Guía de Cuenti: ¿cómo llevar la contabilidad de una tienda?

Tener claridad sobre cómo llevar la contabilidad de una tienda puede ser una tarea complicada por la alta cantidad de registros que deben llevarse hacerse de las transacciones diarias, la cantidad de productos y los gastos fijos operativos.

La falta de tiempo, de conocimiento o el uso de métodos manuales también pueden ser factores que entorpecen este proceso. Con la cantidad de nuevos métodos de pago y las regulaciones fiscales que se imponen a los negocios, se hace necesario implementar un sistema adecuado para el registro y el análisis de la información financiera. 

Saber cómo llevar una contabilidad ordenada te permite conocer a fondo la salud financiera de tu negocio, identificar oportunidades de mejora, y planificar tu crecimiento a largo plazo. 

Para lograrlo, en primer lugar, debes definir tus objetivos: ¿qué quieres lograr con tu contabilidad?, ¿controlar gastos e ingresos, calcular impuestos? Luego, organiza todos los documentos necesarios, como facturas, comprobantes de pago y documentos financieros. 

Estos pasos son solo el inicio, así que si quieres saber cómo llevar la contabilidad de una tienda de manera organizada, continúa leyendo esta guía que traemos para ti 😉

Herramientas contables básicas para administrar una tienda

Estas son algunas de las herramientas contables básicas que son útiles para administrar una tienda. 

Ten en cuenta que varias de las que mencionaremos hacen parte de la papelería contable tradicional, física; pero en el mundo digitalizado de hoy, si decides hacer uso de métodos tradicionales, es importante complementar con herramientas digitales que se adapten a las necesidades y requerimientos actuales. 

Libros contables

Los libros contables son registros contables obligatorios para llevar un seguimiento detallado de todas las operaciones del negocio, estos incluyen: el libro diario (registro cronológico de todas las transacciones), el libro mayor (que las clasifica por cuentas); y el libro de inventarios y balances (que presenta estados financieros de la empresa).

Documentos contables

Estos son la evidencia de las transacciones financieras de un negocio. Las facturas sirven como comprobantes de las operaciones de compraventa, los recibos de caja de los pagos en efectivo, y cuando se requiere modificar el valor de una factura, usamos las notas de crédito o débito. 

Hojas de cálculo

Excel o Google Sheets son herramientas que permiten crear tablas y gráficos personalizados para realizar un seguimiento detallado de los ingresos, gastos, inventario y cualquier otro dato financiero importante.

Software contables

Permiten automatizar tareas como la facturación, conciliación bancaria y generación de reportes. Además, puedes consultar tu contabilidad desde cualquier dispositivo con conexión a internet, y tienes la posibilidad de integrar el software con otros sistemas como tiendas en línea o bancos.

❓¿Tienes más dudas sobre la contabilidad? Lee esta Guía de Cuenti: ¿cómo realizar un balance de prueba en contabilidad?

¿Cómo hacer el registro de transacciones de una tienda de manera correcta?

Hacer el registro correcto de las transacciones de una tienda es un paso primordial para mantener un control preciso de las finanzas y cumplir con las obligaciones fiscales del negocio.

Aquí te damos unos pasos clave para lograrlo, sin errores ✅😉:

1. Define tu plan de cuentas:

• Crea categorías específicas para cada tipo de transacción (ventas, compras, gastos operativos…).

✨Si utilizas un software contable, este te proporcionará un plan de cuentas predefinido que puedes adaptar a tus necesidades.

2. Registra todas tus transacciones:

• Diariamente y de manera detallada, indicando la fecha, el concepto, el importe y la categoría.
• Compara tus registros con los extractos bancarios de forma regular para detectar posibles errores.

3. Genera reportes para analizar el estado financiero del negocio: 

• Estado de resultados: muestra tus ingresos y gastos en un período determinado.
• Balance general: refleja la situación financiera en un momento específico.
• Flujo de caja: permite controlar el movimiento de efectivo.

4. Cumple con tus obligaciones tributarias:

• Calcula y paga tus impuestos de manera puntual y presenta las declaraciones tributarias correspondientes.

🤓Descubre con Cuenti: tipos de factura en Colombia

Consejos prácticos para llevar la contabilidad de tu tienda

Llevar la contabilidad de una tienda puede parecer abrumador al principio, pero con estos consejos podrás hacerlo de manera eficiente y organizada, así no tendrás que preocuparte 😉

La organización es la clave

• Utiliza una plataforma de almacenamiento en la nube para guardar tus facturas, recibos y los documentos contables que tengas, así podrás acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.
• Crea carpetas separadas para cada tipo de documento.
• Considera utilizar nuestro software contable. Cuenti automatiza muchas tareas contables y genera reportes personalizados para tu tienda.

Entre más simple empieces, mejor

• No te compliques demasiado. Empieza con lo básico y ve agregando complejidad a medida que tu negocio crece.
• Si no tienes conocimientos contables, considera tomar un curso o taller para aprender lo básico.
• Y recuerda que la constancia es clave, dedica tiempo regularmente a registrar y revisar tus transacciones, así evitas que se te acumule trabajo.

Ya tienes los tips y consejos clave para saber cómo llevar la contabilidad de una tienda, ¿estás listo para ponerlos en práctica? 

Cuenta con Cuenti 😉💙

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