Causación vs. pago: ¿qué diferencias hay y cómo afectan tu contabilidad?

Cuando hacemos la contabilidad de nuestros negocios, surgen dos palabras que generan muchas dudas, no sólo en emprendedores o empresarios, a veces incluso en algunos contadores: causación vs. pago. 

Aunque suenan similares, representan enfoques muy distintos para registrar las operaciones y transacciones financieras. Es importante que entiendas la diferencia porque impactan directamente los estados financieros, la tributación y la planeación del flujo de caja de cualquier empresa colombiana.

Para disipar las dudas respecto a estos dos términos, escribimos este artículo, donde te explicamos de manera sencilla el significado de cada uno, las diferencias clave y cómo aplicarlos correctamente en el día a día de tu empresa.

No te quedes con las dudas y continúa leyendo 😉

Primero: ¿qué significa “causación” en la contabilidad?

La causación es el principio contable que indica que las operaciones se reconocen en el momento en que suceden, independientemente de si ya hubo pago o no. Pero y si no hubo pago, ¿qué pasa?. Queda más claro con ejemplos.

Ejemplos ilustrativos

• Si compras mercancía a crédito hoy, la causación registra la obligación en tus libros inmediatamente, aunque pagues dentro de 30 días.
  
• Si emites una factura de venta, los ingresos se reconocen desde la fecha de emisión, no cuando el cliente pague.

👉 Bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), la causación es la base principal, ya que refleja la realidad económica de la empresa y no solo sus movimientos de caja.

Segundo: ¿en qué consiste el principio de caja y cómo se relaciona con el pago?

El principio de caja o método de pago, registra las operaciones contables únicamente cuando ocurre la entrada o salida real de dinero, es decir, cuando tus clientes te pagan o cuando realizas pagos a tus proveedores, no antes. 

Ejemplos ilustrativos: 

• El gasto de arrendamiento solo se registra en el momento en el que realizas la transferencia bancaria.
  
• El ingreso de una venta se reconoce cuando el cliente paga, no cuando emites la factura.

Esto se relaciona directamente con el flujo de caja porque muestra la liquidez real disponible para la empresa. 

❗🤓 Aunque es más sencillo de manejar, puede dar una visión limitada de la situación financiera si se usa de manera aislada, porque no refleja las obligaciones o ingresos futuros que ya están causados.

Resumamos: ¿cuáles son las diferencias clave entre causación vs. pago?

Para que quede más claro, revisemos las diferencias principales:

Causación vs. pago: ¿cuál es el impacto tributario de cada uno?

En Colombia, la DIAN exige que la declaración de renta y otros impuestos se basen en el principio de causación. Esto significa que los ingresos y gastos deben reconocerse cuando se devengan (cuando se oficializa la compra o se emite la factura), no cuando se paguen.

Sin embargo, hay excepciones:

• En el régimen simple de tributación, algunos cálculos toman como referencia los pagos efectivos.
  
• Para efectos de flujo de caja, los pagos reales son clave, aunque no tengan impacto directo en los impuestos.

En resumen: para la DIAN manda la causación, pero para la administración interna, el control de pagos es igual de necesario.

Hemos mencionado varias veces el flujo de caja en este artículo, así que te traemos un tip emprendedor: ¿cómo optimizar el flujo de caja de tu PyME? 🤓

Ejemplos de aplicación práctica de la causación vs. pago en empresas colombianas

En la práctica, las empresas suelen (y deben) usar ambos enfoques como complemento, estas son las razones: 

• Causación para contabilidad y cumplimiento tributario: este método es obligatorio bajo las NIIF y la normativa colombiana, ya que garantiza que los ingresos, costos y gastos queden reconocidos en los libros oficiales en el periodo que corresponde, incluso si aún no se han pagado, así los estados financieros reflejarán la realidad económica de la empresa.
  
• Pago para planeación financiera: aunque no reemplaza a la causación, es indispensable para la gestión diaria; con él se controla cuándo efectivamente entrará dinero a la caja o a los bancos, y cuándo hay que hacer desembolsos para proveedores, nómina o impuestos. 

Usar el software contable de CUENTI facilita esta dualidad: podrás llevar la contabilidad bajo las NIIF y, al mismo tiempo, generar reportes de flujo de caja para tomar buenas decisiones de liquidez 😉.

Para evitar😱: errores frecuentes al aplicar la causación vs. pago

Estas son algunas confusiones comunes que evidenciado en este tema:

1. Confundir facturación con recaudo: emitir una factura no significa que ya recibiste el dinero.
   
2. Olvidar registrar cuentas por pagar: en causación, las obligaciones se deben reconocer de inmediato, aunque se paguen después.
   
3. No conciliar flujo de caja y estados financieros: usar solo la causación o solo el pago puede dar una visión incompleta de la realidad financiera de tu negocio.
   
4. No prever impuestos por causación: si registras un ingreso, la DIAN puede exigir el impuesto aunque aún no hayas recibido el pago.

La solución está en llevar ambos controles de manera organizada y no perder de vista que cada método tiene un objetivo distinto para las finanzas de tu negocio.

Para aprender de esto y más, #cuentaconCUENTI

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