¿Cómo mantener mi inventario organizado?
Ser organizados es una de las claves para lograr tener éxito en los negocios y más, si hablamos de inventarios. Es común en muchos casos observar los diversos problemas que varias empresas presentan por manejar inventarios desorganizados.
Todavía existen empresas que manejan sus inventarios en carpetas escritas por el puño y letra de los administradores, esto implica que en este tipo de organizaciones trabajan más arduamente que en aquella en las que utilizan un software para el manejo más hábil y seguro del inventario. Ya no es necesario guardar los archivos en carpetas físicas si contamos con programas tecnológicos, un ejemplo sería el plan administrativo que ofrece Cuenti.
A continuación, te presentamos cinco formas para organizar inventario:
1. Organiza tus productos mínimos en 3 categorías:
- Productos que no tienen un nivel constante de ventas: Hay ocasiones donde se venden productos dependiendo de la temporada del año, por ejemplo no es lo mismo vender disfraces en época de octubre que vender disfraces en el mes de febrero, esto nos indica que debemos ser cuidadosos cuando queramos presentar el inventario de un producto.
- Productos con ventas eventuales: Son productos que se ordenan por pedidos cuando el cliente lo pide, son productos que no se debe tener en el inventario detenido, ya que no se sabe cuándo se venderán. Para proceder con las ventas de estos productos eventuales, por ejemplo, sería tener presente las fechas especiales del año.
- Productos de ventas constantes: Son productos que se venden durante todo el año y se colocan compras por año para restituirlo. La forma de conocer cuáles son estos productos estrellas es por la cantidad de ventas que se registran con referencia a ellos.
2. Establece el tiempo de inventarios de los productos
No se sabe con exactitud cuánto tiempo tarda en tener el producto disponible para sus clientes, por esta razón se tienen presente dos ítems importantes, los cuales son:
- Tiempo que tarda el producto de entrega del proveedor:
Esto se refiere al tiempo que tarda el producto en llegar a su bodega para que lo ponga a disposición de los clientes. Este dato se obtiene fácil, observando el histórico de entrega de los productos por parte del proveedor. Debe tener presente, que si el producto presenta alguna adecuación o preparación (etiquetado, embalaje, ensamblado, etc.,) previa, debe ser notificado al cliente a tiempo, para evitar confusiones.
- Constancia de compra:
Se refieren a los días en que puede estar poniendo una orden de compra al proveedor por este producto. Para obtener esta información, échale un vistazo al histórico de ventas y observa los productos que ofreces en cuánto tiempo tarda en venderse, de esta manera podrás darte cuenta de que cantidad de productos se venden.
A continuación presentamos el siguiente ejemplo que aplica para los inventarios que se realizan cada dos meses:
Si quisieras tener un inventario de 60 días, tendrás que hacer el siguiente cálculo:
15 días (lo que tarda en surtir el proveedor) + 45 días (frecuencia de compra)
Las compras se realizan cada 45 días con base en embarques, descuentos y capacidad de almacén.
3. Monitorea tus inventarios en tiempo real.
Una vez tus inventarios están bajo control, lo recomendable es que cada vez que un producto llegue al nivel mínimo o al punto de re-orden planees una compra. Respecto a este, Cuenti es una excelente herramienta, ya que tiene una funcionalidad que le permite al administrador programar una alerta que le indica cuando un producto está en su stock mínimo. En este punto es vital la función del equipo de adquisición porque cada producto cuenta con su comportamiento con relación a la demanda y rotación, por esta razón deberán estar preparados para tomar decisiones más eficientes de compra.
4. Escoge el mejor método de inventario que funcione para ti.
Elige un programa que se adecue mejor a las necesidades que presentes, trabajar con sistemas de facturas puede ser una opción para mantener de forma organizada y seguro tu negocio. Cuenti es una excelente opción que permite mantener los inventarios y el Kardex a la orden del día, garantizando que su negocio sea eficiente a la demanda de sus clientes.
5. Registra el inventario
Tener los artículos organizados te ayuda a optimizar el tiempo y la calidad de tu trabajo.
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