Caso modelo para la gestión efectiva de cartera empresarial
La gestión efectiva de cartera empresarial es uno de los pilares más importantes para la estabilidad financiera de cualquier negocio.
En Colombia muchas pymes dependen del pago oportuno de sus clientes para sostener su operación, por lo que una cartera vencida elevada puede convertirse en un riesgo que afecta liquidez, crecimiento y rentabilidad.
En este artículo te presentaremos un caso inspirado en situaciones reales de pymes colombianas para mostrar cómo una gestión adecuada de cartera puede mejorar el flujo de caja en tan solo seis meses.
El problema inicial: una cartera vencida que se salió de control
La empresa modelo, a la que llamaremos Ferretería y Herramientas S.A.S., es una pyme mediana del sector de ferretería y suministros para construcción. Aunque sus ventas crecían de forma constante, su flujo de caja era cada vez más ajustado.
Al revisar su contabilidad, el equipo identificó el origen del problema: la cartera vencida representaba el 42 % del total de cuentas por cobrar, una cifra muy por encima del rango saludable recomendado (entre 10 % y 20 % en pymes comerciales).
¿Qué estaba pasando?:
- Clientes que se retrasaban más de 45 días.
- Falta de seguimiento después de emitir las facturas.
- Ausencia de recordatorios automáticos o reportes actualizados.
- Políticas de crédito poco claras y no documentadas.
- Errores en conciliaciones que retrasaban decisiones financieras.
Vendían mucho, pero sus valores de caja eran insuficientes.
¿Cuál fue el diagnóstico contable inicial?
Antes de proponer soluciones, el contador de la empresa hizo con la ayuda de CUENTI un diagnóstico completo de la cartera:
1. Clasificación de las cuentas por cobrar por antigüedad
Se dividió la cartera en tramos por días (0–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días).
Las cifras revelaron que un 25 % del total estaba por encima de los 60 días.
2. Identificación de clientes reincidentes
Usando como base:
- Historial de pago
- Frecuencia de retrasos
- Monto de deuda acumulada
- Número de renegociaciones
El 15 % de los clientes representaban el 60 % de la cartera problemática.
3. Revisión de políticas de crédito
No existían parámetros claros sobre:
- Cupos máximos
- Plazos permitidos
- Garantías o soportes
- Consecuencias por incumplimiento
Cada vendedor otorgaba condiciones de pago a su criterio.
4. Auditoría contable y cruces de información
La empresa detectó:
- Facturas sin notas crédito aplicadas.
- Pagos no conciliados correctamente.
- Facturas duplicadas en reportes de cartera.
Todo esto retrasaba la toma de decisiones.
Gracias a CUENTI, el equipo pudo centralizar la información, depurar errores y visualizar en un solo panel la realidad completa de la cartera.
❗También te recomendamos leer nuestra Guía para la gestión de cartera en empresas
Estrategias implementadas para la gestión efectiva de cartera empresarial: gestión inteligente y datos en acción
Con el diagnóstico claro, Ferretería y Herramientas S.A.S. implementó una estrategia integral, centrada en tres frentes: proceso, tecnología y cultura financiera.
1. Política de crédito formalizada
Se creó un documento práctico que incluía:
- Cupos de crédito por nivel de riesgo
- Plazos estándar (15, 30 y 45 días)
- Condiciones para otorgar crédito a nuevos clientes
- Procedimiento para renegociaciones
- Reglas de bloqueo para clientes morosos
Se socializó con el equipo comercial, asegurando alineación total.
2. Uso de recordatorios y alertas automáticas
Con Cuenti se activaron:
- Alertas de vencimiento 5 días antes
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Resúmenes semanales para el área de cartera
- Reportes de riesgo por cliente
Esto redujo el tiempo invertido en seguimiento manual.
3. Segmentación de la cartera
La cartera se dividió según el nivel de riesgo, lo que permitió aplicar estrategias distintas:
- Bajo riesgo: confirmación de pago y comunicación preventiva
- Riesgo medio: acuerdos de pago y seguimiento semanal
- Riesgo alto: retención de pedidos, acuerdos escritos y gestión más estricta
4. Integración contable y conciliación diaria
Con la sincronización bancaria y conciliación automática de CUENTI, la empresa logró:
- Identificar pagos no aplicados
- Registrar abonos en tiempo real
- Detectar rápidamente diferencias o errores
- Elaborar reportes gerenciales más confiables
5. Capacitación interna
Todo el equipo (ventas, contabilidad y cartera) recibió capacitación básica en:
- Buenas prácticas de cobranza
- Manejo de objeciones
- Comunicación efectiva con clientes
- Importancia del flujo de caja para la empresa
Resultados tras 6 meses: la diferencia entre vender y cobrar
Los cambios fueron notables. Después de seis meses de implementación:
📉 La cartera vencida bajó del 42 % al 18 %: Por primera vez en años, la empresa entró dentro del rango saludable recomendado.
📈 El flujo de caja aumentó un 35 %: Esto permitió invertir en inventario crítico y mejorar la disponibilidad de insumos.
📆 El tiempo promedio de recaudo pasó de 63 a 37 días: Una mejora de casi un mes en el ciclo de efectivo.
🧾 Se redujeron en un 70 % los errores de conciliación, gracias a la integración de operaciones en CUENTI.
🤝 Relaciones comerciales más sanas: Los clientes valoraron la comunicación clara y las reglas unificadas.
Ferretería y Herramientas S.A.S. no solo mejoró su liquidez; también fortaleció su cultura financiera y su capacidad de crecimiento.
Errores que se evitaron en la gestión efectiva de cartera empresarial gracias a una buena auditoría contable
La auditoría inicial (y su seguimiento mensual) permitió evitar fallas comunes:
- Conceder crédito sin revisar historial del cliente
- No registrar notas crédito o abonos a tiempo
- Mantener clientes activos con mora recurrente
- No documentar acuerdos de pago
- Depender de hojas de cálculo con errores
- Falta de conciliación bancaria frecuente
Estas prácticas, comunes en muchas pymes, son las responsables de que la cartera vencida crezca sin control.
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Recomendaciones para contadores y empresarios
Si deseas mejorar la gestión de cartera de tu empresa, aquí van recomendaciones clave:
- Realiza un diagnóstico inicial con indicadores claros.
- Formaliza tu política de crédito y compártela con todo el equipo.
- Integra tu software contable con bancos para conciliar automáticamente.
- Segmenta a tus clientes por riesgo y define estrategias por grupo.
- Automatiza recordatorios y reportes.
- Reúnete cada mes para revisar el comportamiento de la cartera.
- Evita decisiones basadas en intuición: usa datos reales.
La gestión de cartera no es solo cobrar: es cuidar la salud financiera del negocio y asegurar su crecimiento.
Creemos que una pyme con información clara, procesos simples y reportes confiables tiene el poder de tomar mejores decisiones y crecer con seguridad. Si quieres transformar tu gestión de cartera y fortalecer tu flujo de caja, estamos aquí para acompañarte.
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