Inventario de materiales: técnicas y herramientas para una gestión exitosa

Aunque parezca poco importante, el inventario de materiales es uno los procesos más trascendentales para las pequeñas y medianas empresas que quieren mantenerse en el mercado y ser cada día más competitivas.

Porque una incorrecta gestión del inventario afectará otros procesos dentro de la empresa que te pasarán factura, por ejemplo, podría darse un aumento en los costos de bodega o transporte de mercancía, quejas de los clientes por falta de productos, informes de ventas con datos imprecisos, etc.

Como uno de los objetivos de Cuenti es ayudar a que las pequeñas y medianas empresas aumenten sus pedidos y rentabilidad y aprendan cómo agilizar la gestión de su cadena de suministro, en este artículo te explicaremos cuáles son esas técnicas y herramientas que te permitirán una gestión exitosa en el inventario de materiales. 🤓📦

¿Qué es el inventario de materiales y por qué es crucial?

Un inventario de materiales es el proceso en el cual se realiza el conteo, descripción y registro de todos los productos o materias primas que tiene una empresa. Este proceso es fundamental para la salud financiera de un negocio, porque puede afectar otros procesos como:

• Servicio al cliente: el no tener claro cuáles son las existencias de un producto o qué materias primas se tienen para manufacturarlo, puede ocasionar retrasos en la producción de ese producto, esto haría que se ofrezcan productos que no pueden ser manufacturados, pues no se tienen los materiales necesarios.  

Lo anterior, ocasionaría que la experiencia del cliente con tu empresa sea traumática, provocando que no quiera volver a comprar tus productos y que no te recomiende a posibles compradores.

• Rentabilidad: ¿sabes cuál es una de las razones por las cuales las empresas pierden más dinero? ¡Por no llevar un inventario de materiales adecuado!

Esto ocurre porque, como se mencionó en el apartado anterior, no solo se pierden clientes y posibles ventas, sino que se pueden adquirir materiales que no se necesitan o botar algunos en los que no se tuvo en cuenta la fecha de caducidad o quizás podrías estar siendo victima de robo, pero como no sabes con qué cuentas, no te darías por enterado.

Técnicas y herramientas para una gestión exitosa del inventario de materiales

Ahora que ya sabemos cuáles podrían ser las consecuencias de no llevar bien el inventario de materiales, vamos a mostrarte algunas técnicas que puedes aplicar para que este proceso se realice en tu empresa de la mejor y más ágil manera:

Técnica 1: Just In Time (JIT) en la gestión de inventario

La primera de ellas es Just In Time (justo a tiempo en español), la cual consiste en elaborar únicamente los productos que se necesitan, en las cantidades exactas y solo en el momento en el que sea necesario para completar el proceso productivo. 👉🧠

Esta técnica te permitirá adquirir más beneficios a un menor costo, pues optimizarás todos los procesos productivos, a la par que evitarás que se boten productos, materiales o que se usen espacios y transporte que no es necesario.

¡No por nada fue desarrollada por una compañía como Toyota! 😉

Quizás también te podría interesar como gestionar las existencias de tu inventario de una manera efectiva.

Técnica 2: Método ABC para la organización del inventario

El método ABC está fundamentado en el principio de Pareto, que sostiene que el 20% del esfuerzo es responsable del 80% de los resultados o beneficios.

En el inventario de materiales esto se traduciría en que el 20% de las referencias son las que generan el 80% de los movimientos de un almacén, por ende de los ingresos de una empresa.

Teniendo en cuenta este principio, se deben organizar las mercancías de acuerdo con su rotación, clasificándolas en 3 categorías: ABC

Referencias de categoría A

En donde A son las referencias más importantes para la empresa, pues suponen solo un 20% del inventario, pero tienen una rotación y aporte a los ingresos del 80%.

Referencias de categoría B

Estas referencias se caracterizan porque tienen una importancia media. Por lo general, representan el 30% de las referencias que están en el almacén y producen el 20% de los ingresos de la empresa.

Referencias de categoría C

Las referencias de esta categoría son las menos importantes y las más numerosas, pues suponen el 50% del total de las referencias, pero son las que menos ingresos representan con un 5% del total.

Herramienta 1: software de gestión de inventario

Una de las herramientas que más fuerza está cobrando en los últimos años al momento de realizar el inventario de materiales, son los softwares de gestión de inventarios, pues estos te permitirán automatizar y agilizar procesos, así como disminuir la posibilidad de errores, mejorar la eficiencia operativa y reducir costos.

Algunas de las funciones de este tipo de herramientas son:

• Seguimiento de los niveles de existencias.
• Optimización constante de los niveles de inventario.
• Gestión de pedidos.
• Planificación de la demanda de productos y materias primas.
• Cumplimiento de las regulaciones y normas fiscales.

¡Conoce el Software diseñado exclusivamente para pequeñas y medianas empresas! 🤓

Herramienta 2: uso de códigos de barras y escáneres para el control de inventario

Como segunda opción tenemos el uso de códigos de barras y escáneres para el control de inventario. Esta herramienta te permitirá utilizar la tecnología para identificar de forma automática los productos, además podrás:

• Identifica un producto con un código de barras único que se podrá asociar con información específica del sistema. (Debes tener en cuenta que esto lo debes realizar de forma manual).
• Rastrear, de manera rápida, los movimientos que han tenido los diferentes productos.
• Escanear los códigos de barras de los productos en el momento en que recibas para que puedas generar registros más precisos de las transacciones.

¿Qué tal te pareció este artículo? ¿Te gustaría que te contáramos de otras herramientas y técnicas? Déjanoslo saber en nuestro canal de Facebook, Instagram y YouTube. 😊