19 diciembre, 2024

Industria farmacéutica: procesos contables innovadores para farmacias

Al igual que muchas otras industrias, la farmacéutica está atravesando una transformación digital que está impactando todos los procesos (incluyendo los contables) con el objetivo de que las tareas sean cada vez más fáciles para quienes administran estos negocios, y los procesos contables de la industria farmacéutica no son la excepción.

Implementar este tipo de innovaciones en tu farmacia, no sólo te permitirá atender a tus clientes con mayor rapidez, va mucho más allá: podrás automatizar pagos y ventas, mantener registros de inventario y contabilidad precisos, mantener los datos en órden para cumplir con las regulaciones, sólo por mencionar algunos de los beneficios.

¿Quieres saber de qué innovaciones hablamos para mejorar la administración financiera de tu negocio? Continúa leyendo 😉

¿Qué procesos son críticos en la contabilidad de las farmacias?

procesos industria farmacéutica compra

Los procesos contables de la industria farmacéutica pueden llegar a ser un poco más complejos que en otros tipos de negocio. Esto se debe a que es un sector altamente regulado, donde cada etapa del proceso para llegar al consumidor final es de vital importancia para garantizar la seguridad de los pacientes. 

Los puntos más delicados del manejo de una farmacia tienen que ver con mantener un inventario preciso, y de la mano del inventario, la gestión de compras. No te preocupes, ya te explicamos más a profundidad cada uno de estos aspectos: 

Proceso crítico #1: gestión de inventarios

Las regulaciones que se aplican a las farmacias exigen un control estricto y minucioso del inventario para garantizar la calidad y seguridad de los medicamentos, evitando problemas de salud pública por medicamentos vencidos o mal inventariados.

¿Qué tener en cuenta de la gestión de inventarios en tu farmacia? 

  • Control de existencias: lleva un registro detallado de todos los medicamentos y productos de venta libre. Así te aseguras de tener los medicamentos necesarios, realizar pedidos de reposición en el momento adecuado y rastrear fácilmente la procedencia de cada lote en caso de ser necesario.
  • Rotación de productos: los medicamentos tienen fechas de vencimiento, por lo que debes implementar un sistema de rotación para garantizar que los productos más antiguos se vendan primero, evitando pérdidas de dinero y riesgos para la salud de tus compradores.
  • Control de pérdidas: identifica y registra las pérdidas por deterioro, robo o errores en la dispensación, así podrás identificar patrones y evitar que sucedan en un futuro, y también podrás calcular correctamente el costo de los productos vendidos.

Proceso crítico #2: gestión de compras

La gestión que realices de las compras en tu farmacia va a impactar directamente la calidad de los productos que dispensas y, por ende, las ventas y la salud financiera del negocio. 

¿Qué tener en cuenta de la gestión de compras en tu farmacia? 

  • Selección de proveedores: cuando escojas a tus proveedores hazlo cuidadosamente, considerando la calidad de los productos, el cumplimiento de las normas, los precios y su capacidad de suministro.
  • Proceso de compra: debe ser documentado y aprobado por las personas autorizadas, de manera que se cumpla con el presupuesto y, si es necesario, puedas rastrear los pedidos, facturas y pagos para las auditorías y control interno.
  • Recepción de mercancías: al recibir un pedido, siempre verifica que la cantidad y la calidad de los productos correspondan a lo que pediste y que no vengan con defectos. Registra la recepción incluyendo la fecha, cantidad y estado del producto.

¿Cuáles son las soluciones tecnológicas ideales para farmacias?

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Como puedes ver por lo que te contamos arriba, los procesos contables de la industria farmacéutica tienen unas necesidades específicas que cubrir en cuanto a inventario, compras, ventas y cumplimiento normativo.

Estas son algunas de las soluciones que te ayudarán a manejar las finanzas de tu farmacia con mayor eficiencia: 

(…spoilers: todo lo que te contaremos lo puedes tener en un sólo lugar con Cuenti🤫😉)

1. Software de gestión para farmacias

Así como lees, existen softwares con funciones específicas para las necesidades de las farmacias. Estos sistemas integran módulos para gestionar y automatizar tareas del inventario, las ventas, compras, la contabilidad y la gestión del personal; todo mientras se cumplen con los protocolos y lineamientos que regulan los procesos de la industria farmacéutica. 

También ofrecen la posibilidad de generar informes detallados, personalizados y específicos de acuerdo a lo que necesites analizar del desempeño financiero de la farmacia.

2. Sistema POS

Estos sistemas se encargan de registrar las ventas y generar las facturas de manera automática, registrando los datos en el sistema contable del negocio. Esto quiere decir que se integran con el sistema de gestión que escojas, eliminando la necesidad de ingresar la información de manera manual.

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3. Lectura de códigos de barras

Esta herramienta agiliza el proceso de venta e inventario. Para la venta, registras el producto con el lector, y una vez se finalice la venta el sistema automáticamente saca el producto del inventario. También ayuda a registrar los productos al inventario al momento de recibirlos, y si añades la información necesaria, también te puede ayudar a identificar los productos que están próximos a vencer.

4. Inteligencia artificial (IA)

La IA puede analizar los datos de las ventas en la historia del negocio o por períodos específicos y predecir la demanda de productos y así darte información para optimizar los niveles de inventario.

¿Y te acuerdas del spoiler😉🔥?: en Cuenti puedes encontrar todas estas herramientas juntas. Nuestro software es una solución integral para ti, que combina la gestión de inventario, el punto de venta, la lectura de los códigos de barras y la inteligencia artificial. Y son sólo algunas de las funciones que puedes encontrar en nuestro sistema. 

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¿Qué otras innovaciones recientes existen para procesos contables en la industria farmacéutica?

Además de las que ya mencionamos, estas son algunas otras herramientas innovadoras que te pueden ayudar a mejorar la eficiencia de los procesos contables y administrativos, y en general la atención al cliente de tu farmacia: 

1. Blockchain

Es una tecnología que te permite rastrear el recorrido de los medicamentos, desde el momento de la fabricación hasta el momento de la venta. Es un proceso que puedes llevar a cabo de la mano de tus proveedores para que ambas partes aseguren la autenticidad y seguridad de los productos que dispensan.

2. Realidad aumentada y virtual

La realidad aumentada es muy especializada y avanzada pero cada vez es más accesible para todos los públicos, así que no sería una sorpresa que en unos años las grandes farmacias la implementen en sus sedes. Puede utilizarse para crear experiencias y campañas de capacitación para el personal o para mostrar a los clientes cómo funcionan ciertos productos o medicamentos por medio de experiencias inmersivas e interactivas. 

3. Telefarmacia

Con esta tecnología las farmacias pueden brindar consultas y asesorías a través de videollamadas.

Y tú, ¿cómo quieres mejorar la administración y contabilidad de tu farmacia? Cuenta con Cuenti 😉💙

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Escrito Por: Oriana María Acosta

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