Kardex: Domina tu control de inventarios 

¿Manejas variedad de productos que rotan constantemente? ¿Tienes que coordinar distintos proveedores y ubicaciones de almacenamiento en tu negocio? Estas condiciones pueden provocar que sea difícil mantener un inventario preciso.

Si esto te está pasando, entonces el Kardex es la herramienta ideal para ti, ya que permite tener un control preciso de las existencias de los productos y optimizar todos los procesos relacionados con el inventario.

Es un sistema de registro que documenta las entradas y salidas de cada producto. Cada uno tendría una tarjeta individual que contiene la siguiente información:

• Entradas: Fecha, cantidad, precio de compra y valor total.
• Salidas: Fecha, cantidad, precio de venta y valor total.
• Saldo: Existencia actual del producto.

Continúa leyendo para descubrir cómo puedes controlar tu inventario de manera precisa, mejorar la rotación de productos y mejorar la rentabilidad de tu negocio 😉🔥

¿Cuáles son las funciones del Kardex en la gestión de inventarios?

El Kardex tiene una gran cantidad de funciones que están enfocadas en conocer en tiempo real la cantidad exacta de cada producto disponible, saber cuáles tienen baja o alta rotación y optimizar el inventario, evitando así excesos de stock y costos de almacenamiento innecesarios. 

Estas son algunas de sus funciones:

1. Registro detallado de movimientos y transacciones relacionados con el inventario, incluyendo entradas (compras), salidas (ventas) y cualquier otro movimiento como devoluciones o transferencias entre almacenes.
   
2. Control y manejo de existencias, sabiendo en todo momento la cantidad de cada movimiento y artículo disponible en el inventario. Con el registro de entradas y salidas de productos, el Kardex mantiene actualizado el saldo de existencias.
   
3. Valoración de inventarios por medio del cálculo del valor total del inventario, en función de los costos unitarios de los productos registrados. 

4. Identificación de movimientos y tendencias con los registros del Kardex, que hacen posible identificar patrones de movimiento de inventario, productos con rotación lenta o problemas recurrentes.
   
5. Auditoría y cumplimiento normativo, ya que proporciona un historial completo y detallado de todas las transacciones de inventario, facilitando las auditorías y el cumplimiento de regulaciones y normativas relacionadas con inventarios y contabilidad.

Tipos de Kardex según la industria de la empresa

Existen distintos tipos de Kardex que se adaptan a las necesidades específicas de cada sector, aquí te contamos sobre algunos de ellos:

Existen distintos tipos de Kardex que se adaptan a las necesidades específicas de cada sector, aquí te contamos sobre algunos de ellos:

• Kardex Perpetuo: registra todas las transacciones de inventario de forma continua, actualizando constantemente las existencias y los valores. Normalmente, se utiliza en industrias minoristas, mayoristas y de distribución.

• Kardex Analítico: proporciona información detallada sobre cada artículo en inventario, incluyendo datos como costos unitarios, movimientos de stock, fechas de compra y venta… Se utiliza en industrias como la manufacturera, donde deben rastrear el costo de materiales y mano de obra en cada etapa del proceso de producción.

• Kardex Rotativo o de tarjetas giratorias: utiliza tarjetas físicas que se rotan para mostrar los movimientos de inventario. Es comúnmente utilizado en la gestión de almacenes y centros de distribución de la industria de alimentos o la logística para llevar un registro de productos de alto volumen que se mueven rápidamente. 

• Kardex de Costos Promedio Ponderado: calcula el costo promedio de los productos basado en el valor total del inventario y la cantidad de unidades en existencia, es útil en industrias donde el costo de los productos fluctúa como la construcción.

• Kardex de Lotes: registra la entrada y salida de cada lote de manera individual; se utiliza en industrias donde se manejan productos en lotes o grupos específicos, como en la fabricación de medicamentos o productos químicos.
  
• Kardex de Materiales: registra la entrada y salida de estos materiales como concreto, acero y madera y gestiona los costos asociados con su adquisición y uso, por lo que es ideal para la construcción o la ingeniería civil.

Mantén estas prácticas para un Kardex preciso

Sigue estos consejos para que tu uso de esta herramienta para que tu uso del Kardex sea un éxito en tu empresa: 

1. Mantén un registro meticuloso:

• Anota todas las entradas y salidas de productos de forma precisa y oportuna.
• Registra la cantidad, precio, fecha y lote de cada movimiento.
• Utiliza un sistema de codificación para identificar los productos de forma única.

2. Verificación y control:

• Realiza inventarios físicos periódicos para verificar la exactitud del sistema.
• Compara los registros del Kardex con las facturas, albaranes y otros documentos.
• Investiga y corrige cualquier discrepancia que encuentres.

3. Actualiza constantemente:

• Mantén el sistema actualizado en tiempo real con cada movimiento de inventario.
• Registra las mermas, devoluciones y ajustes de inventario de forma precisa.
• Elimina los productos obsoletos o dañados.

4. Uso de herramientas:

• Utiliza software de gestión de inventario (como el de Cuenti😉) para automatizar el registro y control del Kardex.
• Implementa sistemas de código de barras para facilitar la identificación de productos.

5. Capacitación del personal:

• Capacita a tu personal en el uso correcto del Kardex e implementa procedimientos claros para los registros.

6. Seguridad y respaldo:

• Protege el Kardex contra el acceso no autorizado y la pérdida de datos.
• Realiza copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de información.
• Implementa medidas de seguridad para proteger la información del sistema.

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¿Cómo incrementar las posibilidades de éxito al utilizar el Kardex?

Para que puedas garantizar, sin lugar a dudas, el éxito de tu control de inventarios, complementa el uso del Kardex con el método PEPS (primeras entradas, primeras salidas), una estrategia de valoración de inventarios basada en el principio de que los primeros productos en entrar al almacén, son los primeros en ser vendidos. 

¿Cuáles son los beneficios de usar el método PEPS?

• Proporciona una imagen más precisa de las ganancias al reflejar en los estados financieros un costo de ventas más cercano al costo real de los productos vendidos.
• Cumple con las normas de contabilidad: ya que es reconocido por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y el Plan General de Contabilidad (PGC) como un método confiable.
• Simplifica la gestión de inventarios y facilita el seguimiento del movimiento de los productos en el inventario, ya que se basa en un orden cronológico claro.
• Reduce el riesgo de obsolescencia al vender los productos más antiguos primero.

¿Listo para implementar el Kardex para la gestión de tus inventarios? Cuenta con Cuenti 😉

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