Tributación 101: ¿qué es la factura de contingencia?

Si tienes una empresa, entonces sabes que la facturación electrónica es la regla general para mantener soporte de las ventas y garantizar la trazabilidad de tus transacciones ante la DIAN. 

Sin embargo, hay situaciones excepcionales en las que no es posible emitir la factura electrónica de inmediato, como una caída del sistema o un apagón, situaciones en las que no puedes hacer el registro inmediato en tu software de facturación. 

Para esos casos existe la factura de contingencia, una herramienta regulada por la DIAN que permite continuar con la operación sin perder la validez fiscal de la transacción.

En este artículo te contamos qué es, cómo funciona, cuándo se usa y cómo reportarla a la DIAN, además de algunos errores que debes evitar al momento de usarla para no exponerte a sanciones.

¿Estás listo para aprender más sobre estos procesos de facturación? Continúa leyendo 😉

¿Qué es una factura de contingencia?

Una factura de contingencia equivale a una factura electrónica, solo que esta se utiliza cuando, por razones técnicas o de fuerza mayor, no es posible generar o transmitir la factura electrónica en el momento de la venta.

En otras palabras, es un “plan B” temporal que asegura que tus operaciones no se detengan, siempre y cuando cumplas con los requisitos de la Resolución 000042 de 2020 y demás disposiciones de la DIAN.

❗ Ten en cuenta que su validez no es indefinida: cuando se restablezca el sistema, debes generar la factura electrónica, transmitir la información a la DIAN y validar la transacción dentro de los plazos establecidos.

¿Cuáles son las diferencias entre la factura de contingencia y la factura electrónica?

Aunque ambas cumplen la función de documentar la venta, existen diferencias importantes:

• Soporte tecnológico: la factura electrónica se emite y valida en tiempo real a través de la DIAN; la de contingencia se genera manualmente o con un sistema alterno.
• Momento de validación: en la factura electrónica, la operación queda registrada al instante; en la de contingencia, se debe reportar después.
• Uso excepcional: la factura electrónica es obligatoria en la mayoría de operaciones; la de contingencia solo aplica en eventos específicos en los que es imposible utilizar el software de facturación.
• Formato y numeración: la factura electrónica tiene validación automática en XML; la de contingencia puede emitirse en papel o en otros medios, pero debe tener numeración autorizada por la DIAN.

¿Quieres saber más sobre la factura electrónica? Lee este artículo ➡️ Documento equivalente y facturación electrónica: ¡no te confundas!

¿Qué normas de la DIAN regulan la factura de contingencia? 

La DIAN, a través de la Resolución 000042 de 2020 y actualizaciones posteriores, establece que:

• Los contribuyentes deben contar con mecanismos de contingencia previamente definidos y documentados.
• La numeración de las facturas de contingencia debe estar autorizada por la DIAN.
• Una vez superado el evento de contingencia, las facturas emitidas deben ser transmitidas electrónicamente en un plazo máximo de 48 horas.
• El uso de este mecanismo debe ser excepcional y justificado.

Si incumples con cualquiera de estas normas, la factura puede perder validez como soporte de costos, deducciones o IVA descontable, y la empresa se expone a sanciones.

¿En qué casos que aplican? 

Estos son algunos escenarios comunes donde es válido usar este tipo de factura:

• Caídas del sistema de la DIAN que impidan la validación previa.
  
• Fallas tecnológicas del proveedor de facturación electrónica.
  
• Interrupciones de conectividad en zonas rurales o con baja infraestructura.
  
• Emergencias operativas que imposibiliten el acceso al sistema electrónico.

En todos estos casos debes documentar la contingencia y garantizar la transmisión de la información a la DIAN y a tu sistema contable cuando puedas restablecer la conexión.

Paso a paso para emitir correctamente facturas de contingencia

Para evitar problemas con la DIAN, sigue este proceso:

1. Verifica la autorización de numeración: asegúrate de contar con una resolución vigente que respalde tus facturas de contingencia.
   
2. Genera la factura en papel o medio alterno con los mismos requisitos de la factura electrónica: datos del emisor y receptor, descripción del producto o servicio, valor, IVA (si aplica) y consecutivo.
   
3. Entrega copia al cliente como soporte de la venta.
   
4. Reporta la factura a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a la normalización del servicio.
   
5. Conserva soportes de la contingencia (pantallazos, reportes técnicos o evidencias de caída del sistema).

¿Qué errores debo evitar con este tipo de factura? 

Un mal uso de la factura de contingencia puede tener consecuencias tributarias serias. Para evitar que esto te suceda a ti, recuerda estos errores comunes y asegúrate de no cometerlos:

• Usar la factura de contingencia como práctica habitual.
• No contar con autorización de numeración para contingencia.
• No transmitir la información dentro del plazo de 48 horas.
• Omitir datos obligatorios como NIT, consecutivo o detalle de la operación.
• No conservar evidencia del evento de contingencia.

Estos descuidos pueden derivar en sanciones por parte de la DIAN y la invalidez de las facturas como soporte fiscal.

Si administras una empresa, lo más recomendable es contar con un sistema de facturación confiable como el nuestro: CUENTI te permite gestionar facturas electrónicas, manejar contingencias de forma ordenada y asegurar que tus reportes ante la DIAN siempre estén al día.

Así, no solo cumples con la normativa, sino que proteges la validez fiscal de tus operaciones y la confianza de tus clientes.

Para esto y más, cuenta con Cuenti 😉

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