¿Facturación Electrónica POS?

Desde el año 2020 es obligatorio en Colombia la expedición de factura electrónica para toda persona natural o jurídica que enajene bienes o servicios dentro del territorio nacional y cumpla con las condiciones estipuladas por la ley.

Sin embargo, existe una excepción que permite que algunos contribuyentes puedan emitir también un documento equivalente a la facturación electrónica el cual es conocido como tiquete o Factura POS (por sus siglas en inglés Point Of Sale).

La facturación electrónica POS, es utilizada mayormente por diferentes negocios como tiendas, mercados de grandes superficies, restaurantes, cines, parqueaderos, almacenes de cadena, entre otros.

Este documento debe ser generado por un software especializado y aceptado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el cual se desarrolla a través de un sistema de punto de venta para sistematizar el control de muchos procesos como las ventas e inventarios.

¿Qué debe contener una Facturación Electrónica POS?

La facturación electrónica POS para que sea válida debe cumplir con los siguientes requisitos de forma obligatoria según lo señala el artículo el artículo 13 de la resolución 000042 del 2020:

• Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.
• De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
• De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en las condiciones que se señalan en la presente resolución.
• De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
• Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
• De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
• Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas – IVA y autoretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
• Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

LA FACTURA ELECTRÓNICA POS ES DEDUCIBLE.

Según comunicado emitido por la DIAN el pasado 1 de marzo, la facturación electrónica POS es deducible, así lo indica textualmente el escrito:

“Conforme lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, dado que a la fecha aún no se había expedido decreto reglamentario, se siguen las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018. Esto significa que hoy, el documento equivalente POS tiene plena validez para solicitar costos y deducciones en el Impuestos sobre la Renta, lo mismo que Impuestos descontables en el Impuestos sobre las Ventas, y será así hasta tanto se reglamente la materia; sin perjuicio de la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.”

Si bien la factura POS, como documento equivalente a la factura electrónica DIAN en algunos casos es deducible, es importante resaltar que el contribuyente debe solicitar dicha autorización a la DIAN, mediante el formato 1302.

La factura POS es deducible al 100% sólo si es electrónica y se tiene la autorización para el sistema POS instalado, de lo contrario el contribuyente no podrá utilizarlo, y si lo utiliza, los documentos generados no tienen valor fiscal como documento equivalente, lo cual podría implicar una posible sanción por facturación.

¿CUÁNDO NO ES DEDUCIBLE LA FACTURA POS?

La factura POS cuando no es electrónica y según la forma en la que se emita el documento, puede no ser deducible o tener algunas restricciones al momento de la declaración ante la DIAN.

Estas diferencias serían las siguientes:

• Facturación POS con Máquinas registradoras: A partir del 1 de noviembre de 2020, los tiquetes de máquina registradora con sistema POS dejaron de servir para soportar costos y gastos e impuestos descontables en las declaraciones de renta e IVA respectivamente. Según lo establece el decreto 358 de marzo de 2020, en el artículo 1.6.1.4.26 del decreto único reglamentario 1625 de 2016.
• Facturación POS con Software: Si una empresa cuenta con la autorización de numeración ante la DIAN, tanto para la factura electrónica como para los tiquetes POS, puede emplear ambos sistemas de facturación, según lo estipulado en el artículo 38 de la Resolución 000042 de 2020. Sin embargo, NO todas las facturas se pueden emitir de esta manera, es importante resaltar que en este caso hay dos condiciones:
  1. Si un cliente exige factura electrónica se debe anular este documento y emitir una factura electrónica.
  2. No todas las compras que haga una empresa a un proveedor se pueden soportar con este tipo de facturación cada año. La DIAN realizó limitaciones en este apartado, es decir, solo un porcentaje sobre la totalidad de las compras serán válidas, quedando de la siguiente manera:  30% para el 2020, 20% para el 2021 y 10% para el 2022 sin factura electrónica.

¿Quién puede usar un Sistema de Facturación POS?

Toda persona natural o jurídica que esté obligada a generar facturación electrónica DIAN y tenga la necesidad de hacerlo, puede utilizarlo siempre y cuando el mismo este autorizado por la DIAN, como hemos mencionado anteriormente.

Según establece el artículo 10 de la resolución 000042 del 2020: «Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la factura de venta. Los sujetos obligados a facturar, sin perjuicio de la obligación de expedir factura electrónica de venta, podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución, no obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los contemplados en el artículo 13 de esta resolución, deberán expedir factura electrónica de venta.»

Es importante aclarar que dicha resolución no considera como sistema el PLU, únicamente se considera válido el Sistema POS, por ende, los tiquetes generados por las máquinas registradoras de tienda no son admitidos por la DIAN.

Características Técnicas que debe contener un Sistema de Facturación POS.

La factura POS es generada, por un sistema de software y hardware combinados, que se instalan para llevar el control de los inventarios en tiempo real, así como también de tomar los datos de los clientes, reportar ventas e inventarios, entre otras funciones administrativas.

Al igual que la facturación electrónica POS, para poder ser autorizado por la DIAN, el sistema POS debe contener de manera obligatoria ciertas características, establecidas en el artículo 36 de la resolución 000042 del 2020, las cuales son:

• Que el hardware y software interactúe, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.
• Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
• La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.
• El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
• Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el comprobante informe diario, por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente POS (Consultar la información que debe contener el comprobante).
• Inventario de máquinas registradoras y dispositivo usados para expedir el documento equivalente POS, con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.
• El comprobante informe diario deberá elaborarse en forma electrónica o física debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.
• La información de que trata el literal i), se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.

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