29 enero, 2023

Libros de Contabilidad

Una de las herramientas con las que cuenta la contabilidad, para manejar de forma ordenada todo lo relacionado a la gestión financiera de un negocio o empresa, son los libros de contabilidad.  

A través de los libros de contabilidad, se van a registrar de forma detallada y cronológica todos los movimientos financieros realizados por una persona o empresa durante un año. Estos libros son súper útiles e indispensables para el trabajo que desempeña un contador.  

¿Sabías qué, los libros de contabilidad se dividen en principales y auxiliares?  Sigue leyendo, que en este artículo vamos a conocer ampliamente sobre esta herramienta tan útil.

¿Por qué son tan importantes los libros de contabilidad?  

Como hemos mencionado, los libros de contabilidad son de suma importancia, ya que permiten registrar todos los movimientos u operaciones mercantiles y administrativas que realiza una persona o empresa, con la finalidad de demostrar su situación financiera en determinados períodos de tiempo.  

Aunque en los tiempos actuales ya es posible manejar estos libros, con software como el que te ofrecemos en CUENTI, anteriormente, se manejaban de forma manual en textos con hojas y folios donde se registraba cada operación. 

A través de los libros de contabilidad, también es posible dar garantía a personas externas a la compañía, que tienen algún tipo de vinculación con la empresa, sobre la legalidad de los movimientos económicos, así como de conocer las deudas y la solvencia que pueda tener el negocio. Incluso son la base para poder cumplir con las obligaciones tributarias establecidas por las autoridades colombianas.   

Ahora bien, los libros contables, se dividen en dos grandes categorías, libros principales y libros auxiliares.

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Libros Principales. 

Los libros de contabilidad principales, son aquellos de carácter obligatorio, es decir, aquellos que cualquier empresa o persona debe llevar para registrar todos los movimientos económicos según los principios contables.  

Aunque en Colombia, no exista una ley que específicamente indique cuales son y ha sido el mismo gremio el que se ha encargado de realizar la categorización, a continuación, vamos a mencionar los que se consideran Principales:  

Libro Diario 

Este libro es la base de todos los demás, a través de este, se registran todas las operaciones económicas, que se realiza la empresa a diariamente, con el fin de poder totalizar a final del mes todos los débitos y créditos para luego ser trasladados al libro mayor.  

Dichas operaciones, se realizan mediante asientos contables, los cuales se van anotando a medida que se vayan produciendo.  

Libro mayor y balance.  

Es uno de los más utilizados y conocidos dentro de los libros de contabilidad. En este libro se traslada toda la información del libro diario agrupadas por cuentas, registrando de esta manera toda la información contable por un período determinado, no superior a un trimestre.  

El libro mayor se registra, en hojas separadas, la siguiente información: 

  • Todos los pasivos y activos. 
  • Las cuentas con relación a los gastos e ingresos.  
  • Todos los movimientos contables de una empresa.  

Libro de inventarios y balances. 

En este caso, aunque no deba llevar necesariamente el formato de libro, si se debe registrar de forma detallada todos los activos, pasivos y el capital que constituye a una empresa al inicio de sus operaciones económicas. También se registra todos los saldos en los cuales cierra las operaciones, al cierre de cada ejercicio fiscal. 

Libro de accionistas 

Partiendo desde el principio que toda sociedad debe poder entregar certeza jurídica sobre las empresas y sus miembros, nace la necesidad de llevar un libro de accionista, el cual contiene toda la información correspondiente a la participación accionaria.  

Es decir, en este libro se registra toda la información de: nombre, nacionalidad y domicilio de cada accionista, así como también la cantidad y toda la información detallada de títulos que le pertenecen, las exhibiciones efectuadas y todas las transmisiones en las cuales se ha participado. 

Libro de actas.  

Este es otro libro que no contiene información de movimientos contables, sino, que contiene todas las actas de las reuniones que realiza la junta directiva desde el momento que se constituyó la empresa. Es decir, aquí quedan registradas todas las decisiones que se ha tomado en casa junta general o extraordinaria que se ha llevado a cabo durante el ejercicio operacional de una empresa.  

Ahora que ya conocimos los libros principales, vamos a hablar de forma detallada los libros auxiliares.  

Libros auxiliares. 

Para entender fácilmente, son libros contables que registran de forma detallada y analítica, toda la información que se registra en los libros principales. En este caso, cada empresa determina, según su tamaño y operaciones a realizar, cual va ser la cantidad de libros auxiliares que va manejar.  

La información que por lo general encontramos en estos libros es:  

  • Registro cronológico de las operaciones realizadas. 
  • Detalle de toda actividad de la empresa. 
  • Registro del valor correspondiente al movimiento de cada subcuenta. 

Dentro de los libros auxiliares de contabilidad podemos mencionar: 

Libro de bancos  

En este libro se registran todos los movimientos hechos en una cuenta bancaria, es decir, todas las transacciones realizadas como: los giros de cheque, las notas de crédito y débito, las consignaciones, entre otras. Se hace por cuenta y de forma separada.  

Libro de clientes o cartera 

El libro de clientes, como bien su nombre lo indica, sirve para llevar registro detallado de las cuentas que tenemos con cada cliente con el cual existe alguna relación comercial. En este, se anotan todas las facturas y notas de créditos que generamos. Bien sea lo recibido por el cliente o lo que debemos pagarle nosotros.  

Libro de caja 

Viene siendo uno de los libros auxiliares más usados, ya que lleva el control de caja o lo que conocemos como flujo de caja, es decir, en este libro se registra todo lo que tiene que ver con los cobros y pagos en efectivo, dejando anotado el saldo correspondiente al final de la jornada diaria.  

En resumen, como hemos visto en este artículo, el manejo de la contabilidad puede resultar algo complejo, sin embargo, en Cuenti te ofrecemos el mejor software para manejar todas tus operaciones contables de forma automática y segura, facilitando todo el proceso para hacer más rentable tu negocio.  

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Escrito Por: Julie Guirados

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