¿Qué es una guía de remisión electrónica?

En el ámbito laboral, la guía de remisión electrónica se ha convertido en una pieza fundamental para el traslado de bienes, llegando a reemplazar a las guías de remisión de papel más tradicionales.  Si quieres que tu empresa esté a la vanguardia en las nuevas tecnologías y sea competitiva en el mercado, necesitas implementar este tipo de guía.

Por esta razón, en este artículo, te explicaremos qué es una guía de remisión electrónica, su importancia y los beneficios que ofrece a las empresas en la revolución tecnológica que se está viviendo en este momento. ?

¿Qué es una guía de remisión electrónica?

Una guía de remisión, es un documento que se utiliza mayormente en las áreas comerciales y logística con el objetivo de tener un documento que permita respaldar el traslado de bienes de una empresa.

Aunque este documento no es novedoso, pues desde hace mucho existe su versión en papel, la modernización de procesos comerciales y tributarios ha permitido que se desarrolle su versión electrónica.

¿Para qué sirve la guía de remisión?

Ahora vamos con lo importante, ¿qué podría hacer esta guía por ti y tu negocio? Pues son varias las funciones que este tipo de guía pueden llevar a cabo. A continuación, te contaremos cuáles son las principales:

• Evidencia de traslados: esta guía te sirve como evidencia de la mercancía o bienes que fueron trasladados. Es un registro que te permite obtener datos como nombre de las partes que efectúan el traslado, el punto de donde sale la mercancía y hacia dónde se dirige, datos sobre el medio de transporte que se utilizó, etc.

• Control: este documento electrónico posibilita y facilita la tarea de las autoridades encargadas de hacer un control de las mercancías que se movilizan en un lugar para que estas paguen los respectivos impuestos a los que están obligados por ley.

• Seguridad: gracias a que este documento es electrónico, nos brinda mayor seguridad respecto a su procedencia y autenticidad.

Recuerda que las funciones de este documento están determinadas según la reglamentación vigente en cada país. ??

¿Cuál es el impacto en la logística de una guía de remisión electrónica?

Uno de los procesos de una empresa que más se ve impactado por una guía de remisión electrónica es la logística.

Puesto que, tanto la compra como la entrega de materias primas y el envío de bienes y materiales quedará registrados de forma electrónica, impactando en aspectos como:

• Eficacia: al no tener que llenar y archivar documentos físicos, se reducen las posibilidades de cometer errores, lo que, no solo aumentará la eficacia de estos procesos, sino que también le permitirá a tus empleados dedicarse a tareas más importantes.

• Sostenibilidad ??: una de las exigencias actuales que tienen todas las compañías es que sus procesos sean sostenibles ambientalmente.

Optar por la guía electrónica te permitirá impactar de manera positiva en el medio ambiente, ya que, reducirá el gasto de papel y tinta, contribuyendo al cuidado de los recursos naturales y disminuyendo la generación de residuos.

• Mejoras en la cadena de suministro: ¿por qué? Porque estas guías favorecen la comunicación y coordinación entre todos los actores y procesos que hace parte de la cadena de suministro: proveedores, transportistas y destinatarios.

Al todos poder acceder a esta información que, al estar en la nube, se encuentra actualizada, podrán tomar decisiones más acertadas, reduciendo la posibilidad de errores y malentendidos.

Beneficios de utilizar una guía digital en tus operaciones comerciales

Y si decides modernizarte y comenzar a utilizar este tipo de guía, has pensado ¿qué beneficios te podrá traer? ¿Cómo este documento te permitiría optimizar y agilizar tus operaciones comerciales? Descubrámoslo en el siguiente apartado:

• Ahorra tiempo ⏳?: ¿sabes cuánto tiempo te toma tener que llenar este papel de forma manual? Nosotros tampoco, pero te podemos asegurar que no es poco. Una guía electrónica te permitirá realizar este proceso en cuestión de minutos. Ahorrando tiempo podrás destinar en otras tareas.

• Ahorra recursos: ¡adiós al papel y la tinta! ? Aunque parezca poco, a largo plazo el ahorro en estos materiales, además de impresión y envío, será significativo para tu negocio.

• Reduce errores: ¡errar es de humano, pero no de máquinas! ? Así que, si quieres reducir la posibilidad de cometer errores en este tipo de documento, la guía electrónica es tu mejor decisión.

• Mejora la trazabilidad: con la guía digital registrar y rastrear toda tu mercancía o materia prima será un proceso súper sencillo.

• Consulta rápida: al ser un documento digital, podrás consultar este documento desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además de que al quedar guardado en la nube podrás tener un historial de todos estos registros para consultarlos cuando los necesites.

En definitiva, implementar una guía de remisión electrónica es una muy buena inversión para ti y tu negocio, pues te permitirá optimizar procesos, mejorando su eficiencia, trazabilidad. Además de que serás conocido por tus clientes como una empresa que busca que sus procesos sean respetuosos con el medioambiente.

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