¿Necesitas mejorar la recepción de medicamentos en tu farmacia?

Hacer el proceso de recepción de medicamentos de manera correcta es un proceso que no puedes tomar a la ligera, ¿sabías que un error, por pequeño que sea, puede poner en riesgo la salud de los pacientes que compran en tu farmacia?

Así que siempre debes asegurarte de seguir los pasos indicados, desde la verificación de la entrega hasta el almacenamiento adecuado de los medicamentos que solicitaste a los proveedores. 

Para mejorar la recepción de medicamentos en tu farmacia debes establecer un procedimiento claro, verificar con precisión, almacenar correctamente, hacer uso de softwares y tecnologías, controlar la calidad de los medicamentos y capacitar a tu personal.

En este artículo te contamos más sobre estos procesos, te hablamos del impacto de la recepción de medicamentos en el día a día de tu farmacia y te recomendamos un software que puede ayudarte en este proceso.

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¿Cuáles son los procesos clave para una recepción de medicamentos correcta y eficiente?

Hacer la recepción de medicamentos de manera organizada te ayuda a garantizar la calidad y seguridad de los productos que dispensas a tus clientes. Estos son los procesos que tienes que tener en cuenta: 

1. Verificación de la entrega 

Contrasta la orden de compra con los medicamentos recibidos, verifica cantidades, lotes, fechas de vencimiento y nombres comerciales. También realiza una inspección visual y examina cuidadosamente cada envase en busca de daños o signos de deterioro.

2. Registro de la recepción

Se registra la recepción en un formulario o sistema informático, detallando todos los datos relevantes (fecha, proveedor, productos, lotes y los que consideres); tanto la persona que reciba los medicamentos como el representante del proveedor deben firmar el documento para confirmar el registro.

3. Almacenamiento:

Almacena los medicamentos con las condiciones adecuadas para cada producto, sea que necesiten una temperatura, humedad o iluminación específica. Organízalos por categoría, por laboratorio o en orden alfabético para que los encuentres fácilmente, y siempre aplica el método FIFO para garantizar que los medicamentos con la fecha de vencimiento más cercana se vendan primero.

4. Gestión de devoluciones y caducidades:

Establece procedimientos claros para gestionar la devolución o destrucción de los medicamentos que pasen la fecha de vencimiento. Asegúrate de verificar este proceso con el laboratorio proveedor y las regulaciones del Ministerio de Salud.

🌟Un sistema de gestión y los lectores de código de barras agilizarán y facilitarán muchísimo este proceso para ti.

Cuenti: el software que te ayuda en la gestión de entradas de medicamentos

Nuestro software tiene funcionalidades que pueden ser adaptadas para mejorar la recepción de medicamentos en tu farmacia, integrándose a procesos como el inventario y la gestión de compras. 

Te explicamos cómo podemos ser tu aliado:

1. Lleva un control de inventario detallado

• Cada medicamento puede ser registrado con su nombre, código, lote, fecha de vencimiento y cantidad.
• Lleva un registro actualizado de tu inventario para facilitar la identificación de productos próximos a caducar o con bajo stock.
• Configura alertas para que el sistema te notifique cuando un medicamento esté por agotarse o cuando se acerque su fecha de vencimiento.

2. Gestiona tus proveedores fácilmente

• Crea una base de datos con toda la información de tus proveedores, incluyendo datos de contacto y precios.
• Cuenti genera un historial detallado de todas las compras realizadas a cada proveedor, facilitando la comparación de precios y la evaluación del desempeño de cada uno.

3. Registra y analiza tus compras

• Puedes registrar las facturas electrónicas de tus compras, lo que facilita la conciliación contable y la gestión de impuestos.
• Clasifica tus compras de medicamentos según diferentes categorías, lo que te permite analizar tus gastos de forma más detallada.

Estas son solo algunas de las funciones que tiene nuestro software para ayudarte a la recepción de medicamentos, si quieres saber más sobre Cuenti, lee este artículo➡️ Finanzas bajo control: cómo elegir el mejor software contable para tu empresa o date una vuelta por nuestro blog, hay más artículos sobre gestión farmacéutica en camino.

Otras recomendaciones para adaptar Cuenti a la recepción de medicamentos de tu negocio:

• Dedica cuentas contables específicas para cada tipo de medicamento o categoría de producto.
• Si tienes diferentes áreas de almacenamiento o tipos de medicamentos, puedes utilizar centros de costo para segmentar tu inventario.
• Si tus medicamentos tienen códigos de barras, puedes configurar Cuenti para que los reconozca y agilice el proceso de registro.

¿Cuál es el impacto de una buena recepción de medicamentos en la operación diaria?

Llevar una recepción de medicamentos eficiente impacta directa y significativamente en la operación diaria de una farmacia. Estos son algunos de los beneficios:

• Disponibilidad de medicamentos: garantiza que los medicamentos más solicitados estén siempre disponibles, evitando así la pérdida de ventas y clientes.
• Disminución de errores: se minimizan los errores en la identificación y almacenamiento de los medicamentos, y así, el riesgo de dispensar productos equivocados.

• Reducción de costos al evitar pérdidas por productos caducados o dañados.
• Aumento de la rentabilidad por la optimización de los procesos y la reducción de costos.

• Seguridad del paciente, ya que los medicamentos se almacenan en condiciones adecuadas.
• Cumplimiento de regulaciones  al seguir los protocolos y normativas sanitarias.

Ahora sabes que una buena recepción de medicamentos no es solo un proceso técnico, sino una inversión en la calidad de servicio y la sostenibilidad de tu farmacia😉

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