¿Cómo escoger un programa para el control de tus gastos?

La optimización del presupuesto es una de las medidas estratégicas que debemos tomar al momento de comenzar nuestra microempresa o emprendimiento, para ello es necesario un programa de control de gastos que nos permita obtener los mejores resultados.

Si estás iniciando tu emprendimiento o ya lo comenzaste, pero aún tienes muchas dudas sobre el manejo del presupuesto, este artículo es para ti.

¿Qué tan importante es llevar el control de gastos de mi negocio?

Comencemos con lo primero, para que tu emprendimiento o PYMES funcione, debes planear tus ingresos, reservar un capital para inversión y, lo más importante, controlar todos los gastos, pues esto te permitirá:

• Optimizar los recursos de tu empresa. No solo te hablamos de los monetarios, sino también en empleados y tiempo.
• Tener una visión más exacta de cuáles son los ingresos y los gastos.
• Saber con exactitud cuáles son los recursos y suministros que necesitas para que tu empresa funcione y así no hacer gastos innecesarios.
• Prepararte para el futuro. ¡No está de más estar listo para las vacas flacas!
• Redirigir tus gastos a lo que requiere prioridad en un determinado momento.
• Cumplir con la ley.

¿Cómo puedo optimizar el presupuesto de mi negocio?

Si estás comenzando tu emprendimiento y quieres optimizar tu presupuesto, es necesario que tengas en cuenta estos consejos:

• Guarda los comprobantes: no solo porque la ley te exige guardar las facturas de compra, sino que también te permitirá tener un histórico del crecimiento de tu empresa y así podrás tomar decisiones a futuro.
• Calcula los ingresos: identifica cuánto dinero estás recaudando mensualmente.
• Identifica los gastos que tiene tu negocio mensualmente: es decir, revisa todas las salidas de dinero como compra de suministros, salario de empleados, gastos fiscales (impuestos), alquileres de locales, publicidad, etc.
• Organiza los gastos de acuerdo con los ingresos: ya teniendo claro cuáles son esos ingresos y cuáles son esos gastos, comienza a calcular cuánto te está quedando de utilidades.
• Utiliza una herramienta de control de gastos: por último, ¡facilítate todo este proceso! En el mercado existen varias herramientas para la gestión financiera que automatizarán estos procesos, permitiéndote tener un control exacto del presupuesto de tu empresa.

¡Además de que podrás decirles adiós a las facturas de papel!

¿Qué es importante a la hora de elegir un programa para control de gastos?

Quizás, con las recomendaciones anteriores, ya estás considerando elegir un programa que te ayude en el manejo de los ingresos y egresos de tu empresa, pero ahí surge la pregunta ¿qué debo tener en cuenta para elegir esta herramienta?

• Lo primero es mirar cuáles son las necesidades específicas de tu empresa para saber cuáles funciones debe tener el programa que elijas.
• Inclínate por los programas que utilicen la tecnología más avanzada para la gestión financiera en pequeñas empresas.
• Revisa las diferentes ofertas del mercado y empieza a comparar las funcionalidades que te ofrece cada programa.
• Comprueba que el programa sea sencillo de manejar, muy intuitivo para que tanto tú como cualquiera de los empleados de tu empresa pueda hacer uso de él sin necesidad de capacitaciones muy largas.  
• Comprueba que el costo del programa no se salga de tu presupuesto. La idea es que elijas un buen programa que se adapte a tu capacidad de endeudamiento.
• Analiza que el programa que elijas esté en constante desarrollo tecnológico que le permita a fututo ofrecerte soluciones más eficaces y rápidas para tus procesos.
• Revisa que el programa se adapte a un posible crecimiento de tu empresa.
• Evalúa los servicios extra que te puede brindar la empresa que te está ofreciendo el programa; es decir, ¿qué otros procesos internos te pueden ayudar a gestionar en tu empresa?, y si tiene un buen servicio de soporte.

¿Cómo saber si el programa para control de gastos tiene las funciones que necesito?

Si ya pusiste en práctica todas las recomendaciones que te dimos en el paso anterior y tienes dos o tres herramientas elegidas para que gestionen los gastos de tu empresa, ahora debes asegurarte de que las funciones de los programas que elegiste realmente resuelven las necesidades de tu negocio, para ello debe tener la capacidad de:

• Registrar operaciones relacionadas con los ingresos y egresos que tenga tu empresa.
• Almacenar el histórico de operaciones financieras.
• Sistematizar todos los movimientos contables en planes de cuentas predeterminados.
• Incorporar la contabilidad en el sistema de facturación electrónica.

¡Conoce cómo emitir una factura electrónica de acuerdo con la normativa de la DIAN!

• Llevar a cabo cálculos simples y complejos de forma automática.
• Generar reportes de la contabilidad general de la empresa de forma automática.
• Realizar carga masiva de datos que tengan que ver con todos los movimientos financieros.

Recuerda solicitarles a las diferentes empresas un demo de su producto para que puedas comprobar, antes de tomar cualquier decisión, si su producto es el adecuado para tus necesidades.

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