¿Cómo afecta la perdida de información en el inventario?

Uno de los procesos más importantes para todo emprendimiento o empresa es la lista de todos los productos con los que cuenta. En este sentido, la perdida de información en el inventario, que va desde errores en el momento del registro hasta interrupciones en la cadena de suministro, puede tener repercusiones bastante grandes en el funcionamiento y rentabilidad de la empresa.

Por esta razón, evitar este tipo de perdidas, te permitirá no solo controlar el stock, sino también reducir los costos de la operación y cumplir con la demanda.

Así que si quieres saber cómo la perdida de información en el inventario puede afectar las operaciones comerciales de tu negocio, cómo evitarla y cuáles son los riesgos que puede correr tu empresa, continúa leyendo esta entrada que hemos escrito especialmente para ti. ?

¿Cuáles son las consecuencias de la perdida de información en el inventario?

Aunque para algunos la perdida de información en el inventario no represente un problema por el que haya que encender una alerta, la realidad es que puede afectar diversas áreas que van desde la cadena de suministro hasta las operaciones del día a día, afectando la eficiencia de la empresa.

A continuación, te señalaremos 3 de las consecuencias más graves cuando se da esta fuga de información:

• Toma de decisiones: si los datos que se registran sobre los bienes tangibles de la empresa no son correctos o no están actualizados, podría afectar la toma de decisiones respecto al stock y a los productos que se deben y adquirir con los proveedores y los que no.

Esto afectaría la optimización de los recursos de la empresa, puesto que se podrían comprar productos que en realidad no se necesitan, generando perdidas.

• Cadena de suministro: si no se sabe con certeza cuáles son los niveles del stock y qué productos no están disponibles, se corre el riesgo de no contar con los productos que los clientes necesitan, pues el pedir los productos en el último minuto a los proveedores, puede ocasionar retrasos e incumplimientos en la entrega.

Lo anterior afectará la opinión que tienen los clientes en tu empresa, así como su fidelización.

• Perdidas de productos: así como la falta de productos puede ser un contratiempo, el exceso de estos no es menos problemático, ya que no saber qué hay en tu bodega hará que acumules productos que se pueden echar a perder o pasar de temporada.

Esto te generará costos adicionales no solo por el almacenamiento, sino por la pérdida de estos.

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• Estrategias: no saber con qué no cuentas y con qué sí, podría afectar tus estrategias de marketing, descuentos o promociones, pues el desconocimiento no te permitirá planificar, diseñar e implementar acciones comerciales y campañas efectivas.

En definitiva, las consecuencias de no tener un inventario claro van desde problemas en la cadena de suministro hasta afectaciones en tus estrategias comerciales.

Por esta razón, es fundamental implementar procesos y sistemas que garanticen la precisión en el inventario de tu empresa, pues no solo te permitirá funcionar de forma óptima, sino que tendrás una empresa más competitiva en el mercado.

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¿Cómo puedo evitar la pérdida de la información en el inventario?

Ahora que ya sabes cuáles son los procesos que podrían verse afectados si no mantienes un orden y sistematicidad en tu inventario, es momento de conocer cómo evitar esta perdida de información:

• Actualiza permanentemente tus registros: para ellos debes registrar, de forma regular, cada una de las entradas y salidas de productos.

• Utiliza códigos de barras/etiquetas: el uso de códigos de barras o etiquetas favorecerá tu inventario, pues te permitirá hacerle un seguimiento a este y gestionar de manera más adecuada tus productos.

Escanear tus productos cuando ingresan o salen disminuirá la cantidad de errores o inconsistencias que se puedan presentar en los datos.

• Haz recuentos periódicos: lleva a cabo recuentos, de forma regular, de la mercancía que tienes en bodega y compárala con los registros documentales que tienes de esta.

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• Determina procedimientos claros: establece políticas y procedimientos claros para el manejo de la mercancía y capacita a tu personal en ellos.

• Asigna un jefe de inventario: esta figura te permitirá contar con un empleado que no solo será el responsable de que todo este proceso funcione de manera idónea, sino que también deberá ejercer procesos como capacitaciones del resto de empleados.

• Ayúdate de la tecnología: entra en el siglo XXI, implementando un sistema de inventarios que te permita automatizar muchas de estas tareas y reducir los riesgos de cometer algún tipo de error.

•  Ten un backup: haz copias de seguridad de forma periódica de los datos que arrojan tus inventarios, pues en caso de que se pierda o dañen alguno de tus registros, es necesario contar con copias que respalden esta información.

Recuerda que la forma más segura de hacerlo es el almacenamiento en la nube.

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