¿Cómo generar la nómina electrónica? Paso a paso con Cuenti

Seguramente llegaste hasta aquí buscando entender un poco más sobre cómo generar la nómina electrónica, y las mejores prácticas para hacerlo, por eso aquí te compartiremos  información valiosa que te ayudará a resolver esta inquietud.

El pasado mes de febrero, la DIAN sacó a la luz la resolución 0013 de 2021, anunciando con ella la exigencia de generar la nómina electrónica para todos los empleadores, teniendo como base la facturación electrónica, la cual se encuentra vigente en el país desde el año 2020.

Pero, ¿Cómo generar la nómina electrónica? Sigue leyendo para que puedas entenderlo mejor. 

¿Cómo generar la nómina electrónica?

La nómina electrónica es un documento digital con el cual la DIAN pretende involucrar aún más a las empresas colombianas en el proceso de transformación digital.

Este documento será el equivalente de la nómina clásica tal y como la conocemos, pero deberá presentarse ante la plataforma de la DIAN, dentro de unos términos específicos.

Según la resolución 0013 de febrero de 2021, todos los  “contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique”, están obligados a generar la nómina electrónica.

Para dar respuesta a tu interrogante sobre cómo generar la nómina electrónica, te contamos el paso a paso para que este proceso sea fácil, rápido y práctico para tu empresa:

1. Lo primero que debes hacer es ingresar la página de la DIAN https://www.dian.gov.co.
2. Ubicar la sección denominada “Habilitación de factura electrónica”, esta la encuentras en la parte inferior de la pantalla.
3. Como tercer paso, deberás seleccionar el tipo de usuario con el cual te encuentras registrado en la DIAN, ya sea persona o empresa. 
4. En este punto deberás diligenciar la información que te solicita la plataforma, como por ejemplo el NIT,  el número de cédula del representante legal de la empresa, y el correo electrónico que previamente inscribiste en el RUT.
5. Luego de realizar los anteriores pasos e ingresar con el botón “Entrar”, el representante legal recibirá un correo electrónico de parte de la DIAN, donde deberán ingresar con la opción “Acceder” que irá relacionada dentro del cuerpo del texto de dicho correo electrónico.
6. Después de esto, deberás ingresar mediante la opción “Participantes – Facturador”.
7. Una vez hayas completado los pasos anteriormente mencionados ya podrás realizar el envío del documento soporte de la nómina electrónica.

Es importante aclarar que para la generación de la nómina electrónica podrás utilizar un software de desarrollo propio, o el software que hayas adquirido para realizar la facturación electrónica con un proveedor. La mayoría de estos softwares ya están integrando el módulo para la realización del archivo requerido por la DIAN, para tales fines. 

¿Qué contiene este tipo de nómina?

Ahora que ya tienes los pasos y has comprendido cómo generar la nómina electrónica, es importante que sepas qué contiene. 

De acuerdo a lo documentado por la DIAN, la nómina electrónica deberá estar compuesta de la siguiente forma:

•  Estar denominada como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
• Razón social de la empresa (incluyendo el NIT), o en su efecto, nombres y apellidos.
• Nombres y apellidos del empleado, junto con su identificación.
• El código CUNE (Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo a sus siglas). Para entender un poco más acerca de este código, debemos remitirnos al artículo 11 de la resolución 0013 de febrero de 2011:
• Artículo 11. Código Único del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE. En el procedimiento descrito en esta sección se genera el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica -CUNE, el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos del documento de nómina electrónica; el procedimiento para el cálculo e implementación del código único de documento soporte de pago de nómina electrónica -CUNE y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». Con el procedimiento anterior, también se genera el código único de documento soporte de pago de nómina -CUNE que corresponde a las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
• Un número consecutivo de control interno, creado por tu empresa.
• El valor que haya devengado cada trabajador.
• Las deducciones que hayan tenido lugar por cada trabajador.
• Por último, el valor total cancelado a  cada empleado. 

 ¿Cada cuánto se debe generar la nómina electrónica?

Para responderte esta pregunta, te mostramos lo que nos dice el artículo 8 de la resolución 0013 de febrero de 2021 de la DIAN:

“Artículo 8. Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica. Los sujetos de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual debió generarse la información, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo. Parágrafo: El cumplimiento de los plazos previstos en el presente artículo para la transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, en caso de inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto de qué trata el artículo 4 de esta resolución o por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Aduanas Nacionales -DIAN, deberá atender a lo señalado en los artículos 13 y 14 de la presente resolución”.

En resumen, no importa la periodicidad con la que realices el pago de la nómina a los empleados de tu empresa; quincenal, mensual, semanal, la presentación del documento soporte de pago de nómina electrónica deberás presentarlo ante la DIAN, los 10 primeros días de cada mes. 

Esperamos que con esta información hayas aclarado todas tus inquietudes sobre cómo generar la nómina electrónica, recuerda que en Cuenti, estamos dispuestos a ayudarte a responder cualquier duda que tengas.