21 julio, 2021

Diferencia entre nómina electrónica y documento soporte

Existe una duda general frente a la diferencia entre nómina electrónica y documento soporte. Esto se debe a que la expresión documento soporte puede aludir a dos cosas distintas, por un lado tenemos el concepto de “Documento soporte de pago de nómina electrónica” y por otro lado el “Documento soporte” que es un documento emitido en transacción comerciales con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente. 

Como esta es una de las preguntas que más nos han hecho, hoy queremos contarte cuál es la diferencia que existe entre nómina electrónica y documento soporte. 

Diferencia entre nómina electrónica y documento soporte

Para que puedas comprender a plenitud la diferencia que hay entre estos dos conceptos, tenemos que empezar por el principio para desenredar el asunto. 

¿Qué es nómina electrónica?

La nómina electrónica es el documento por medio del cual los empleadores reportan los pagos derivados de un contrato laboral. La nómina electrónica debe ser enviada a la DIAN y validada por la entidad, por medio de la generación del documento soporte de pago de la nómina electrónica, tal y como se estipula en los requerimientos técnicos creados por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

La nómina de una empresa se genera por medio  del software contable que tenga el empleador o de modo manual, y es un proceso independiente al de la generación del documento soporte de pago que debe enviarse a la DIAN

Es por esto que la idea es que el software contable o de liquidación de nómina, sea integrado con la herramienta generada por la DIAN para unificar el proceso, tal y como sucede en la actualidad con el proceso de facturación electrónica. 

Es preciso resaltar que la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica debe ser a través de un software que cuente con las condiciones técnicas postuladas por la DIAN. De este modo, las empresas pueden contar con un software propio o contratar con un proveedor de servicios autorizado como Cuenti. 

La idea es que después de pagar la nómina de los empleados, se genere el documento soporte de pago de nómina electrónica en el que se incluyen todos los valores pagados a los empleados, con el fin de que sea aprobado por la DIAN. 

Documento soporte de pago de nómina electrónica 

El documento soporte de pago de nómina electrónica funciona como el soporte principal para las deducciones tributarias como el impuesto sobre la renta, o descontable sobre el impuesto a las ventas (IVA) . Este documento se genera, producto de los pagos o abonos a cuenta, que efectúan las empresas bajo el concepto de nómina por una relación laboral. En este documento soporte de pago también se incluyen los valores por deducciones de nómina y el valor total final de la diferencia de estos dos.

En palabras sencillas, el documento soporte de pago de nómina electrónica, es el soporte que las empresas le envían a la DIAN después de generar la nómina de sus empleados, con el fin de recibir la aprobación de la entidad. 

De acuerdo con lo planteado en el artículo 5 de la resolución 0013 de la DIAN, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información:

Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información: 

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica. 

2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 

3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago. 

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE. 

5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 

8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo. 

10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA» 

11.Fecha y hora de generación. 

12.La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica. 

13.Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

Esto es a profundidad el documento soporte de pago de nómina electrónica, pero entonces ¿a qué se refieren cuando hablan simplemente de documento soporte?

Documento soporte de pago 

Cuando se habla simplemente de documento soporte, se habla específicamente del “documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente” Este es el documento que se debe usar para acreditar la compra de un bien o servicio en los casos en los que el proveedor no sea un sujeto obligado a expedir factura o documento equivalente. 

Lo anterior quiere decir que, es el comprador quien debe generar el documento soporte con el fin de documentar la transacción por medio de un documento numerado y autorizado por la DIAN. 

Conclusión

Si leíste hasta aquí ya debes saber la respuesta, no obstante cabe aclarar entonces que la diferencia entre nómina electrónica y documento soporte, radica principalmente en que la nómina electrónica y el documento soporte de pago de nómina electrónica, es el documento en el que el empleador registra los pagos realizados a sus empleados, y el documento soporte es un documento generado por las compradores en el caso de que el proveedor elegido no esté obligado a emitir factura o documento equivalente. 

Esperamos que con este artículo te haya quedado clara la diferencia entre. Si tienes alguna duda sobre el tema o estás buscando el software de nómina electrónica para integrarlo en tu empresa no dudes en contactarnos, pues en cuenti somos felices cuando podemos ayudarte. 

Después de leer esto, tal vez te interese: Diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica

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Escrito Por: Cuenti

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