Cómo hacer un informe de balance de ventas efectivo de todo el año

Un informe de balance de ventas es un documento de empresa que da cuenta de la actividad comercial y administrativa de las ventas en un periodo de tiempo determinado.

El periodo de tiempo incluido en cada balance es determinado por la empresa según la magnitud de la operación, pero es común que sin importar la frecuencia, que se realice un informe general cada año para determinar el estado de la empresa. 

A continuación te enseñaremos paso a paso cómo hacer un informe de balance de ventas efectivo de todo el año para que puedas determinar el estado de tu empresa o negocio. 

Rastreo y recopilación de datos

Aunque suene redundante lo primero que se debe hacer para realizar un informe balance de ventas, es realizar el balance de ventas, y para ello es esencial el rastreo y recopilación de la información financiera de la empresa.

Este es el listado y las características de los datos que debes tener para realizar un balance de ventas efectivo.

Activos corrientes

Los activos corrientes son todos aquellos ingresos del sistema que pueden llegar a convertirse en dinero efectivo con relativa rapidez o por lo menos dentro de un mismo periodo contable.

Dentro de los activos corrientes podemos encontrar: Dinero en cuentas bancarias de la empresa, dinero en efectivo, cheques, saldos por cobrar, inventarios de producto e inventarios de bodega.

Activos fijos

Activos fijos son aquellos bienes de la empresa que por su naturaleza o necesidad en la cadena de producción no son considerados corrientes o susceptibles a ventas rápidas.

Dentro de los activos fijos tenemos: Locales, terrenos, lotes o cualquier propiedad inmobiliaria, vehículos, maquinaria y todo el mobiliario que sustente la operación.

Otros Activos

Es posible que existan activos que se escapen al balance anterior debido a su naturaleza no líquida en cuanto a la posibilidad de convertirse en efectivo al momento, un ejemplo de ello son las cuentas pagadas por anticipado. 

Total activos

Finalmente se calcula el total de activos realizando la suma del resultado de los tres anteriores puntos.

Pasivos corrientes

Son considerados pasivos corrientes a toda cuenta por pagar que se tenga en la empresa en un periodo de tiempo siempre inferior a un año. 

En este sentido son pasivos corrientes: Obligaciones bancarias, deudas con proveedores, impuestos por pagar, pagos, prestaciones y cesantías, también es considerado un pasivo fijo cualquier adelanto recibido por parte de un cliente al que no se le haya entregado su producto o servicio. 

Pasivos fijos

Los pasivos fijos son aquellas cuentas cíclicas que puedan tener vigencia en un periodo superior a un año. 

Se consideran pasivos fijos: Obligaciones bancarias, préstamos de cualquier índole, servicios públicos, pagos de vehículos o propiedad raíz entre otras deudas con pago programado superior a un año.

Otros pasivos

Rastrea y registra todo tipo de pasivos que puedan escapar a la clasificación anterior.

Total pasivos

Realiza el arqueo total de los pasivos listados en los tres ítems anteriores y registra el total.

Cómo hacer un informe de balance de ventas efectivo de todo el año

Con los datos recopilados hasta el momento es suficiente para realizar un balance efectivo de ventas, para que este sea de todo el año basta con incluir en el balance la fecha de inicio y la fecha final. 

Ahora debes realizar la ecuación de balance para conocer el estado actual de tu negocio/empresa. 

Ecuación de balance

La ecuación de balance es un procedimiento sumamente sencillo para determinar el activo total y el patrimonio actual de la empresa.

Lo primero es determinar el patrimonio con la fórmula:

Activos – Pasivos = Patrimonio 

De este modo conoceremos el patrimonio actual de la empresa, luego podemos conocer los activos actuales por medio de la ecuación: 

Activos= Pasivos + Patrimonio 

La aplicación de esta ecuación nos habla directamente del estado de la empresa, en todo caso los activos más el patrimonio tienen que superar los pasivos, en caso contrario estamos frente a un déficit o si los pasivos son muy superiores frente a una posible bancarrota.

Informe

Realizado el balance es momento del informe, procura hacer este lo más ameno y entendible posible, incluye gráficas y complementos visuales que ayuden a reforzar los datos. 

En este punto son muchos los datos que puedes seleccionar de tu informe, como globales de ventas, globales de gastos/costos, Métricas comparadas y un sin fin de datos puntuales que puedes extraer de la información compilada.

Sin embargo sin importar cuál o cuáles sean los puntos que trabajes en tu informe si quieres hacer un informe de balance de ventas efectivo de todo el año tienes que incluir la siguiente información

Soporte de activos

Tener un soporte de activos vigente es importante puesto que este compila la información necesaria para la toma de decisiones respecto a los activos de la empresa, en este se incluye la información de los activos corrientes y fijos.

Comparación estadística antecedentes

La realización de métricas de ventas, compras, unidades producidas, unidades vendidas y demás pueden resultar bastante útiles en un análisis comparativo con periodos anteriores.

Ganancia – pérdidas

Establecer el punto de ganancia/pérdida es el objetivo principal de un balance general y por ello, si o si se debe incluir este dato en el informe.

Flujo de fondos

El flujo de fondos en lo referente a transacciones y compras debe reflejarse claramente en el informe para lograr un análisis más profundo de los datos vistos anteriormente. 

Análisis y toma de decisiones 

Finalmente un buen informe de balance de ventas servirá como fuente principal de información y argumento central en la toma de decisiones para el próximo periodo de operaciones de la empresa. 

Procura analizar a profundidad el informe antes de presentarlo teniendo en cuenta que es el piso de la empresa para enfrentar lo que se venga, tal vez al revisar tu propio informe desde los zapatos de otros logres atinar información pertinente que se te pueda pasar por alto.

Para hacer un balance de ventas exitoso, te servirá mucho un sistema de inventarios o un software contable que te permita tener la información organizada durante cualquier temporada. De esta manera al finalizar un periodo te ahorrarás diversas gestiones. Es por eso que nuestro consejo más exitoso es que siempre apuestes por la automatización.

Nosotros en Cuenti queremos ofrecerte múltiples soluciones, pues uno de nuestros plus más significativos, es ofrecer softwares contables que te faciliten las gestiones administrativas de tu empresa.