10 octubre, 2023

Guía completa para cobrar una nota de crédito: conceptos, procedimientos y preguntas frecuentes

¡Por fin llegó la guía completa para cobrar una nota de crédito! Y es que la gestión correcta de las notas de crédito son un proceso fundamental para la adecuada gestión financiera de cualquier negocio.

Ya que estas son los documentos que te permiten realizar ajustes en las cuentas por cobrar, además de que de ellas depende que tengas un flujo de efectivo y una buena relación con tus clientes.

En esta guía iremos desde lo más simple hasta lo que es un poco más complejo, por ello trataremos temas como:

  • ¿Qué es una nota de crédito?
  • ¿Cuáles son las diferencias entre una factura y una nota de crédito?
  • ¿Cuál es el paso a paso que debes seguir para realizar una nota de crédito?
  • ¿Cuáles son los aspectos legales que debes tener en cuenta al momento de cobrar una nota de crédito?

Introducción: entendiendo qué es una nota de crédito

Una nota de crédito o nota de devolución es un documento que emiten los vendedores a quienes compran sus productos al momento de corregir un error en una transacción que se realizó previamente.

Esta nota se utiliza cuando el comprador quiere reembolsar o acreditar una cantidad de dinero que debe ser equivalente al producto o servicio que adquirió.

Algunas de las razones por las cuales se emiten las notas de crédito son:

  • Devolución de productos: el primero y más común, se emite cuando el comprador devuelve el producto, pues está insatisfecho con este.
  • Descuentos: si después de que se emite la factura se acuerda un descuento.
  • Errores de facturación: si al momento de facturar el producto hay algún error en el precio o la cantidad de productos, se debe emitir.
  • Cancelación de pedidos: se da cuando se cancela un pedido antes de que se entregue.

Hay otro tipo de notas que también se tienen que emitir cuando hay un cambio en la transacción inicial de un producto o servicio: nota a crédito. ¡Conoce todo sobre esta!

¿Qué información debe incluir la nota de crédito?

Para que una nota de crédito sea validad debe incluir datos como:

  • Nombre del vendedor
  • Dirección del vendedor
  • Nombre del comprador
  • Dirección del comprador
  • Fecha de emisión de la factura
  • Descripción de los productos o servicios que se adquirieron
  • Cantidad acreditada
  • Motivo de emisión de la nota

Recuerda que este documento es fundamental tanto para quien compra como para quien vende, pues garantiza la precisión y transparencia en la corrección y ajuste de la transacción comercial.

Diferencias clave entre factura y nota de crédito

Mientras que la factura es un documento que refleja toda la información de la transacción comercial, una nota de crédito es un documento que se emite después de que se ha realizado la venta y sirve para corregir errores o ajustar datos de la transacción que se realizó con anterioridad.

Algunas de las diferencias principales entre estos dos tipos de documentos son:

Que informacion debe incluir la nota de crédito

Paso a paso para emitir una nota de crédito

Lo primero que debes tener en cuenta al momento de emitir una nota de crédito es si el cliente tiene razones válidas para estar inconforme con el producto. Luego de esto comienza el siguiente proceso:

  • Recopila toda la información: para ello debes tener en cuenta datos como nombre y dirección, teléfono y correo del cliente, número original de la factura, fecha de la transacción y una descripción detallada de la emisión de la nota.
  • Realiza la nota de crédito: para crearla debes incluir información como encabezado, fecha de emisión, datos de quien emite la nota, datos del cliente, motivo de la nota, y cantidad que se está acreditando.

¿Sabías que la creación de la nota de crédito puedes hacerla de forma automática con un software contable? Conoce uno de los softwares contables del mercado diseñados para pequeñas y medianas empresas.

  • Asocia la nota a la factura original: debes vincular la nota con la transacción original para que puedas llevar un registro claro de la corrección.
  • Firma y envío: por tu firma en la nota y envíala al cliente de ser necesario.
  • Actualización de contabilidad: por último, no olvides actualizar los libros contables de tu empresa con la nota de crédito.

Aspectos legales al cobrar una nota de crédito

Al momento de emitir o cobrar una nota de crédito hay varios aspectos legales que debes tener en cuenta para asegurarte de que estás cumpliendo con las leyes y regulaciones fiscales vigentes:

  • La nota debe estar respaldada por otro documento en el que conste el acuerdo inicial entre el comprador y el vendedor.
  • La nota no puede contener información que no sea veraz.
  • Las notas de crédito tienen unos plazos y fechas para su emisión, verifica que estos sí se cumplan.
  • Conserva los registros tanto de la transacción original como de la nota de crédito.
  • Comprueba que cumples con las regulaciones contables para emitir una nota de crédito.

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Escrito Por: Alejandra Bermúdez

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