Firma electrónica: Qué es y cómo renovarla

La firma electrónica, en materia contable, es una herramienta que como su nombre lo indica, te permite firmar y presentar las declaraciones de modo digital. En el mundo de las nuevas tecnologías, tanto los gobiernos como las empresas, han generado alternativas virtuales por razones de practicidad, seguridad y efectividad, y la DIAN no es la excepción.

Crear la firma electrónica hoy por hoy, es una necesidad fundamental, debido a que es un requisito indispensable para diversos trámites como la facturación electrónica. Teniendo en cuenta la importancia de este tema para el panorama empresarial, hoy queremos contarte todo lo que sabemos sobre firma electrónica. 

¿Qué es la firma electrónica?

De acuerdo a lo postulado por la DIAN, la firma electrónica es una conjunción de datos que brinda la oportunidad de firmar de modo electrónico un documento, y con la ventaja de identificar plenamente a la persona que firma dentro de todos los servicios electrónicos asociados a la DIAN. 

Al proceso de firma electrónica, pueden acceder todas las personas que están inscritas en el RUT, y existen algunos sujetos obligados a usarla, sin importar si están en territorio nacional o en el exterior. Existen otras personas que no están obligadas, y sin embargo es importante contar con esta herramienta, para efectos de cumplir con lo reglamentado para diversos trámites y obligaciones. 

¿Para qué sirve la firma digital?

El objetivo fundamental de la firma electrónica es formalizar las transacciones, como reemplazo de tu firma autógrafa, para fines de certificar los documentos asociados a todas las obligaciones que tienes frente a la DIAN. 

Lo anterior significa que tanto las personas que deben presentar declaraciones tributarias, como aquellas que deben enviar información exógena, declaraciones, u operaciones aduaneras,  deben contar con la firma electrónica. Además de contadores, representantes legales y revisores fiscales, entre otras personas que están obligadas a compartir información de diversa naturaleza con la DIAN. 

¿Cada cuánto se renueva la firma electrónica?

La firma electrónica tiene una vigencia de 3 años, contados a partir del momento de su generación, y al igual que en el momento de la creación, el proceso de renovación se puede hacer de modo virtual. 

¿Cómo renovar mi firma digital con Cuenti?

Si eres usuario de Cuenti, debes saber que por medio de nuestro software puedes renovar tu firma digital sin ningún tipo de complique. Los pasos para hacerlo son: 

1. Debes ingresar en tu cuenta, ubicar el botón “Pasos” y elegir el botón azul “Iniciar proceso factura electrónica” 

2. El siguiente paso es seleccionar la opción “Nueva firma digital” y confirmar.

3. El sistema te dará la opción de realizar tres pasos. En el primero: “Validar o actualizar la información de tu negocio”  debes validar que todos los datos sean correctos. Recuerda que todos los campos solicitados deben estar completos para que el sistema te permita continuar. Damos “Guardar” y continuamos. 

4. El segundo paso “Sube Rut, Documento de Representante legal y Cámara de Comercio”, como su nombre lo indica, te dará la posibilidad de subir el RUT la Cédula del Representante Legal y la Cámara de Comercio actualizada. Adicional a esto deberás ingresar tus datos de correo electrónico y teléfono celular, con el fin de poder ser contactado en caso de ser necesario. 

Para finalizar este paso, damos click en el botón “Regresar” y el recuadro del paso 2, debe estar de color verde. 

5. Luego elegimos el paso 3: “Inicio del proceso de creación del entorno de pruebas” confirmamos el proceso, y en este punto el recuadro del proceso se pondrá de color amarillo. Una vez realizado este proceso, el equipo de Cuenti estará validando sus documentos y reportando las novedades. 

Si quieres seguir el paso a paso con mayor claridad, puedes ver este tutorial:

Paso a paso para renovar tu firma digital:

¿Por qué la factura electrónica debe incluir firma digital?

La factura electrónica no difiere de la factura cambiaria en ninguno de sus requisitos, lo único que cambia es que producto de los avances de la tecnología es un proceso que se da en un entorno digital, pero debe estar diseñada a partir de lo reglamentado por el Estatuto Tributario. 

Teniendo en cuenta esto, uno de los requisitos fundamentales de la facturación electrónica es la firma digital, debido a que funciona como soporte de emisión de facturas por parte de un emisor. 

De acuerdo con lo postulado por la DIAN:

“La firma digital consiste en un valor numérico adherido a un mensaje de datos que vincula la clave del creador del mensaje y al texto del mismo, permitiendo verificar cualquier alteración no autorizada. La Ley 527 de 1999” 

Es preciso tener en cuenta que con fines de transparencia en las gestiones contables, la DIAN dos características necesarias con respecto a las firmas electrónicas: la primera de ellas es que solo pueden ser emitidas por Entidades de Certificación Digital, acreditadas y auditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).  La segunda plantea que, cuando se suscribe un documento con firma digital, está implícita la intención del suscriptor de firmar el documento electrónico. 

Todo esto quiere decir que, la firma digital en la factura electrónica es un requisito que no solo es obligatorio, sino que permite garantizar la calidad de título valor de la factura electrónica. Además, apuesta por el cumplimiento de los atributos de seguridad jurídica de los títulos valores electrónicos. Lo anterior es un signo de confianza en las transacciones, pues de este modo los comerciantes tienen mayor tranquilidad en cuanto a la seguridad de la facturación. 

En pocas palabras, la firma electrónica es la encargada de dotar un documento de autenticidad y seguridad, no solo entre el vendedor y el comprador, sino ante la DIAN como la encargada de regular los procesos comerciales y tributarios. 

En términos generales, esto es todo lo que debes saber sobre la importancia de la Firma Electrónica y cómo renovarla con Cuenti. Si tienes alguna consulta adicional, no dudes en ponerte en Contacto con nosotros. 

Recuerda que en Cuenti trabajamos todos los días, para brindarte herramientas que puedan facilitar los procesos contables de tu empresa.