Documento equivalente y facturación electrónica: ¡no te confundas!

El documento equivalente electrónico y la facturación electrónica son las herramientas digitales que permiten a las empresas registrar y gestionar sus ventas de forma electrónica, ambas están autorizadas por la DIAN y cuentan con la misma validez legal que los documentos tradicionales.

El documento equivalente electrónico es un documento digital utilizado para gestionar las ventas en puntos de venta, pero no es un simple ticket de venta: es un documento que cumple con los requisitos legales establecidos por la DIAN para ser considerado un equivalente a la factura electrónica.

Diferencias clave entre el documento equivalente electrónico y la factura electrónica

Para tomar una decisión informada sobre cuál es el sistema de facturación adecuado para tu negocio, debes comprender las diferencias entre ambos, así aseguras la eficiencia operativa de tu empresa y aprovechas todas las oportunidades de crecimiento.

Te presentamos las diferencias clave entre cada sistema para que te decidas por el que sea mejor para ti y aproveches al máximo los beneficios que pueden proveerte.

Diferencias que debes tener en cuenta

1. Validez legal: El documento equivalente puede ser utilizado como prueba de una transacción comercial ante las autoridades fiscales y judiciales. Sin embargo, no tiene la misma validez legal que una factura electrónica, que está amparada por una firma digital que garantiza su autenticidad.

2. Conversión en instrumento de seguridad: el documento equivalente no puede ser utilizado como garantía para un préstamo o como medio de pago en una transacción comercial. En cambio, la facturación electrónica sí permite la conversión de facturas en instrumentos de seguridad.

3. Participación en sorteos fiscales: las empresas que utilizan el documento equivalente no pueden participar en los sorteos que ofrece la DIAN; lo que sí es posible con la facturación electrónica

4. Alcance: el documento equivalente solo puede ser utilizado en el punto de venta; esto significa que no puede ser utilizado para ventas en línea o exportaciones. Por otro lado, la facturación electrónica tiene un alcance más amplio y puede ser utilizada para facturar todo tipo de transacciones.

6. Aplicación en decisiones no causales: el documento electrónico no puede ser utilizado como prueba en procesos judiciales que no estén relacionados con el pago de impuestos. En cambio, la facturación electrónica sí, lo que puede ser útil en caso de litigios comerciales.

7. Facilidad de uso: Los sistemas de punto de venta (POS) que se utilizan para emitir el DEE suelen ser más fáciles de usar que los sistemas de facturación electrónica. Pero no te preocupes, en Cuenti facilitamos ambos procesos para ti 😉

8. Escalabilidad: Los sistemas de POS pueden ser menos escalables que los sistemas de facturación electrónica, ya que no siempre están diseñados para manejar un gran volumen de transacciones. En cambio, los sistemas de facturación electrónica suelen ser más escalables y pueden manejar un mayor volumen de transacciones.

❗Para saber más sobre el documento equivalente o POS electrónico te recomendamos leer: El ABC del POS electrónico.

¿Qué impacto tiene la elección del documento equivalente y facturación electrónica en el cumplimiento fiscal contable?

Tanto el documento equivalente electrónico como la facturación electrónica son herramientas válidas para el cumplimiento fiscal, pero elegir entre uno u otro tiene un impacto significativo en las obligaciones y responsabilidades tributarias de las empresas.

Impacto del documento equivalente electrónico

Cumple con las obligaciones fiscales básicas como generación de impuestos y presentación de informes, y no requiere autorización previa de la DIAN, lo que facilita su implementación.

Al ser más sencillo de implementar, es ideal para pequeñas empresas o minoristas, que manejan un volumen bajo o medio de transacciones.

También permite mayor flexibilidad en el diseño de las facturas, por lo que tienes mayor libertad para adaptarla a tu marca; sin embargo, aumenta el riesgo de fraude fiscal.

Impacto de la facturación electrónica

Debe cumplir con el formato establecido por la DIAN y contar con autorización previa de la entidad, por lo que implica un proceso más complejo.

Satisface todas las obligaciones fiscales, incluyendo la generación de impuestos, presentación de informes y trazabilidad de facturas, por lo que reduce el riesgo de fraude fiscal.

Es ideal para empresas grandes, ya que ofrece un mayor control, seguridad y eficiencia para un alto volumen de transacciones. Empresas como las del sector financiero pueden estar más familiarizadas con la facturación electrónica.

¿Y el impacto de elegir el sistema incorrecto para mi negocio?

Cada empresa tiene necesidades financieras, tributarias y fiscales distintas, que hacen que deban cumplir con requisitos distintos de acuerdo al tamaño o el tipo de empresa.

Elegir el indicado es asegurar la protección de la salud financiera y legal de tu negocio. Aquí te contamos un poco de estas consecuencias:

1. Sanciones fiscales:

• Multas por el incumplimiento de las obligaciones fiscales específicas a tu negocio o el sistema que elijas. 
• Intereses moratorios en caso de retrasos en el pago de impuestos.
• Evasión fiscal por tener el sistema inadecuado, lo que expone a la empresa a investigaciones y sanciones.
• Cierre del negocio, esto solo en casos extremos, cuando el incumplimiento fiscal sea grave.

2. Pérdidas económicas:

• Costos adicionales no previstos a causa de la implementación del sistema incorrecto.
• Ineficiencia en los procesos de facturación y control fiscal.
• Daño a la reputación de la empresa a causa de las consecuencias legales y financieras.

3. Dificultades en la gestión fiscal:

• Complicaciones administrativas como en la gestión fiscal y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Errores en la contabilidad por la falta de control y trazabilidad.

Pero no te preocupes, puedes evitar errores y todas estas posibles consecuencias consultando con nosotros las soluciones que tiene Cuenti para ti. Te ofrecemos asesoría especializada para que analices las características y beneficios específicos de cada sistema.

Cuenta con Cuenti y creceremos contigo, al ritmo que crezca tu negocio 😉❣️

Casos cotidianos para el uso estos sistemas de facturación

¿Quiénes usan el documento equivalente electrónico?

Tienda de Ropa: Cada vez que realizas una venta, emites un documento equivalente electrónico que cumple con los requisitos legales establecidos por la DIAN; el documento equivalente permite agilizar el proceso de pago, reducir errores y tener un control preciso del inventario.

Restaurante: Registra todas las órdenes y transacciones realizadas en tu establecimiento. Cada vez que un cliente realiza un pedido, se emite un documento equivalente electrónico que incluye los detalles de la orden y el pago.

¿Quiénes usan la facturación electrónica?

Empresa de Servicios: Cuando se completa un proyecto o servicio, genera una factura electrónica, ya que permite enviar las facturas de manera rápida y segura.

Taller Automotor: Cada vez que un cliente lleva su vehículo al taller, se emite una factura electrónica que incluye los detalles de la reparación, las piezas utilizadas y el costo total del servicio.

¿Ya sabes diferenciar entre el documento equivalente electrónico y la factura electrónica? Cuenta con Cuenti para implementar el sistema ideal en tu negocio 📈✨

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