Descubre con Cuenti: tipos de factura en Colombia

Toda persona, como consumidora de productos o servicios y cada dueño de negocios o empresas, conoce la importancia de las facturas. Estas tienen un papel fundamental en el panorama comercial del mundo, pero ¿sabías que tenemos distintos tipos de factura en Colombia? 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha establecido un marco regulatorio para los distintos tipos de facturas, cada uno adaptado a características específicas de diferentes operaciones comerciales, por lo que cada tipo de factura cumple con especificaciones y requisitos particulares.

La existencia de varios tipos de factura le permite a la DIAN controlar y monitorear las actividades económicas, asegurando que las empresas operen bajo normativas claras y facilitando los procesos comerciales mediante formatos específicos para cada tipo de operación.

¿No tienes idea, o tienes dudas, de cuáles son los tipos de factura en Colombia? No te preocupes, Cuenti te lo cuenta, así que sigue leyendo🤓📓

Analizamos para ti los tipos de facturas en Colombia, autorizados por la DIAN 

Como te mencionamos antes, los distintos tipos de factura ayudan a garantizar el cumplimiento tributario y se adaptan específicamente a cada transacción.

Pero, ¿cuál es la clasificación de los tipos de factura que establece la DIAN?

1. Factura de venta

Es el documento principal utilizado en transacciones comerciales, y es utilizada por todas las empresas y comerciantes para documentar ventas internas.

• Requisitos:
  • Datos del vendedor (nombre, NIT, dirección).
  • Datos del comprador.
  • Descripción detallada de los bienes o servicios.
  • Cantidad, precio unitario, y valor total.
  • Impuestos aplicables (IVA, ICA).
  • Número consecutivo y fecha de emisión.

2. Factura electrónica

Es una versión digital de la factura de venta, obligatoria para ciertos contribuyentes y en fechas determinadas, según la normativa de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). La factura electrónica y el documento equivalente electrónico deben cumplir con ciertos requisitos técnicos y son enviadas y recibidas a través de sistemas electrónicos.

• Requisitos:
  • Cumplir con los estándares técnicos de la DIAN.
  • Firma electrónica para autenticidad.
  • Transmisión electrónica a la DIAN y al receptor.

❗Es importante que sepas las diferencias y requisitos entre las facturas electrónicas, por lo que te recomendamos leer: Documento equivalente y facturación electrónica, ¡no te confundas!

3. Factura de exportación

Se utiliza en operaciones de venta de bienes o servicios fuera del país, es emitida por exportadores para documentar operaciones internacionales, facilitando procesos fiscales y de aduanas.

• Requisitos:
  • Información detallada sobre los productos exportados.
  • Datos del comprador internacional.
  • Incoterms y condiciones de envío.
  • Valor en la moneda de la transacción.

4. Factura proforma

Es un documento preliminar que proporciona una cotización detallada de los bienes o servicios antes de la venta. No tiene valor fiscal ni contable, pero se utiliza para que el comprador conozca los términos y condiciones de la venta antes de emitir la factura definitiva.

• Requisitos:
  • Los mismos de una factura de venta, pero marcada como «proforma».

5. Factura de compra

Utilizada por los compradores para registrar adquisiciones a proveedores que no emiten factura de venta, como en el caso de compras a agricultores, pequeños productores u otros proveedores informales. Esta factura es elaborada por el comprador y debe ser registrada ante la DIAN.

• Requisitos:
  • Información del comprador y vendedor.
  • Descripción de los bienes o servicios.
  • Precio y total de la transacción.
  • Registro ante la DIAN.

6. Factura de contingencia

Se utiliza cuando, por algún motivo, no es posible emitir una factura electrónica, y deben ser informadas a la DIAN una vez se restablezca el sistema electrónico.

• Requisitos:
  • Numeración autorizada por la DIAN.
  • Registro posterior a la DIAN una vez se restablezca el sistema.

7. Factura cambiaria de compraventa

Similar a la factura de venta, pero se utiliza en operaciones que involucran un contrato de compraventa internacional, por lo que sirve también como título valor.

• Requisitos:
  • Debe cumplir con los requisitos de una factura de venta.
  • Contener cláusula que permita su uso como título valor.

8. Factura de importación

Se utiliza para registrar la compra de bienes o servicios del extranjero, detallando costos, impuestos de importación y otros gastos relacionados; busca documentar las importaciones y facilitar el control fiscal y aduanero.

• Requisitos:
  • Detalles del proveedor extranjero.
  • Descripción y valor de los bienes o servicios importados.
  • Costos adicionales e impuestos de importación.

¿Cómo puedo elegir el tipo de factura adecuado para mi negocio?

Elegir el tipo de factura adecuado te garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales y optimizará las operaciones comerciales de tu negocio. Sigue estos pasos para elegir la factura adecuada para ti, recuerda que puede variar de acuerdo a las transacciones que realices en tu empresa.

1. Conoce la naturaleza de tu negocio, para ello, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la actividad principal?, ¿tu negocio se dedica a la venta de bienes, prestación de servicios, o ambos?
• ¿Quién es tu mercado y público objetivo?, ¿son clientes nacionales, internacionales, o ambos?

2. Identifica tus obligaciones fiscales

Verifica si estás registrado como responsable del IVA, si eres gran contribuyente, o si tu actividad requiere algún régimen especial. También recuerda consultar las normativas vigentes sobre la obligatoriedad de la factura electrónica y qué aplica a tu negocio.

3. Implementa un software de facturación

Escoge un software que permita emitir los diferentes tipos de facturas que necesita tu negocio y que esté autorizado por la DIAN para la facturación electrónica.

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4. Consulta con un equipo experto

Pide una asesoría fiscal y contable para asegurarte de que estás cumpliendo con todas las obligaciones y utilizando los tipos de factura correctos. Te recomendamos asesorarte con nuestro equipo y adquirir el software de Cuenti, así, sin duda, cumplirás con todo lo necesario. 🤓

Ejemplos para ti: ¿cómo se usan los tipos de factura en Colombia?

Cada tipo de factura se adapta a situaciones específicas según la naturaleza de la transacción y las regulaciones fiscales. Al elegir y utilizar correctamente el tipo de factura adecuado, las empresas pueden cumplir con las normativas, optimizar sus operaciones comerciales y mantener una buena relación con sus clientes y proveedores.

Te damos algunos ejemplos de uso:

Tienda de ropa – factura de venta

• Uso: cuando se realiza la venta de una o varias prendas, la tienda emite una factura de venta que incluye los detalles del vendedor, comprador, productos, precios, IVA y el total.

Empresa de software – factura electrónica

• Uso: La empresa vende una licencia de software a otra, por lo que emite una factura electrónica que se transmite automáticamente a la DIAN y al cliente. 

Exportador de café – factura de exportación

• Uso: Si un productor de café vende una tonelada de café a una empresa en Estados Unidos, el productor emite una factura de exportación con todos los detalles necesarios para la exportación y los procesos aduaneros.
• Ejemplo:
  • Cliente: Coffee Importers Inc.
  • Descripción del producto: Café Arábica (1 tonelada)
  • Precio: USD 5,000
  • Condiciones: FOB (Free On Board) Puerto de Cartagena

Empresa de equipos médicos – factura Proforma

• Uso: Si un hospital quiere comprar 10 equipos de ultrasonido, la empresa emite cotización por medio de una factura proforma para que el hospital revise y apruebe antes de la compra definitiva.

Restaurante compra insumos a agricultores – factura de compra

• Uso: Si un restaurante compra vegetales a un agricultor local que no emite factura, este debe emitir una factura de compra detallando la adquisición y registrarla ante la DIAN.

Tienda de electrónicos – factura de contingencia

• Uso: Si una tienda de electrónica no puede emitir facturas electrónicas por un fallo en el sistema, debe emitir una factura de contingencia en papel con numeración autorizada y luego registrarla electrónicamente ante la DIAN cuando se resuelva el problema.

Venta internacional de maquinaria – factura cambiaria de compraventa

• Uso: Una empresa colombiana vende maquinaria a una empresa en México con pago a crédito. La empresa colombiana debe emitir una factura cambiaria de compraventa, que sirve también como título valor, permitiendo al vendedor exigir el pago en caso de que se incumplan las condiciones de pago.
• Ejemplo: 
  • Cliente: Maquinaria MX S.A.
  • Descripción del producto: Maquinaria Industrial (2 unidades)
  • Precio: USD 50,000
  • Condiciones de pago: 30 días

Importación de productos electrónicos – factura de importación 

• Uso: Si una tienda de tecnología importa laptops desde China, la tienda emite una factura de importación que documenta la compra, costos adicionales y los impuestos pagados.
• Ejemplo: 
  • Proveedor: Tech Export Ltd.
  • Descripción del producto: Laptops (50 unidades)
  • Precio: USD 25,000
  • Impuestos de importación: $2,000,000

Ahora sabes que los tipos de factura en Colombia se adaptan a situaciones específicas según la naturaleza de la transacción y las regulaciones fiscales, ¿ya sabes cuál necesita tu negocio? Cuenta con Cuenti 😉

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