El ABC del POS electrónico

Con cada paso que damos dentro de la digitalización de los procesos tributarios y de impuestos en el país, se generan una serie de cambios importantes en la gestión de nuestros negocios, como los que se están llevando a cabo con los nuevos avances en soluciones POS electrónico este año.

En este artículo te contamos acerca del nuevo POS electrónico (o documento equivalente electrónico) que se empieza a implementar desde el primero de mayo, así que continúa leyendo para enterarte de todo 🤓

Abordaremos las preguntas más relevantes que puedas tener sobre este nuevo sistema, incluyendo las características, requisitos, cambios y obligaciones que puedan interesarte para la gestión tributaria de tu empresa.

Empecemos por lo primero, ¿qué son documentos electrónicos para la DIAN?

Son archivos electrónicos que sirven como soporte de una transacción comercial, tienen la misma validez legal y fiscal que un documento físico y son avalados por la DIAN. 

¿Qué documentos electrónicos existen?

La DIAN ha establecido diferentes tipos de documentos electrónicos que pueden ser utilizados por los contribuyentes, como los siguientes: 

• Factura electrónica de venta
• Nota crédito electrónica
• Nota débito electrónica
• Recibo electrónico
• Documento equivalente electrónico (POS electrónico)
• Documento de soporte de pago de nómina electrónica
• Documento de soporte de importación

Ten en cuenta que con el tiempo la DIAN puede determinar la existencia de nuevos documentos electrónicos, según sea necesario en el control tributario. 

❗ Te recomendamos leer: Claves para la nueva era de la Factura Electrónica 2024 – Cuenti

¿Qué es el POS electrónico?

Es un documento equivalente a la factura de venta generado a través de un software contable para ser validado por la DIAN, y debe ser implementado por todos aquellos que están obligados a facturar. Puedes consultar las fechas en el este LINK

Este documento cumple con los mismos requisitos legales que la factura electrónica, pero tiene algunas diferencias en su estructura y contenido. Oficialmente, es llamado “documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS”.

Este nuevo sistema busca modernizar el sistema de facturación con la transformación del punto de venta y la implementación de nueva tecnología de pago digital. Estos son los documentos equivalentes a factura según lo señalado en el artículo 15 de la Resolución 165 del 1 de noviembre de 2023:

¿Qué normativa cobija al POS electrónico?

El documento equivalente electrónico está cobijado bajo la Resolución 165 de 2023 expedida por la DIAN, que modifica el sistema de facturación electrónica para modernizarlo, hacerlo más eficiente y combatir la evasión fiscal. 

Entre los cambios se encuentran la simplificación de la información en las facturas, la eliminación de la necesidad de una impresora fiscal, la implementación del nuevo documento equivalente electrónico y la adaptación a nuevas tecnologías.  También se establece un anexo técnico que define los requisitos técnicos y de seguridad para la emisión y conservación del documento equivalente electrónico.

Requisitos del documento equivalente electrónico

Para poder emitir el POS electrónico debes cumplir con una serie de requisitos, aquí te explicamos:

• Contener el NIT y el nombre completo o razón social del vendedor.
• Describir la discriminación del IVA, ipoconsumo, impuesto de bolsa plástica y los que sean aplicables.
• Llevar el número correspondiente del rango de numeración autorizado y expedido por la DIAN.
• Fecha y hora de generación.
• Debes entregar al cliente el POS electrónico junto al documento electrónico de validación. Asegúrate que incluya el código QR y el CUDE correspondiente para garantizar la validez del documento.
• Indica la calidad de retenedor o autorretenedor del IVA, según corresponda.
• Incluir el NIT y el nombre completo o razón social del fabricante del software y nombre del software. 
• Incluir el CUDE. 
• Contener el QR con la URL de la DIAN donde se encuentra el documento equivalente electrónico. 
• Incluir tu firma digital o la de tu empresa. 
• Cumplir con las condiciones técnicas señaladas en el anexo técnico del documento equivalente electrónico que se establece en la Resolución 165 de 2023. 

¿Quiénes deben tener un POS electrónico?

Según lo que establece la DIAN en el artículo 14 de la Resolución 165 de 2023, así se explica la obligatoriedad de expedir el documento equivalente a la factura de venta: 

Están obligados a emitir POS electrónico

1. Los responsables del IVA.
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo (ipoconsumo).
3. Todas las personas o entidades en calidad de comerciantes, profesionales liberales que presten servicios de forma independiente (médicos, abogados, ingenieros…), prestadores de servicios inherentes a las profesiones liberales como auxiliares de contabilidad o secretarias, o personas que venden productos agrícolas o ganaderos.
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios a consumidores finales.
5. Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA.
6. Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.

No están obligados a emitir POS electrónico

1. Entidades financieras como bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento.
2. Cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, etc.
3. Personas naturales que no superen un límite de ingresos brutos (3.500 UVT en 2023), que solo vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados, o que cumplan con las condiciones del artículo 437 del Estatuto Tributario.
4. Empresas de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.
5. Trabajadores y pensionados con ingresos por salario o pensión.
6. Prestadores de servicios electrónicos desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia.
7. Juntas de Acción Comunal que requieren devolución o compensación de IVA.

¿Por qué deberías utilizar un POS electrónico?

Utilizar el POS electrónico traerá una serie de beneficios para ti como contribuyente, facilitando la gestión de tu empresa y otorgándote beneficios tributarios convenientes para ti y tu negocio. 

Beneficios para los contribuyentes

• Reducción de costos: El POS electrónico es una alternativa más económica que la factura electrónica tradicional, ya que no requiere de una impresora fiscal ni de la compra de software especializado.
• Eficiencia en la gestión administrativa: el documento equivalente electrónico permite automatizar la gestión de las ventas, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo que dedicas a estas tareas.
• Mejora en la organización: El POS electrónico facilita la organización y el almacenamiento de los documentos electrónicos.
• Mayor seguridad: También ofrece mayor seguridad que los documentos físicos, ya que está protegido por firma electrónica.
• Beneficios tributarios: El documento equivalente electrónico permite acceder a los mismos beneficios tributarios que la factura electrónica, como el descuento de IVA y la deducción de costos y gastos.

Beneficios para la DIAN:

• Mayor control fiscal sobre las operaciones comerciales, lo que facilita la detección de evasión fiscal.
• Reducción de la evasión, ya que es más difícil de falsificar que los documentos físicos.
• Eficiencia en la administración tributaria gracias a la automatización de la recepción y procesamiento de la información.

¿Estás listo para realizar avances en tu punto de venta y pasarte al POS electrónico o aún tienes dudas? No dudes en contactarnos, y cuenta con Cuenti😉

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