Tecnología al beneficio del control de inventarios de una farmacia

Llevar el control de inventarios de una farmacia de manera correcta no solo te permite garantizar la calidad del servicio y hacer buen uso de los recursos del negocio, sino que te asegura el cumplimiento de la norma en un sector tan delicado como la industria farmacéutica.

La gestión de los inventarios en estos negocios se hace un poco más compleja gracias a la combinación de las regulaciones por salud pública, la responsabilidad civil y la necesidad de precisión que implica vender medicamentos.

Si tienes una farmacia, ¿qué implica el control de inventarios para ti?:

• Registro detallado de todos los productos en stock.
• Conteo físico periódico para verificar que los registros coincidan con las cantidades reales.
• Utilizar un software especializado de gestión de inventarios para automatizar el proceso y generar reportes.
• Control de caducidades por medio de un sistema de alertas.
• Gestión de proveedores para garantizar un suministro continuo de productos.
• Utilizar los datos del inventario para identificar tendencias de ventas o productos de alta rotación.

¿Qué estrategias modernas existen para el control de inventarios en una farmacia?

Controlar inventarios no es solo contar y registrar productos, sino que implica una serie de estrategias que mejoran tus procesos, reducen costos y garantizan la calidad del servicio. Estas pueden ser algunas estrategias modernas que puedes considerar:

1. Inteligencia artificial y machine learning

Utilizar algoritmos para predecir con mayor precisión la demanda de cada producto, considerando factores como estacionalidad, promociones, enfermedades estacionales y tendencias de consumo. También puedes automatizar los pedidos a proveedores en función de la demanda predicha, evitando faltantes o excesos de inventario.

2. Blockchain

Es una base de datos descentralizada que podrías poner a funcionar teniendo en cuenta varias partes de tu negocio: la administración de la farmacia, tus proveedores de medicamentos, punto de venta y tu sistema de gestión de inventario. 

Esta estrategia garantiza la autenticidad de los medicamentos, la seguridad en la cadena de suministros y la transparencia de tu farmacia. 

Cada vez que un medicamento cambie de manos, desde la fábrica hasta la farmacia, en la base de datos de Blockchain se añade un nuevo detalle de información, como:

• Origen.
• Fecha de fabricación.
• Lote.
• Transporte: por dónde ha pasado y quién lo ha manejado.
• Almacenamiento.
• Venta.

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3. Internet de las cosas

Por medio de esta estrategia puedes interconectar digitalmente los productos de tu negocio con la base de datos del sistema de control de inventarios que uses, por ejemplo:

• Utiliza sensores para monitorear condiciones de almacenamiento como temperatura y humedad, en productos o medicamentos que necesiten de condiciones específicas para mantener su calidad. 
• Integra dispositivos en tu farmacia para automatizar tareas como el conteo de inventario y la gestión de caducidades.

¿Cuáles son los beneficios de un software de control de inventarios en una farmacia?

El control y la optimización del stock en una farmacia impactan directamente en la eficiencia, rentabilidad y calidad del servicio al cliente. Estos son algunos de los beneficios que puedes lograr con un control de inventarios eficiente:

• Evitas pérdidas económicas causadas por la caducidad de productos, mermas u obsolescencias.
• Garantizas la disponibilidad de productos para atender las necesidades de los clientes, y así la satisfacción y lealtad 🤗.
• Cumples con las normativas y las regulaciones estrictas en cuanto al almacenamiento y control de medicamentos. 
• Optimizas el espacio de almacenamiento, evitando la acumulación de productos innecesarios.
• Reduces costos al minimizar las pérdidas y optimizar los procesos de compra y almacenamiento.
  
• Tomas mejores decisiones gracias a la información que proporciona información precisa y actualizada sobre la compra, rotación y eliminación de productos que recibes de tu control de inventarios.

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¿Cuáles son las mejores prácticas de control de inventarios en la industria farmacéutica?

Ya te hemos mencionado que, debido a la naturaleza de los productos y las regulaciones que rigen a las farmacias, ellas requieren un control de inventario extremadamente preciso y eficiente. 

Estas son algunas de las prácticas que puedes aplicar en tu farmacia para garantizar la eficiencia operativa del control de inventarios: 

Para el cumplimiento normativo:

• Buenas prácticas de manufactura (BPM): asegúrate que los laboratorios que te proveen medicamentos cumplan las normas establecidas en todos los procesos, desde la recepción de materias primas hasta la distribución del producto final.
• Buenas prácticas de almacenamiento (BPA): garantiza que las condiciones de almacenamiento (temperatura, humedad, luz) sean las adecuadas para cada producto de tu farmacia.
• Registro sanitario: mantén actualizada la documentación de todos los productos, incluyendo fechas de vencimiento y lotes.

Sobre los sistemas de gestión de inventario especializado:

• Software de Cuenti: utiliza el software de Cuenti, que tiene funciones diseñadas específicamente para las farmacias que permiten rastrear cada lote de producto a lo largo de la cadena de suministro.
• Integración con otros sistemas: conecta tu sistema de gestión de inventarios con el resto de sistemas de tu negocio, como el CRM y el sistema POS.
• Aplica módulos específicos para gestionar la gestión de caducidades, lotes, devoluciones y trazabilidad.

Para el control de caducidades:

• Implementación de sistema de alertas que notifique con antelación los productos que van a vencer.
• Rotación de stock: aplica el método FIFO para que los productos más antiguos se utilicen primero.
• Destrucción segura: establece procedimientos claros para la destrucción de productos vencidos o dañados.

¿Aún tienes dudas? Quédate pendiente y explora nuestro blog, tenemos más artículos sobre la gestión de farmacias en camino 🙌

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