Cuando tu empresa compra productos o contrata servicios, lo habitual es recibir una factura electrónica como respaldo de dicha operación. Sin embargo, ¿qué pasa cuando el proveedor no está obligado a facturar? En esos casos, podrías llegar a necesitar generar un documento soporte electrónico DIAN para respaldar la compra y cumplir con tus obligaciones tributarias.
Este documento es especialmente importante para las empresas que contratan trabajadores independientes, adquieren productos a pequeños proveedores o realizan operaciones con personas que no están obligadas a expedir factura de venta.
Por eso, en esta guía te explicamos qué es el documento soporte electrónico, cuándo debes emitirlo, cuáles son tus requisitos en 2026 y cómo puedes generarlo y transmitirlo a la DIAN de forma sencilla con Cuenti.
¿Qué es el documento soporte electrónico y cuándo es obligatorio emitirlo?
Empecemos por lo más importante: entender que el documento soporte electrónico en adquisiciones a sujetos no obligados a facturar es un comprobante que genera el comprador cuando adquiere bienes o servicios de un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta ni documento equivalente.
Este documento tiene como finalidad el poder respaldar la operación y servir como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en IVA cuando corresponda y se cumplan las condiciones legales.
Pero, ¿quiénes son los que deben generar el documento soporte electrónico?
De acuerdo con la normativa tributaria, deben generarlo electrónicamente y transmitirlo para validación los compradores que cumplan las condiciones establecidas para esta obligación: entre ellas, ser facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y realizar compras de bienes o servicios a sujetos no obligados a facturar cuando necesiten soportar fiscalmente esas operaciones.
Por eso, antes de emitirlo, es importante verificar tanto tu condición tributaria como la del proveedor.
¿En qué situaciones se debe emitir?
Algunos casos frecuentes son:
Pilas: no todas las compras a personas naturales requieren un documento soporte. Si el proveedor está obligado a expedir factura de venta, el comprador debe solicitarla. El documento soporte no reemplaza una factura que legalmente debe emitir el vendedor.
¿Qué pasa si no transmito el documento soporte electrónico a la DIAN?
El principal riesgo es que el gasto no cuente con el soporte fiscal requerido y, por tanto, la DIAN cuestione su procedencia como costo o deducción en la declaración de renta. Dependiendo de las circunstancias, también puede verse comprometido el reconocimiento de impuestos descontables en IVA.
Ahora bien, entre las principales consecuencias podrían estar:
Costos y deducciones que pueden ser rechazados
Para que un gasto pueda tener el tratamiento tributario correspondiente, no basta con demostrar que se realizó un pago. También es necesario cumplir las condiciones legales y contar con los soportes exigidos.
Por ejemplo, si una empresa contrata un servicio de mantenimiento con un proveedor no obligado a facturar, registra el pago en su contabilidad, pero omite el documento soporte que debía generar, podría tener dificultades para justificar fiscalmente ese gasto.
Esto puede traducirse en una mayor renta líquida gravable y, según el caso, en un mayor impuesto a cargo.
Posibles requerimientos y sanciones
La falta de cumplimiento de las obligaciones de facturación y soporte puede dar lugar a revisiones, requerimientos y eventuales consecuencias sancionatorias, según la obligación incumplida y las circunstancias particulares.
No debe asumirse que toda omisión genera automáticamente una sanción específica o el rechazo inevitable de un gasto. El efecto depende de las normas aplicables, la operación y las pruebas disponibles.
Para reducir estos riesgos, es recomendable revisar periódicamente los soportes de las compras, validar que los documentos hayan sido transmitidos cuando corresponda y conservar la evidencia de su validación por la DIAN. La buena noticia es que, con tus soportes al día, evitas estos dolores de cabeza.
Requisitos legales que debe contener el documento soporte en 2026
En 2026, la generación del documento soporte debe ajustarse a los requisitos tributarios vigentes y a las especificaciones técnicas de la DIAN. La referencia normativa incluye el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 y la reglamentación compilada en la Resolución 227 de 2025, que incorpora disposiciones de la Resolución 000167 de 2021.
Entre los datos y condiciones que deben revisarse están los siguientes:
¿Se debe transmitir un documento soporte por cada compra?
La regulación permite generar y transmitir el documento soporte por cada operación o, bajo las condiciones establecidas, acumular semanalmente las operaciones realizadas con un mismo proveedor.
Esta alternativa puede facilitar el manejo de varias compras durante una misma semana, pero no significa que sea posible agrupar indiscriminadamente operaciones de proveedores diferentes o ignorar las condiciones técnicas y normativas aplicables.
Cómo emitir y transmitir tu documento soporte desde Cuenti
Gestionar manualmente los documentos de cada compra puede consumir tiempo, especialmente cuando una empresa trabaja con varios proveedores y necesita mantener su contabilidad al día.
Con una solución de facturación electrónica como Cuenti, el proceso puede integrarse a la gestión administrativa para facilitar la elaboración y el control de los documentos soporte.
En términos generales, el proceso consiste en:
- Identificar al proveedor: verifica que no esté obligado a expedir factura de venta y confirma los datos.
- Registrar la operación: incluye la fecha, la descripción del bien o servicio y el valor correspondiente.
- Generar el documento: diligencia la información requerida y utiliza la numeración autorizada para este tipo de documento.
- Transmitirlo para validación: cuando corresponda, envía el documento a la DIAN mediante el sistema habilitado.
- Verificar el resultado: confirma que el documento haya sido validado y conserva el soporte para tus registros contables.
Al centralizar este proceso, tu empresa puede reducir tareas manuales, organizar mejor sus soportes contables y facilitar el seguimiento de las compras realizadas a proveedores no obligados a facturar.
Con Cuenti, puedes simplificar la gestión de tus documentos electrónicos y dedicar más tiempo a la operación de tu negocio. Consulta las funcionalidades disponibles para conocer cómo gestionar el documento soporte de acuerdo con tus necesidades.
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