Documento soporte de pago de nómina electrónica: ¿Qué es?

Ya debes haber escuchado sobre el documento soporte de pago de nómina electrónica, y por eso hoy queremos contarte de qué se trata todo esto. 

Como una de las principales novedades tributarias en Colombia para el año 2.021 llega la resolución No. 0013 de la DIAN, que acaba de ser emitida y cuyo objetivo principal es la transformación de las empresas hacia la era digital, y la cual al convertirse en un documento soporte de pago de la nómina cancelada a los trabajadores, traerá beneficioso para las empresas como por ejemplo deducciones en el IVA y en el impuesto de renta, en pocas palabras podrá ser utilizado como un descuento tributario. 

Para poder emitir la nómina electrónica deberás contar con un proveedor electrónico habilitado, que te permita generar los reportes mensuales y así poderlos transmitir a la plataforma de la DIAN. 

Si quieres conocer más sobre este documento soporte de pago de nómina electrónica, te invitamos a continuar leyendo sobre este reciente, pero importante tema.

¿Por qué debo implementar la nómina electrónica?

Debemos empezar por contarte que la implementación de la nómina electrónica es una de las principales obligaciones que tendrán las empresas colombianas a partir de este año, y que tiene como base principal, la facturación electrónica que se viene presentando desde el año 2.020. 

La presentación obligatoria de la nómina electrónica en Colombia deberá ser a partir del primer trimestre del 2.021, e iniciará con las empresas que tengan más de 250 empleados, progresivamente de acuerdo a los calendarios establecidos por la DIAN.

La resolución 0013 de la DIAN, indica que la presentación de la nómina electrónica deberá efectuarse de manera mensual, durante los primeros 10 días de cada mes, sin importar la forma de pago que tengas en tu compañía; semanal, quincenal o mensual.

Para este caso la resolución no especifica si son días hábiles o calendario, así que podemos deducir que son 10 días calendario.

El resultado de esta implementación será un documento soporte de pago, en el cual se verán reflejados todos los pagos, y si debes realizar un ajuste de nómina, se creará otro documento denominado “Nota de ajustes al documento soporte de nómina”. 

Uno de los principales fines de la DIAN con esta resolución es la fiscalización, evasión de impuestos y tener un mayor control tributario sobre las empresas, es decir, controlar lo que venden las empresas, pero también controlar los gastos. 

¿Cuándo salió la resolución de la nómina electrónica?

Como te lo mencionamos anteriormente, la resolución No.0013 de la DIAN, es la que dicta todo en materia de la implementación de la nómina electrónica y su correspondiente documento soporte de pago.

Esta resolución se dio a conocer el día once de  febrero de 2021, y mediante ella la DIAN anunció que todas las empresas y/o contribuyentes que realizan pagos provenientes de una vinculación laboral están obligados a presentar la nómina electrónica y utilizar -por medio del documento soporte de pago,- dichos pagos como si fueran costos para obtener beneficios tributarios. 

¿Qué es un documento soporte de pago de nómina electrónica?

Ya te hemos hablado mucho sobre el documento soporte de pago de nómina electrónica, pero ¿Qué es? A continuación te  contamos:

El documento soporte de pago de nómina electrónica funcionará como el soporte principal para las deducciones tributarias como el impuesto sobre la renta, o descontable sobre el impuesto a las ventas (IVA) .

Este documento soporte de pago, está derivado de los pagos o abonos a cuenta, que efectúan las empresas bajo el concepto de nómina por relación laboral, también comprenden los valores por deducciones de nómina y el valor total final de la diferencia de estos dos.

De acuerdo al artículo 5 de la resolución 0013 de la DIAN, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información:

Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información: 

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica. 

2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 

3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago. 

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE. 

5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 

8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo. 

10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA» 

11.Fecha y hora de generación. 

12.La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica. 

13.Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

¿Cuáles son los beneficios de implementar la nómina electrónica en mi empresa?

Con la implementación de la nómina electrónica en tu empresa, obtendrás grandes beneficios, desde el ahorro de espacios físicos para almacenamiento, hasta el cuidado del medio ambiente.  Te invitamos a continuar leyendo, para que descubras los grandes beneficios de llevar a cabo correctamente esta implementación.

1. Contribuirás activamente en el cuidado del medio ambiente, debido a que no tendrás que imprimir volantes de pago para notificar a tus empleados del pago, ya que al momento de presentar la nómina electrónica en la plataforma de la DIAN, tu trabajador recibirá automáticamente el volante de pago en su correo electrónico. Esto sin duda representará un ahorro en las cantidades del papel que utilizas en cada quincena para entregar dicho soporte.
2. Dirás adiós a esos interminables archivos físicos, con la implementación de la nómina electrónica en tu compañía podrás mantener toda la información de forma digital, almacenando el archivo en la nube y garantizando con esto mejor custodia de la información, y disminuyendo la pérdida de la misma. 
3. Podrás generar informes de tu nómina en tiempo real y actualizada, de manera instantánea, fácil y en tiempo real, esto te permitirá controlar indicadores que aportarán valor a la gestión del talento humano en la organización, como por ejemplo; promedios de horas extras y su costo total, niveles de ausentismo y sus causas. 
4. Podrás utilizar los costos y deducciones de la nómina de tu empresa como descuento tributario.
5. Posicionarás tu empresa dentro de la era de la digitalización, la cual cada día toma más auge en nuestro país. 

Esperamos que esta información te haya dejado mucho más claro el panorama sobre el documento soporte de pago de la nómina electrónica en Colombia. Recuerda que si requieres más información en Cuenti estamos dispuestos a ayudarte.