5 consejos para optimizar el uso de tu software contable

¿Por qué debes optimizar el uso de tu software contable? Esta pregunta es cada vez más recurrente entre las empresas que están a la vanguardia con las últimas herramientas de gestión financiera que nos ofrecen los nuevos desarrollos tecnológicos.

Y es que éxito o fracaso en el uso del software contable, dependen no solo de lo buena que pueda ser esta; sino también en sí, se conoce lo suficiente la herramienta y si se están aprovechando al máximo todas sus capacidades.

Por lo anterior, nos parece fundamental darte algunos consejos que te permitan optimizar el uso del software contable que adquiriste.

Te explicaremos cuáles son los detalles a los que debes prestar atención, desde el momento en el que lo configuras, hasta cuando lo pones a realizar tareas más complejas.

¡No olvides que una herramienta bien aprovechada puede ser la garantía de una gestión financiera eficiente para tu empresa!

¿Cómo optimizar el uso de tu software contable?

Para optimizar el uso de tu software contable hay varios aspectos que debes tener en cuenta. A continuación, te contaremos cuáles son algunos de ellos:

Consejo # 1 para optimizar el uso de tu software: Capacitación correcta

Uno de los primeros aspectos que debes tener en cuenta es que tu equipo reciba una capacitación completa sobre el uso de esta herramienta.

Para asegurarte de esto, fíjate que el proveedor del software que contrates tenga incluido, dentro de su servicio, unas jornadas de capacitación para todos los empleados que van a estar en contacto con la herramienta.

Esta capacitación debe estar enfocada e incluir los siguientes aspectos clave:

• Comprensión de la interfaz.
• Registro de transacciones financieras
• Empleo de cuentas de cobro y de pago.
• Manejo del proceso de facturación.
• Seguimiento de los pagos.
• Conciliaciones bancarias.
• Gestión de informes.
• Cierre contable y procesos de auditoría.

Es de vital importancia que en la capacitación haya por partes iguales aspectos tanto teóricos como prácticos, puesto que solo haciendo es que los nuevos aprendizajes lograr instaurarse en la memoria del alumno.

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Consejo # 2 para potenciar tu software: integración con otras herramientas

Así mismo, también debes asegurarte de que tu software contable esté integrado de manera eficiente con otras herramientas y sistemas utilizados en la empresa. Alguna de las herramientas o sistemas con los que debe estar integrada son los siguientes:

• Sistemas bancarios: al realizar la integración con los sistemas bancarios podrás importar, de forma automática, datos de transacciones bancarias y conciliar cuentas de manera mucho más rápida.

• Facturas electrónicas: al integrarse con la facturación electrónica de tu empresa podrás llevar un registro y generar tus facturas de forma automática, logrando agilizar este proceso.

• Ecommerce: el comercio electrónico cada vez toma más fuerza en las empresas colombianas, por esta razón es importante que tu software se pueda conectar con tu tienda virtual.

De esta forma podrás controlar las ventas e ingresos que se genere tu negocio de manera online.

• Herramienta de análisis de datos: finalmente, también podrás integrar tu programa contable con las herramientas que tu empresa tenga para analizar datos.

Así podrás tener insights financieros más detallados y acertados para que puedas tomar decisiones que beneficien el crecimiento de tu negocio. Principio del formulario

Consejo # 3 para optimizar el uso de tu software: personalización

Aprovecha las opciones de personalización que ofrece el software contable para adaptarlo a las necesidades específicas de tu empresa. Configura los campos, informes y preferencias según tus requerimientos particulares.

Consejo # 4 para potenciar tu programa: generación de informes

Por último, también puedes potenciar tu programa contable, utilizando las capacidades de este para generar informes automáticos que te permitan saber cómo se encuentra tu empresa financieramente para que tomes decisiones acertadas.

Algunas de las características que puedes implementar en los informes son las siguientes:

• Informes comparativos: compara los datos de tus periodos contables como trimestres, semestres o años para que puedas analizar los cambios financieros que esté teniendo tu empresa.

• Implementación de gráficos: agrega gráficos que te ayuden a comprender mejor las tendencias y patrones de datos del mercado y de tu negocio.

• Exportación a diversos formatos: exporta tus datos a diversos formatos como: CSV, Excel, PDF o imágenes, así podrás intercambiar información entre las distintas áreas de tu empresa de forma más sencilla.

• Automatización de informes: programa la herramienta para que esta te genere informes de forma automática en los periodos que tú le especifiques, ya sea semana, mensual, trimestral, anual.

Consejo # 5 para potenciar el uso de tu programa contable: soporte técnico

Por último, una de las mejores formas de aprovechar tu software es contratar un proveedor que esté en constante actualización del producto que te vende.

De esta forma, puedes tener nuevas funcionalidades de forma recurrente y tu negocio estará siempre a la vanguardia de los últimos desarrollos tecnológicos.

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