Plazos para la nómina electrónica en Colombia: Guía completa y actualizada

Sabemos que estás ansioso por descubrir cuáles son los plazos para la nómina electrónica en Colombia, debido a que el tiempo está encima. Quédate hasta el final y profundiza en cuanto al tema de nómina electrónica en Colombia. 

¿Qué es la nómina electrónica? 

Antes de contarte sobre los plazos para la nómina electrónica en Colombia, es importante que sepas qué es.

La nómina electrónica es un proyecto de resolución de la DIAN, el cual consiste en un documento digital que será el equivalente a la nómina tradicional que conocemos, pero que se diferenciará porque deberá ser presentada bajo un archivo electrónico, tal y como se viene presentando la facturación electrónica. 

De acuerdo con lo mencionado por la DIAN, el objetivo de impulsar la nómina electrónica es la transformación digital de las empresas en Colombia. 

Dentro de las ventajas que traerá a las empresas la implementación de esta nueva modalidad, se destacan las siguientes:

• Amigable con el medio ambiente: Al no tener que imprimir formatos de volantes de pago a los empleados, ya que automáticamente se les notificará mediante correo electrónico los pagos que el empleador realizó.
• No necesitarás un espacio físico para su almacenamiento, al ser un documento digital.
• Tendrás la información de la nómina de tu empresa disponible, fácil y a todo momento.
• Podrás generar informes con mayor agilidad, para medir y controlar distintos indicadores que le aportarán información valiosa a  tu compañía, como por ejemplo; ausentismos, rotación, promedios de horas extras, etc. y lo mejor es que podrás tener esta información siempre en la nube, evitando con esto pérdida de información.

Como ves, todo el proceso es similar a lo que vivimos con la facturación electrónica.

Calendario de implementación de nómina electrónica en Colombia.

Con la publicación de la resolución de la DIAN, se establecen también los plazos para la nómina electrónica en Colombia.

Para ello se ha definido un calendario, el cual estará dividido básicamente  de acuerdo a la cantidad de empleados de cada una de las empresas obligadas. 

Si quieres conocer los plazos para la nómina electrónica en Colombia, aquí te los presentamos.

Citando la resolución de la DIAN:

“Los sujetos que llevarán a cabo la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica conforme lo indica el artículo 4 de la misma, y las notas de ajuste del citado documento, deberán cumplir con la implementación de dicho documento, teniendo en cuenta los siguientes calendarios”: 

1.Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados

• Al grupo 1 pertenecen las empresas que tienen más de 251 empleados. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo de 2021, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 30 de abril de 2021.

• Al grupo 2 pertenecen las empresas que tienen desde 11 hasta  250 empleados. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo de 2021, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 31 de mayo de 2021.

• Al grupo 3 pertenecen las empresas que tienen desde 4 hasta  10 empleados. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo de 2021, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 30 de junio de 2021.

• Al grupo 4 pertenecen las empresas que tienen hasta 3 empleados. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo de 2021, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 31 de julio de 2021.

2. Calendario de implementación para otros sujetos que no atiende al número de empleados

• En este grupo encontramos las entidades del Estado de orden nacional y territorial, y tienen como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo,y como fecha máxima de generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina el 30 de junio de 2021. 

3. Calendario de implementación Permanente

De acuerdo con lo postulado por la DIAN:

A este grupo pertenecen los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en Impuesto Sobre las Ventas –IVA, cuando aplique. Cuentan con un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, para el inicio del procedimiento de habilitación para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento y la fecha máxima para iniciar la citada transmisión.

4. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta 

Aquí encontramos los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de enero de 2022, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 31 de marzo de 2022.

Ahora que conoces los plazos para la nómina electrónica en Colombia, vale la pena que tengas en cuenta otra información importante:

Una vez tengas claro la fecha en la que debes implementar la nómina electrónica, también debes conocer que el plazo máximo para su presentación será dentro de los 10 días siguientes al mes en que debas iniciar, por ejemplo, si debes presentar tu nómina electrónica desde el mes de  agosto, el plazo máximo será el 10 de septiembre del mismo año.

Así mismo es relevante decir que la presentación de la nómina en este nuevo formato no es retroactiva, es decir no deberás reportar meses anteriores, solo deberás hacerlo desde el mes que te corresponda según calendario, de acuerdo a la cantidad de trabajadores que tengas, tal y como te lo mostramos anteriormente.

Esperamos que esta información sobre plazos para la nómina electrónica en Colombia te sea de mucha utilidad y si necesitas ayuda en el proceso comunícate con nosotros, porque en Cuenti estamos felices de ayudarte.