Factura POS vs Facturación Electrónica

Lo primero que debes saber es que tanto la factura POS como la facturación electrónica cumplen con los requisitos fiscales establecidos por las entidades estatales y administrativas y, dependiendo de las características y tipo de tu negocio, deberás establecer la que corresponda.

¿Quieres saber un poco más?, continúa leyendo.

Introducción a la Factura POS

La factura POS o factura de punto de venta, se utiliza para registrar una transacción en un punto de venta que acepte pagos directos de los clientes, generalmente en negocios minoristas. Esta factura se genera en el momento de la venta, se entrega la tirilla de compra, y si el cliente lo solicita, se envía la factura electrónica POS por medios digitales. Esta contiene información sobre la venta —como la fecha, hora, impuestos aplicados o el NIT de tu empresa— y brinda un registro claro de la transacción.

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Entendiendo la Facturación Electrónica: Una Visión General

La facturación electrónica es un documento fiscal digital, creado en un sistema digital estructurado que cumple con todas las regulaciones exigidas para transacciones comerciales, cuenta con grandes beneficios en términos de eficiencia, ahorro de costos y sostenibilidad. Estas suelen contener gran volumen de información específica respecto a la empresa que realiza la venta, el cliente y la transacción.

Conoce a detalle cómo emitir la factura electrónica según la DIAN.

Factura POS vs. Facturación Electrónica: Las Diferencias Clave

Las facturas POS son más comunes en ventas minoristas y se generan en el punto de venta, pero no olvides que también tienen una versión digital: la factura POS electrónica. La facturación electrónica es un documento específico que se crea y se almacena únicamente en formato digital. Ambas tipos de facturación son reguladas por la DIAN.

Aquí tienes algunas de las diferencias clave:

• Generación y entrega: las facturas POS se generan en el punto de venta, generalmente en el momento de la transacción; puedes entregarla a tu cliente en formato físico o digital si este lo solicita. Las facturas electrónicas sólo se generan digitalmente y se envían al cliente a través de correo electrónico.
• Requisitos e información: para generar la factura POS no es obligatorio que el cliente dé sus datos personales. Si el cliente prefiere no dar sus datos, se ingresa al sistema el número de NIT 222222222222 y la razón social «consumidor final». En cambio, para la facturación electrónica, se requiere la información completa del cliente para cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN.
• Almacenamiento: con las facturas POS tienes la opción de guardarlas físicamente en tu negocio; en cambio, la facturación electrónica se almacena únicamente en formato digital. Ambas pueden ser respaldadas con sistemas de gestión electrónica.
• Formato: las facturas POS, si bien deben incluir detalles de la transacción, pueden variar en su diseño y contenido según el negocio. Las facturas electrónicas incluyen información más detallada sobre la transacción, pero ambas siguen los requisitos establecidos por la DIAN.
• Propósito: las facturas POS se emiten principalmente en ventas minoristas y transacciones directas para que el cliente tenga su recibo de compra y pueda utilizarlo para devoluciones o garantías de los productos. Las facturas electrónicas se enfocan en el cumplimiento fiscal y contable, son el principal medio de documentación de transacciones comerciales entre empresas o entre empresas y consumidores.

¿Cómo funciona la Factura POS?

El proceso de la factura POS funciona por medio de un conjunto de herramientas: computadores, lectores de código de barras, impresiones, datáfonos, y otros implementos que varían de acuerdo a tu negocio. También está el software contable, que te ayuda con funciones básicas como: registrar ventas, permitir distintos métodos de pago, generar cotizaciones, impuestos y precios de los productos.

Funciona de la siguiente manera:

• El cliente selecciona tus productos o servicios en el punto de venta, luego registras los productos seleccionados por medio del escaneo del código de barras, ingresando la información manualmente, o seleccionando elementos en la pantalla si es el caso.
  
• El sistema POS calcula automáticamente el total de la compra teniendo en cuenta precios, impuestos o descuentos de ser necesario.
  
• Una vez se determina el costo total de la compra, se genera la factura, que incluye:

1. Nombre y dirección del negocio.
2. Nombre y dirección del cliente (si aplica).
3. Lista de productos.
4. Precio total.
5. Impuestos desglosados.
6. NIT.
7. Número de la transacción.

• El cliente pagará el producto o servicio en el método de pago elegido. Luego, se entrega o se envía la factura.
  

Debes tener en cuenta que si la factura POS supera los 5 UVT (es decir, es de más de 212.060 pesos), la factura POS debe generarse con el formato de la facturación electrónica. Con Cuenti este proceso es fácil y ágil, ya que lo realiza el sistema de manera automática al detectar la cantidad de UVT.

Infórmate sobre las características técnicas y legales de la facturación POS. 

El Proceso de la Facturación Electrónica

La facturación electrónica tiene un fuerte enfoque en el cumplimiento fiscal y contable, por lo que requiere que cumplas con una serie de normas y procedimientos para documentar transacciones comerciales y garantizar la trazabilidad de las mismas.

El proceso de este tipo de facturación implica la emisión, envío, recepción y almacenamiento de facturas u otros documentos relacionados con las transacciones de tu negocio. Los pasos principales son: 

• Se crea la factura utilizando un software de facturación electrónica. Incluye todos los detalles de la transacción, IVA y otros cargos aplicables.
• La realización de la firma electrónica para garantizar la autenticidad del documento.
• Se envía la factura al cliente a través de sistemas de intercambio de documentos electrónicos. El cliente debe revisar y aprobar la factura para ser registrada y almacenada en los archivos de tu negocio durante un tiempo específico.

Beneficios y Limitaciones de la Factura POS

La factura POS agiliza el proceso de compra para el cliente, y proporciona una prueba tangible de la transacción, lo que facilita posibles devoluciones o garantías y la visualización de la venta. Te permite llevar un registro en tiempo real, lo que facilita el control de inventarios. No requiere necesariamente de una tecnología avanzada, lo que hace que sea accesible para gran variedad de negocios.

Sin embargo, depende de los sistemas informáticos y conexiones a internet que tengas en tu negocio, por lo que es vulnerable al momento de fallas técnicas. También debes tener en cuenta que al implementar este sistema de facturación debes capacitar al personal que opera en los puntos de venta, para evitar posibles errores.

Sin embargo, Cuenti ha desarrollado herramientas que ofrecen soluciones a estas desventajas: cuando detecta que no hay conexión a internet, el sistema trabaja de manera offline y sincroniza la información al detectar nuevamente la red. La plataforma también es fácil e intuitiva, y ofrece contínuo acompañamiento de soporte, por lo que el personal siempre podrá resolver dudas cuando sea necesario.

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