Montar una tienda online o negocio de dropshipping puede ser algo fácil al principio, pero desde Cuenti sabemos que lo verdaderamente complicado llega cuando las ventas crecen y toca entender qué pasó realmente con todo ese dinero.
Esto suele pasar porque, por ejemplo, una venta puede entrar por una pasarela de pago, otra puede cobrarse contra entrega, una tercera puede terminar en devolución y, en medio de todo eso, aparecen comisiones, costos de envío, retenciones y facturas que deben quedar correctamente soportadas. Mejor dicho, un enredo total.
Es por eso que, cuando en Cuenti hablamos de la contabilidad para ecommerce Colombia no lo hacemos solo para empresas grandes, sino también para tiendas pequeñas que quieren saber cuánto están vendiendo realmente, cuánto les cuesta cada operación y cuánto dinero queda después de todos los gastos.
Ahora bien, si ya pasamos a hablar directamente de modelos como el dropshipping, todo esto puede llegar a ser un poco más enredado porque el proveedor, la plataforma de comercio electrónico, la transportadora y la pasarela de pago pueden estar involucrados en una misma venta.
Por eso, llevar las cuentas de un negocio digital no consiste simplemente en sumar las ventas del mes. Hay que conseguir que toda la operación tenga sentido también desde el punto de vista contable y tributario, por lo que en este artículo te enseñamos paso a paso todo lo que deberías saber.
¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio de dropshipping en Colombia?
El dropshipping tiene una particularidad frente a otros modelos de comercio electrónico: puedes vender productos a tus clientes sin tener necesariamente el inventario en tus propias instalaciones, así que desde tu computador y en la comodidad de tu hogar puedes tener una empresa rentable.
En este tipo de operación pueden participar el cliente, tu tienda online, el proveedor, una plataforma de ecommerce, una pasarela de pago y una empresa de logística, y aunque esto puede hacer que el modelo sea bastante práctico para comenzar, también significa que hay varios movimientos que deben quedar correctamente identificados en la contabilidad.
Por eso, llevar la contabilidad de un negocio de dropshipping en Colombia no consiste simplemente en registrar cuánto dinero llegó a la cuenta bancaria. Es necesario entender qué ocurrió con cada venta, quién intervino, cuánto recibió cada parte y qué costos estuvieron asociados a la operación.
¿Quién factura al cliente en un negocio de dropshipping?
Esta es una de las primeras preguntas que debe resolver un negocio de dropshipping. La respuesta depende de cómo esté estructurada la operación y de quién realiza la venta frente al cliente final.
Por ejemplo, si tu tienda es quien comercializa el producto, recibe el pedido y cobra al consumidor, debes analizar las obligaciones de facturación que correspondan a tu negocio. El hecho de que un proveedor sea quien almacena y envía el producto no significa automáticamente que sea quien realiza la venta al cliente final.
Por eso, antes de definir cómo registrar las operaciones, es importante tener claro cuál es el papel que cumple cada participante dentro del modelo.
¿Cómo se registra el pago al proveedor?
Una vez que el cliente realiza la compra, normalmente existe un pago al proveedor que se encarga de suministrar y, en muchos casos, despachar el producto.
Este movimiento debe quedar respaldado con los documentos y soportes que correspondan a la operación. De esta manera, es posible identificar cuánto representa la venta, cuál es el costo relacionado con el producto y qué otros gastos se generaron durante el proceso.
Por ejemplo, si un cliente paga $ 150.000 por un producto y el proveedor cobra $90.000 por suministrarlo, la contabilidad debe permitir identificar correctamente cada uno de estos valores y no limitarse a registrar los $ 60.000 restantes como si fueran directamente la venta.
El tratamiento contable específico dependerá de cómo esté estructurado el negocio y de si actúa como principal o como intermediario, por lo que esta distinción es importante al momento de definir el registro de las operaciones.
¿Qué pasa con las comisiones de las pasarelas de pago?
A los costos del proveedor pueden sumarse las comisiones cobradas por la pasarela de pago. Por eso, el valor que aparece finalmente en la cuenta bancaria puede ser inferior al valor cobrado al cliente.
Por ejemplo, si la tienda realiza una venta por $150.000 y la pasarela descuenta una comisión antes de transferir el dinero, no debería registrarse simplemente el valor recibido en el banco como si fuera el total de la venta.
La contabilidad debe permitir diferenciar el valor de la operación, la comisión cobrada y el dinero efectivamente recibido.
Esto también facilita la conciliación entre las ventas registradas, los reportes de la pasarela y los movimientos bancarios.
¿Y qué pasa con los envíos y otros costos?
El hecho de que el proveedor sea quien envía directamente el producto al cliente no significa que los costos logísticos deban perderse de vista.
Dependiendo de cómo esté estructurada la operación, pueden existir costos de envío, almacenamiento, devoluciones, plataformas, publicidad, comisiones y otros gastos relacionados con la venta.
Tener estos valores identificados permite conocer cuánto cuesta realmente cada operación y, sobre todo, evitar la idea de que todo el dinero que entra a la cuenta bancaria representa una ganancia para el negocio.
La importancia de conservar los soportes
En un negocio de dropshipping pueden generarse muchos documentos y registros: pedidos de clientes, facturas, comprobantes de pago, documentos del proveedor, reportes de las plataformas, soportes de las pasarelas, información de envíos y documentos relacionados con devoluciones.
Mantener esta información organizada permite tener una trazabilidad mucho más clara de cada operación.
Al final, la idea es poder responder fácilmente preguntas como: ¿qué vendí?, ¿cuánto cobré?, ¿cuánto pagué al proveedor?, ¿cuánto me cobró la pasarela?, ¿cuánto costó el envío y cuánto dinero quedó realmente después de todos estos movimientos?
Y esto se vuelve todavía más importante cuando el negocio empieza a manejar cientos o miles de pedidos al mes. Lo que al principio puede controlarse fácilmente con una hoja de cálculo puede convertirse rápidamente en una gran cantidad de información difícil de conciliar manualmente.
Por eso, una contabilidad para dropshipping en Colombia bien organizada debería acompañar la operación desde el momento en que se genera la venta hasta que se recibe el dinero, se pagan los costos correspondientes y, si es necesario, se gestiona una devolución o un ajuste
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¿Cómo facturar electrónicamente las ventas bajo la modalidad de Pago Contra Entrega (COD) en un negocio de dropshipping?
El Pago Contra Entrega (COD, por sus siglas en inglés) tiene una particularidad que puede generar un poquito de confusión: que el cliente pague cuando recibe el producto no significa que la venta pueda quedar por fuera del proceso de facturación electrónica cuando existe obligación de facturar.
Esto pasa porque en Colombia, la obligación de expedir factura electrónica depende de las reglas establecidas por la DIAN para los responsables de facturar. La forma en que el cliente realiza el pago no elimina por sí misma esa obligación.
Por eso, una tienda que trabaja con COD debe tener claro cómo está manejando la facturación de esas operaciones y cómo relaciona cada venta con su respectivo pago.
Aquí es importante separar tres momentos que pueden confundirse:
- La venta: el cliente realiza el pedido.
- La facturación: se genera el documento correspondiente de acuerdo con las reglas de facturación aplicables.
- El recaudo: la empresa recibe efectivamente el dinero, en este caso a través del mecanismo utilizado para el pago contra entrega.
Esto también explica por qué llevar la contabilidad para ecommerce Colombia únicamente a partir de los movimientos de la cuenta bancaria puede generar diferencias. El dinero recibido no siempre coincide exactamente con el valor de la venta: pueden existir comisiones, costos de recaudo, fletes u otros conceptos que deben identificarse correctamente.
Es por eso que si tienes una tienda que maneja un volumen importante de pedidos contra entrega, el mantener la trazabilidad entre pedido, factura, recaudo y devolución puede facilitar mucho las cosas después.
El tratamiento contable de las comisiones de pasarelas de pago y fletes logísticos
Esta es otra de esas partes de un ecommerce que pueden parecer pequeñas cuando se mira una sola venta, pero que adquieren mucho peso cuando se multiplican por cientos o miles de pedidos.
Por ejemplo, digamos que tu tienda vendió 100.000 pesos.
El cliente te puede pagar esos 100.000 pesos, pero eso no significa necesariamente que el dinero llegue completo a la cuenta bancaria de la empresa porque la pasarela puede descontarte una comisión o la transportadora puede cobrar el servicio de entrega.
Por eso, si tu empresa simplemente revisa cuánto dinero llegó al banco y lo registra como venta, puede terminar mezclando ingresos y gastos que deberían identificarse por separado.
Una buena gestión contable debería permitir distinguir en un negocio de dropshipping, como mínimo:
- valor de la venta
- comisión de la pasarela
- costo del envío
- valor efectivamente recaudado
- devoluciones
- y otros ajustes que correspondan
¿Y qué pasa con los fletes?
Pilas, porque los costos logísticos también deberían quedar correctamente identificados en la contabilidad de acuerdo con la operación y los soportes correspondientes. Esto te permite saber cuánto te está costando realmente vender y entregar un producto.
Además si tienes esta información organizada puede ayudarte a detectar diferencias entre lo que se cobra al cliente y lo que realmente cuesta la operación.
¿Cómo gestionar las devoluciones y notas crédito en una tienda online?
Hay algo a lo que todas las empresas temen, pero que son parte normal del comercio electrónico: las devoluciones.
El temor viene de ese problema que puede aparecer cuando la tienda registra la venta, recibe el dinero y después el cliente devuelve el producto, pero la información contable se queda en el estado inicial y entonces empiezan a aparecer diferencias.
Acá, y como te hemos dicho antes, es cuando tener la operación correctamente documentada se hace fundamental, pues la devolución debe reflejarse en los documentos y registros que correspondan según la naturaleza de la operación.
Por ejemplo, cuando procede una nota crédito electrónica, esta cumple una función importante dentro del sistema de facturación electrónica, ya que la DIAN contempla las notas crédito como documentos electrónicos que permiten hacer ajustes a una factura electrónica de venta en los casos establecidos por la normativa.
Por eso, una tienda debería tener un proceso claro para identificar:
- qué pedido fue devuelto
- qué factura corresponde a ese pedido
- cuál fue el motivo de la devolución
- si corresponde generar una nota crédito
- qué ocurrió con el pago
- y cómo queda reflejada la operación en la información contable.
Esto puede ser sencillo cuando hay diez pedidos al mes, pero cuando ya son cientos, hacerlo manualmente se vuelve mucho más difícil, pero tranquilo, porque Cuenti existe justamente para brindarte una solución a esto.
Por qué una hoja de Excel ya no es suficiente para tu e-commerce: conoce Cuenti Cloud
Excel puede ser muy útil cuando tu negocio está empezando. De hecho, muchas tiendas online comienzan exactamente así: una hoja para las ventas, otra para los gastos y quizá otra para controlar los pedidos.
Pero cuando la operación y la cantidad de información crecen, mantener todo actualizado puede depender de una persona y de muchas tareas manuales. Con el tiempo, esto puede dificultar el control de la información y aumentar el riesgo de errores, por lo que una solución como Cuenti Cloud puede tener sentido para un ecommerce, pues en lugar de tratar la contabilidad como una tarea que se hace al final del mes, en Cuenti te ayudamos a incorporarla a la operación diaria del negocio.
Con Cuenti, lleva la contabilidad de tu ecommerce de forma más organizada y consulta fácilmente tus ventas, gastos y movimientos para tomar mejores decisiones sobre tu negocio.
