Software contable para pequeños negocios: tu mejor aliado

El uso de un software contable para pequeños negocios es una inversión que cada día más empresarios están asumiendo, pues en un mundo en el que cada vez más personas están optando por emprender sus propios negocios, lo cual se traduce en un entorno empresarial cada vez más competitivo, se hace necesario automatizar procesos.

Es así como el software contable se erige como uno de los aliados esenciales para al mantenimiento y crecimiento de cualquier pequeña empresa, puesto que gracias a esta se puede:

• Automatizar tareas.
• Gestionar facturas u otros documentos del negocio.
• Registrar transacciones.
• Realizar conciliaciones bancarias.
• Generar informes contables y financieros.
• Gestionar las nóminas de los empleados.
• Ayudar al control de inventarios.

En este artículo, te explicaremos por qué el software contable es un pilar fundamental para la organización contable y eficiencia de tu negocio. 😉

¿Cómo el software contable para los pequeños negocios puede ser el mejor aliado?

Un software contable es un sistema que te ayuda sistematizar y simplificar todas las tareas que están relacionadas con la contabilidad de tu empresa. Algunas de las tareas en las que te podrá ayudar esta herramienta son:

Registro de transacciones

En ocasiones, llevar de forma correcta y organizada las transacciones de tu negocio puede convertirse en un trabajo muy engorroso si lo realizas de forma manual y en hojas de Excel; sin embargo, al usar una herramienta como el software contable en estas tareas podrás:

• Automatizar la entrada e importe de datos que vienen tanto de cuentas bancarias como de tarjetas de crédito.
• Categorizar de forma automática las transacciones que realices de acuerdo con las categorías que previamente hayas configurado.
• Detectar las transacciones que se encuentren duplicadas. Así mismo, el software está en la capacidad de enviarte una notificación cuando esto ocurra.

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Realizar informes financieros

Otra de las tareas en las que tú y tu pequeño negocio se verán beneficiados es en la generación automática y en tiempo real de informes financieros. Algunos de los que podrás generar son:

• Estados de resultados
• Balances generales
• Estados de flujo de efectivo
• Conciliaciones bancarias

Gestión de facturas

¿La gestión de las facturas es un gran dolor de cabeza? ¡Nunca más! Con un programa contable diseñado exclusivamente para tu pequeño negocio, podrás:

• Crear y enviar las facturas de forma automática.
• Realizar el registro de las facturas que ya pagaste y cuáles te faltan por pagar y en qué fechas, para ello estas herramientas tienen un sistema de alertas que te avisará cuándo se vence el plazo para pagar cada factura.
• Configurar, de forma automática, en cada una de tus facturas términos de pago como fechas de vencimiento, descuentos, condiciones de crédito, etc.

Conciliación bancaria automatizada

Ahora vamos con uno de los procesos que más canas nos sacan en cuanto a contabilidad se refiere: la conciliación bancaria. Con un software contable este procedimiento será pan comido, ya que podrás:

• Importar extractos bancarios directamente desde tu cuenta bancaria.
• Comparar y emparejar, de forma automática, las transacciones que estén registradas en el banco con aquellas que se encuentren en el sistema.
• Identificar errores o discrepancias en las transacciones.
• Validar la conciliación en tiempo real, es decir, verificar y comparar cada transacción en el momento en que ingresa.

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Seguimiento de gastos e ingresos

¿Sabes cuál es la mejor manera de tomar decisiones financieras acertadas? Pues llevando un seguimiento de los gastos e ingresos que tiene tu empresa, para ello el software contable te facilita procesos como:

• Ingresar y llevar un registro detallado todas las transacciones financieras: ingresos, ventas, compras, pagos de nómina.
• Identificar cuáles son tus gastos más recurrentes y grandes y realizar análisis de tendencias.
• Establecer presupuestos y proyecciones financieras a corto y largo plazo.

Gestión de impuestos

Igualmente, un buen software contable te permite calcular cuáles son los impuestos que debes pagar, además de que te facilita la preparación y declaración de renta.

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Control de inventarios y activos

Por otra parte, algunos software contables también incluyen funciones que te permiten realizar la gestión y control de tus inventarios. Recuerda que este proceso es crucial para cualquier empresa, puesto que de él dependen:

• La optimización de las compras y la producción.
• El nivel de satisfacción del cliente.
• La pérdida de mercancía por obsolescencia, vencimiento o robo.

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Gestión de nóminas

Y como si todo lo que te hemos contado hasta ahora no fuera suficiente, un programa de estos te permitirá administrar el pago de la nómina de tus empleados, teniendo en cuenta detalles como el cálculo de impuestos, beneficios, seguridad social, primas, etc. Además, podrás generar, de manera automática, los recibos.

Acceso de forma remota y colaborativa

Por último, el software contable te permitirá revisar tus finanzas desde cualquier parte del mundo, esto te permitirá estar siempre al tanto del estado contable de tu empresa, además de que facilitará la colaboración entre los quipos encargados de las finanzas.  

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