una vez finalizada la etapa probatoria. Aquí la DIAN emite una resolución en la que se resuelve si se impone o no la sanción y el monto de la misma.
6. Notificación de la resolución al contribuyente, quien podrá interponer los recursos administrativos y judiciales correspondientes.

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Derechos y obligaciones del contribuyente durante el proceso de sanciones por no facturar electrónicamente

⚖️Derecho a la defensa.

⚖️Derecho a conocer los cargos.

⚖️Derecho a presentar pruebas.

⚖️Derecho a la impugnación (interponer los recursos administrativos y judiciales establecidos en la ley).

📜Colaborar con la administración tributaria proporcionando la información que le sea solicitada.

📜Cumplir con los plazos establecidos para presentar alegatos y pruebas.

¿Qué tipo de situaciones pueden generar sanciones por no facturar electrónicamente?

La facturación electrónica, si bien simplifica muchos procesos, requiere de atención al detalle para evitar sanciones. En Cuenti, te contamos los casos más comunes y cómo evitarlos:

Errores en la información básica

1. Datos del cliente incorrectos: Nombres mal escritos, direcciones erróneas o números de identificación equivocados.

✅Siempre verifica cuidadosamente cada dato antes de emitir la factura.

2. Descripción imprecisa de productos o servicios, por falta de especificaciones técnicas o cantidades incorrectas.

✅Utiliza catálogos de productos actualizados y descripciones detalladas.

3. Valores unitarios o totales erróneos, sea por mala facturación de los productos o aplicación incorrecta de impuestos.

✅Revisa cuidadosamente los cálculos y utiliza el software de Cuenti para evitar errores.

Incumplimiento de requisitos legales

1. Falta de firma electrónica del emisor.

✅Asegúrate de contar con un certificado digital vigente y utilizarlo correctamente en cada factura.

2. No incluir todos los requisitos legales como el número de resolución o la fecha de emisión.

✅Conoce a fondo la normativa vigente y utiliza plantillas de facturación que incluyan todos los campos obligatorios.

3. Retraso en la emisión o envío de la factura al cliente.

✅Establece procesos internos que conozcan todos tus empleados para garantizar la emisión y envío oportuno de las facturas.

Ya lo sabes, si tomas medidas preventivas, estás atento a los detalles y cuentas con Cuenti, podrás evitar sanciones por no facturar electrónicamente y garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de tu negocio😉

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